ארגונים רבים מתמודדים בימים אלו עם הניסיון לעבור לעבודה מרחוק. הוראות העבודה לשעת חירום חייבו מנהלים רבים לעבור במהירות מניהול הצוות שלהם פנים-אל פנים במקום העבודה הפיזי, לניהול מפגשים אונליין דרך האינטרנט, לעיתים קרובות ללא הכנה מספקת וללא ידע מתאים.
בנוסף, מקומות עבודה חיוניים רבים כגון בתי חולים מוסדות חינוכיים ובנקים מתמודדים עם עבודה מאסיבית ואינטנסיבית לעובדיהם. המשימות בעת שגרת חירום משתנות למשימות אחרות ויש צורך להנחות את העובדים בדרך מדוייקת וברורה כדי שיוכלו לקדם את המשימות. בעת שכזו, מפגשי צוות אינטרנטיים המספקים תחושת ביחד, שיתוף בקשיים ומציאת פתרונות משותפים הם חיוניים עבור תפקוד הצוות. גם תמיכה מוראלית ומתן הכרה במאמץ במסגרת קבוצת העובדים הם חיוניים מתמיד ועשויים לתת לצוות "דלק" ויכולת להמשיך ולהתמודד.
מאמר זה נולד מתוך רצון לתת מענה לאתגרים אלו בתקופת משבר הקורונה עבור מנהלי צוותים או עובדים המשתמשים במערכת פגישות מקוונות, zoom או כל כלי אחר. מטרתו לספק תובנות והנחיות הנוגעות לצד "הרך" שבניהול ישיבת צוות אינטרנטית; כיצד לשמור על תחושת הקשר הבין אישי גם כאשר המסך מחליף את המפגש פנים אל פנים? כצד לייצר תחושת ביחד במפגש מקוון? כיצד לשים לב לרמזים לא מילוליים ולעשות בהם שימוש לצרכי קידום הפגישה?
כיועצת ארגונית וכמנחת קבוצות הופתעתי לטובה לגלות את היכולות הבין אישיות הרבות המתקיימות בהדרכה מרחוק או בקיום ישיבת צוות מרחוק. במאמר זה אשתף במקצת מהידע והתובנות שצברתי בנושא.
היערכות- קביעת setting לפגישה
בימים אלו, אנשים רבים נמצאים בבית עם משפחותיהם. מצב זה מעלה את ההסתברות לקיום הפגישה כאשר עוד אנשים נוכחים בחדר, ושומעים את הנאמר בה. מומלץ להתייחס לנושא זה באופן גלוי בפתיחת המפגש או אף באמצעות מייל מקדים לפגישה. חשוב להסביר כי יש לעשות מאמץ כדי שהפגישה תתנהל באופן מיטבי, ללא רעשי רקע. בנוסף, יש להזכיר כי אנשים רבים יחושו יותר בנוח לשתף בקשיים וצרכים אם ידעו כי דבריהם לא נחשפים מעבר למי שזומן לפגישה. לצורך כך מומלץ להנחות את משתתפי הפגישה:
- לשבת במידת האפשר בחדר שקט בו רק הוא נמצא באותה העת
- לעשות שימוש, ככל הניתן, באוזניות ומיקרופון ולא במערכת השמע המובנית של המחשב. אוזניות ומיקרופון מסייעים לעמעם את רעשי הרקע הנגרמים בבית בעת הפגישה ולפקס את תשומת לב המשתתפים בנאמר
- לעדכן את הקבוצה במידה ומישהו נוסף מצטרף לחדר. זאת על מנת לאפשר לכל משתתף תחושת בטחון ופרטיות לגבי הנושא עליו הוא מדבר.
ממשקי הצפייה: אישי או קבוצתי
בעת כינוס החברים לתחילת ישיבת הצוות, ולפני שמתחילים בדיון עצמו מומלץ לבקש מכלל המשתתפים לוודא כי ממשק הצפייה בו הם משתמשים באותה עת מראה את צילומי המשתתפים כולם ולא רק את הדובר (ב-ZOOM אופציית ה- gallery view ).
