לפני כ- 20 שנה, עוד בימים הראשונים של ניהול ידע, דיברו על שני מינוחים קרובים- Customization ו- Personalization.
ה-Customization במשמעו אז, עסק בהתאמה קבוצתית- דהיינו בהתאמת מענה ניהול ידע כולל לתת-קבוצה מסוימת, ואילו ה- Personalization עסק בהתאמה האישית, לכל עובד כפרט.
בשיח על Customization דיברנו על שולחנות עבודה מקצועיים, כאשר כל קבוצת בעלי תפקיד קיבלה חלוניות ותכנים שמתאימים לצרכיה המקצועיים; בשיח על Personalization דיברנו על תמות צבעים, על דרך ארגון המסך, ועוד GOODIES שכל אחד יכל לבחור לעצמו.
מהר מאד ירדנו מה-Personalization; הוא היה יקר ולא באמת נתן ערך מוסף אמיתי. הוא בעיקר סייע למכור טכנולוגיות ניהול ידע שכן הרעיון והיישום נראו מרשימים.
לא לקח זמן רב וגם ה-Customization הצטמצם עד מאד. גילינו שיש לנו יותר מדי צרכים של יותר מדי יחידות מקצועיות, עוד לפני שעושים התאמה אישית לכל קבוצת בעלי תפקידים. גילינו שההתאמה יקרה, ואין מספיק תחומים בהם יש בעלי תפקידים רבים כל כך מכל סוג, ולכן... נותרנו עם מעט שולחנות עבודה שכאלו.
עברו שנים, המינוחים שינו, לפחות חלקית, את משמעותם, ושוב אנו שואלים את עצמנו איך ואיפה נכון לשלב את ההתאמה האישית- ואיך אנחנו יכולים להיות יותר מוכוונים למשתמשים שלנו.
אז איך נראית מוכוונות אישית כיום? יש לה כמה נדבכים:
ראשית, החשיבה מלכתחילה היא על המשתמש, והמשתמש במרכז, לא עוד ארגון פורטלים לפי יחידות מספקות שירות, לא עוד תפריטים לפי נושאים- הכל בראיית המשתמש. אם ניקח לדוגמה נוהל המתאר נסיעת עובדים לחו"ל: נושא הטיסה למשל, במקום שייכתב בפרק אחד, יפוזר בין שלושה פרקים שונים בהתאם לצורך של העובד: מה אני צריך לדעת בעת תכנון ראשוני של נסיעה? הזמנת טיסות, מלונות ורכב. בהמשך, מה אני צריך לבצע בהיערכות בשבוע לפני הנסיעה? תיאומים אחרונים למיניהם, ובין היתר ביצוע CHECK-N (שוב ענין טיסות). ויתכן שגם בפרק של מהלך הנסיעה תהיה התייחסות למקרים ותגובות ומה עושים אם יש שינוי ונדרש לדחות טיסה חזרה.
דוגמה זו ממחישה מוכוונות אישית מסוג ראשון; מוכוונות שאחידה לכל המשתמשים.
מעבר לכך, מוכוונות אישית ברמה שניה, תשלוף ממערכות מידע שונות את אותו סוג מידע - אך לכל משתמש - בהתאם לנתוניו. דוגמה ארגונית היא מידע על זכויות בעקבות אירועי חיים; דוגמה מקצועית היא משימות פתוחות במערכת תפעולית- כל עובד ומשימותיו.
רמה שניה זו של מוכונות אישית מפעילה את אותו אלגוריתם לכולם ומציעה מוכוונות אישית הנובעת מהשליפה המותאמת.
רמה שלישית של מוכוונות כבר כוללת ניהול בסיס נתונים קטן אישי לכל עובד כחלק ממערכת ניהול הידע. בבסיס נתונים זה ניתן לנהל את הפריטים המועדפים, או חלוניות שהעובד ביקש לכלול ביישום ניהול ידע ועוד, וכך לאפשר גמישות גדולה יותר של פתרונות, תוך שמירת מסגרת כוללת דומה.
הטכנולוגיות כיום מאפשרות יותר פתרונות, וביתר קלות ממה שהורגלנו לפני 20 שנים. מעבר לכך, הקישור הוא לצרכים יותר משמעותיים, ולכן מדובר במאמץ שהוא גם אפשרי וגם כדאי.
ולגבי התאמה קבוצתית: היום אנחנו כבר מדברים על מונח חדש שמאפשר לנו להציע פתרונות שכאלו- פרסונות. מה אלו ואיך משתמשים בהם? על כך- במאמר אחר :-)