לפני כשנה פרצה לחיינו הקורונה. בלי שום הכנה מקדמת, פתאום נדרשנו כולנו ללמוד לעבוד מרחוק; גם ארגונים שלא העלו על דעתם שאי פעם יוכלו לעשות זאת.
וכשעובדים מרחוק- צריך שכל אחד יוכל לעבוד מביתו בנפרד, אך צריך גם לדעת לשתף ידע בין העובדים.
הפתרונות הטכנולוגיים מיהרו להגיע. האמת, הם היו כאן אפילו קודם, אבל המגיפה העלתה אותם על נס: TEAMS, ZOOM, CISCO-WEBEX ועוד.
וחשבנו שזהו. עכשיו אנחנו יכולים לשתף ידע מרחוק.
אבל זהו שלא. הכלים האלו מאפשרים לנו לדבר מרחוק ולראות אחד את השני מרחוק.
אך כדי שנשתף ידע, חלקו גלי וחלקו סמוי, חלקו ורבאלי, וחלקו שפת גוף- נדרש הרבה יותר מכך. נדרש להשקיע מאמץ, רצון ומתודות סדורות שתייצרנה מחדש את מה שכל כך הורגלנו לו ביום שלפני.
כמו בנושאים אחרים שאופיים גם הוא "רך", אין מתכון מוכן לשיתופיות שכזו. אך יש אוסף מתודות וטיפים שבהחלט יכול לסייע.
אשתף בשתיים מהמתודות שאני עושה בהם שימוש:
הקדשת 10 דקות ראשונות מפגישות לנושאים שאינם נושאי עבודה. אחד העמיתים שלי קורא לזה Drinking tea together. הרעיון העומד מאחורי טקס זה- החזרת ה small talk ושיחות המסדרון שבונות אמון ומהוות בסיס מרכזי להחלפת ידע סמוי. לדוגמה, עם עמיתה לעבודה בסיביר, אנחנו פותחות בטקס "מה מזג האוויר השבוע". כל אחת מראה את התחזית לשבוע הקרוב במקום שבו היא נמצאת. השבוע למשל- היא דיברה על מינוס 22 מעלות צלזיוס, בעוד אני דיברתי על פלוס 22 מעלות צלזיוס. קבענו שאחרי המגיפה היא תגיע לתל אביב ואני אארח אותה.
כלי אחר שאני עושה בו שימוש בפגישות רבות משתתפים הינה חלוקה לחדרי צוות, כאשר כל תת צוות אחראי לדון בנושא מוגדר. החלוקה תמיד אקראית, על ידי האפליקציה, וכך כל פעם, בקבוצות קטנות. תצורה זו יוצרת מרחב אינטימי שקל בו יותר להחליף דעות וידע סמוי, וגם על ידי אלו שבדרך כלל ממעטים לדבר. החלוקה האקראית מפתיעה ויוצרת חיבורים שאנחנו כאנשים לא היינו חושבים עליהם, ומוסיפה אף היא להצלחה. במפגשים פיזיים אנחנו ממעטים להשתמש בטכניקה זו, בגלל הסרבול ביישומה, ובגלל נטיית האנשים להתחבר לאלו שהם מכירים וקרובים אליהם ממילא. השימוש באפליקציה לצורך זה יעילה ויוצרת שיח ב"קשרים חלשים" (week links) שהם כאמור פוטנציאל משמעותי ליצירת ידע.
שיתוף ידע וירטואלי הינו אתגר, אך גם הזדמנות.
משימה חשובה שאנו אנשי ניהול הידע צריכים לפתח ולהוביל.