שימו לב! צפיית שכזו עובדת באופן מיטבי במחשב ופחות בטלפון סלולרי. על כן מומלץ להנחות את המשתתפים, ככל הניתן, לקחת חלק בפגישה באמצעות המחשב שלהם.
יתרונותיו של ממשק צפייה זה הינם:
- מדמה את הישיבה המשותפת סביב שולחן דיונים ומוכר משגרת העבודה פנים אל פנים
- מחזק את המחוברות לפגישה של אלו שאינם דוברים באותו רגע; הם לא נחבאים- רואים אותם
- מאפשר לחברים לזהות מצבים בהם שניים מנסים לדבר, אולם ברמה הטכנית המערכת משדרת רק את דברים של אחד מהם.
- עבור המנהל האחראי לישיבה, מצב הצפייה הזה מאפשר לזהות גם חברים אשר עדיין לא דיברו, או כאלו שיושבים באופן המקשה לראות אותם. זיהוי כזה מאפשר למנהל לפנות אל החברים, לברר לשלומם ולהזמין אותם לדבר.
מיומנויות בין אישיות במפגש מקוון ובהדרכה מרחוק
ממשק אינטרנטי לקיום פגישת עבודה שונה בכמה אופנים מישיבה בכיתה או בחדר ישיבות. יחד עם זאת שימת לב לכמה נושאים עשוי לסייע ליצירת תחושת ביחד, לכידות קבוצתית המאפשרת את קידום מטרותיה:
- בממשק האינטרנט אינני רואה את כל גופו של המשתתף אלא רק את פניו. אינני יכול אמנם לראות אם הוא נע באי נוחות, מתופף ברגל בעצבנות. יחד עם זאת, המערכת מאפשרת לי לראות באופן ברור הבעות פנים והתנהגויות לא מילוליות אחרות. מומלץ להקדיש זמן לאלו; לבחון הבעות פנים המסמנות הסכמה, אי הסכמה, אי נוחות וכדומה.
- חשוב מאוד להעלות את אלו כשאלה עדינה כלפי המשתתף ולא כקביעה. ניתן לשאול כיצד הוא מרגיש עם הדברים שנאמרו?
- מומלץ למנהל הישיבה לשים לב למשתתפים אשר משתיקים את מערכת השמע שלהם לתקופה ארוכה. אמנם שימת השיחה על mute מאפשרת עמעום רעשי רקע בביתו של המשתתף, אולם כאשר כזו מתרחשת לפרקי זמן ארוכים היא עשויה לרמז על תחושת אי נוחות של המשתתף, או על דרך שלו לבטא תחושה שקולו אינו חשוב לאחרים. במקרים כאלו, מומלץ לפנות באופן ישיר למשתתף, אולם לא כגערה או הנחייה. ניתן למשל לומר שעדיין לא שמענו את דעתו בנושא וחשוב לנו לשמוע גם אותו.
- בממשק ישיבה מקוונת, מתאפשר מצב לא שגרתי: אנו רואים גם את פנינו שלנו ולא רק של אחרים. אנשים מאוד ערים ל-איך הם נראים ואיך הם נתפסים על ידי אחרים בישיבה. ניתן להתייחס לכך, ולעורר דיון על אופן בו אני רואה את עצמי- לא רק מבחוץ. למשל, אילו כוחות אני מזהה בעצמי בישיבה זו? עד כמה דברי משמעותיים ותורמים? עבור אנשים רבים זוהי הזדמנות לדון בנושא שלרוב אינו מדובר באופן גלוי.
לסיכום, אני רוצה לשתף בתחושת האופטימיות שלי לגבי ניהול ישיבות מקוונות, הוראה מרחוק והדרכה אינטרנטית באמצעות מערכות פגישה מקוונות. תחושתי היא כי פגישות שכאלו מסייעות מאוד לצוות, הינן אפקטיביות ובעלות יכולת לאפשר למשק להמשיך ולהתנהל במצב הנוכחי.
אנו בחברת ROM Knowledgeware נשמח לעמוד לרשותכם ללוות ולהנחות בטיפים נוספים לניהול ישיבות ולהנחיה מקוונת. התמיכה ההדדית, הנגשת הידע הקיים ושיתוף הפעולה חיוני כעת יותר מתמיד!