טיוב פריטי ידע – למה, מתי ואיך?
טיוב משמעותו השבחת התוכן, שיפור ההנגשה והתאמה לקהל היעד.
למה?
מידע נוטה להשתנות ולהתיישן אם לא מעדכנים אותו כחלק משגרת העבודה.
מסירת מידע שגוי או חלקי, פערים בידע בין משתמשי קצה שונים וחוסר התאמה בין ה"מטה" ל"שטח", יובילו לפגיעה תדמיתית קשה מאוד וחוסר אמון בארגון, הן של משתמשי המערכת והן של הלקוחות.
קשה מאוד לבוא בטענות למשתמש קצה שימסור מידע מוטעה או יקבל החלטה שגויה, אם המידע עליו התבסס, אינו עדכני. בין אם מדובר בתהליך עבודה שהתעדכן או טופס שהשתנה, צמצום המידע השגוי הכרחי להמשך קיומו של כל ארגון העובד מול קהל לקוחות, פנימי או חיצוני.
מתי?
כיוון שהמחיר שארגון עלול לשלם על עצם קיומו של מידע לא עדכני הוא גבוה, יש לבצע תחזוקה שוטפת – בסיוע:
- מערכת משוב המאפשרת לקבל היזון חוזר מ"השטח"
- איתור ומעקב אחר מקורות ידע שונים המתעדכנים מעת לעת
יחד עם זאת, יש לשלב בתכנית העבודה פעולות יזומות לטיוב עולמות תוכן בהתאם לתעדוף שמוגדר על ידי הארגון. קריטריונים לתעדוף יכולים להיות פעילות עסקית בפוקוס, היקף תכנים שיש להרחיב או פניות חוזרות שניתן להפחית על ידי מענה איכותי במסגרת מערכת ניהול הידע.
איך?
- מיפוי שאלות / פניות חוזרות (איתור נקודות כשל בעולמות ידע שונים)
- בחינת המענה הניתן בפריטי הידע הקיימים והתאמתו, בסיוע הגורמים המקצועיים, לצרכים העסקיים של הארגון
- שילוב פריטי הידע בהדרכות וקבלת פידבק מהשטח
- איתור פריטי ידע ישנים ועריכתם
- הפקת דוחות לחשיפת פריטי ידע בשימוש נמוך ובחינת התאמתם לצרכי קהל היעד
לסיכום, טיוב התוכן וטיפול באיכות המידע באופן שוטף, יגבירו את שביעות הרצון, הן של משתמשי הקצה והן של נותני השירות וישפרו את ביצועי מערך נותני השירות.
הכניסו את טיוב פריטי ידע, כחלק משגרת העבודה בארגון.