התמזל מזלי ללוות פרויקט מרתק ומאתגר כאחד, הכרוך בהטמעה של פלטפורמה דיגיטלית חדשה, בארגון גלובלי.
לטובת הפרויקט נתבקשתי לאפיין תהליך הטמעה, וכך מצאתי את עצמי אל מול רשימות ורישומים שונים ומשונים המפוזרים על השולחן שלי. השעה מאוחרת, אבל הגלגלים במוח מסתובבים במרץ ובהתרגשות! זכיתי בהזדמנות לאפיין תהליך הטמעה עבור פלטפורמה דיגיטלית גלובלית שעתידה להיות מושקת ביותר מ 40 מדינות שונות.
18 חודשים חלפו מאז, הפלטפורמה הושקה והוטמעה בהצלחה ביותר מ30 מדינות באמצעות תהליך זה. זו גם הסיבה שמביאה אותי לשתף אתכם בתובנות שלי על אפיון וניהול תהליך, ולהאיר מספר נקודות הנוגעות ברגישות הכרוכה בניהול השינוי, כי כמו שאנו אוהבים לומר כאן ברום sharing is caring :-)
- חשבו על התהליך מהסוף להתחלה (שימוש בחשיבה תוצאתית) - מה היעד? מה רוצים שיקרה בסוף התהליך? מה נדרש לעשות בשביל להגיע לשם? שאלו את עצמכם שאלה זו עבור כל אחד מהשלבים ותתי השלבים.
- מהם התוצרים שמגדירים סיומו של כל שלב?
- מי השותפים שלכם? מה תחומי האחריות שלהם ושלכם? מה האינטראקציות ביניכם ובאיזה שלב?
- מה תלוי במה? מה יכול או לא יכול להתרחש לפני ששלב אחר הסתיים? מה יכול לקרות במקביל?
- מהם פרקי הזמן הנדרשים עבור כל אחד מהשלבים בתהליך?
בניתם תהליך מפורט לפרטי פרטים? חשבתם על כל השלבים ותתי השלבים? מצוין! זה הזמן לפשט ולצמצם אותו כך שתוכלו לספר עליו בצורה קצרה, תמציתית ופשוטה. סכמה גרפית פשוטה יכולה להיות עזר מצוין שילווה אתכם בהצגתו. לדוגמה, תרשים שמציג את השלבים העיקריים, על ציר הזמן יחד עם בעלי התפקידים הרלוונטיים האחראים לכל שלב.
.png)
- חשבו על קהל היעד שלכם, הלקוחות הפנימיים שלכם בארגון - היכן ניתן להקל עליהם? מה באמת חשוב לכם לקבל מהם? איך ניתן לסייע להם לבצע את המשימות שבתחום אחריותם בתהליך בצורה הכי ידידותית ובמינימום משאבים עבורם?
- בחנו את התהליך עם יחידה / קבוצה אחת כפיילוט. הפיילוט הינו הזדמנות מצוינת לכייל ולדייק את השלבים בתהליך, להבין מה מהשלבים או התת-תהליכים מתנהל יותר/ פחות טוב, וכך לזהות פער (משמעותי) שלא נלקח בחשבון בשלב האפיון . בתמורה להשקעת המשאבים הנוספת הזו, תחושת האמון והביטחון בתהליך (ובכם כמובילי השינוי) תגבר, מה שבתורו יסייע לכם לנווט את התהליך ואת השינוי בהצלחה לחוף מבטחים!
- צריך שניים לטנגו :-) זה לא סוד ששינוי והטמעה של תהליך או פלטפורמה חדשה בארגון מהווה אתגר הן למוביל השינוי והן ללקוח הקצה שמיישם את תהליך השינוי. שתפו את הלקוח בתהליך, בשלבים, במאמץ שיידרש ממנו, ובנראות של התוצר הסופי. קבלו מהלקוח הסכמות קטנות עבור השלבים השונים בתהליך אך השאירו מקום לשיקול דעת וגמישות לשינוי בעת הצורך.
- לנהל את התהליך - חשבו מהו האופן הנכון ביותר לנהל את התהליך בהתאמה לקהל היעד או לקוחות הקצה שלכם. האם שימוש בתכתובות במיילים זה מספיק? שיחות טלפוניות בנקודות מסוימות בדרך? פגישות שבועיות? פרטו עבור כל שלב בתהליך את שגרות הניהול שיביאו אתכם להשלמת כל שלב. שתפו בשגרות אלו את הלקוח שלכם. קבעו חלונות זמן קבועים מראש לסנכרון, לעבודה משותפת, סקירת חומרים ועוד. תיאום הציפיות בכל הקשור למסגרת העוטפת את ניהול התהליך מחזק את תחושת האמון והרתימה לתהליך.
- כלים תומכים - בחרו מספר כלים שיסייעו לכם לנהל את התהליך בצורה יעילה: כלים דיגיטליים, לניהול משימות, לאחסון ושיתוף חומרים, לעבודה משותפת באונליין ויצירת מסמכי תבנית עבור תוצרים נדרשים בשלבים שונים בתהליך במידת הצורך.
- אף אחד לא אוהב מטלות גדולות בתור "שיעורי בית". חלקו את המשימות הנדרשות ושהינן באחריות הלקוח או היחידה המשתתפת בתהליך למשימות קטנות. משימה שניתן להשלימה בזמן קצר במהלך השבוע.
- מילה טובה מאוד חשובה, אז פרגנו! פרגנו ללקוחות שלכם ולמנהלים/עמיתים שלהם על משימה שהושלמה על-ידם היטב, על רעיון שהועלה, על גישה חיובית. הגזר עובד טוב יותר מהמקל...
לסיכום, הצלחה מביאה הצלחה! השלמתם בהצלחה את השינוי ביחידה ארגונית אחת או שתיים? התהליך התנהל לשביעות רצונם של כלל הנוגעים בדבר? (דרך אגב, סקר שביעות רצון יכול לשמש לטובת הערכת הצלחת התהליך) אל תשמרו את המידע בסוד! שתפו את סיפורי ההצלחה. שינוי שהסתיים בהצלחה ביחידה אחת או עם לקוח אחד, יקל על פתיחת הדלת וההירתמות לשינוי עם הלקוח הבא.
מוזמנים לקרוא עוד על מתודולוגיות והיבטים בניהול השינוי באתר רום:
https://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewCategory.aspx?CategoryID=157