תקשורת פנים ארגונית- למה זה חשוב?
לתקשורת פנים ארגונית שני תפקידים מרכזיים:
- העברת מידע בתוך הארגון בכל האפיקים
- הטמעת תהליכים בארגון.
מעבר להגדרת התקשורת הפנים ארגונית ככלי תומך אסטרטגיה, היא גם משמשת כלי ניהולי קריטי ומהווה
כלי המייצר וודאות, ביטחון ואמון בארגון ובמנהליו ומסייעת בידי הארגון בהובלת שינויים ובהתמודדות עם משברים.
התקשורת תומכת בתרבות הארגונית ובערכי הארגון, ובד בבד גם משקפת אותם.
Newsletter ככלי תומך בתקשורת פנים ארגונית
Newsletter מאפשר ליחידות השונות בארגון להעביר מידע ומסרים לעובדים, החשובים לביצוע עבודתם, הטבות, חדשות וכל מסר אחר אותו הארגון מעוניין להעביר לכלל עובדיו.
התוכן שמועבר לכלל עובדי החברה באמצעות כלי זה מטפח הזדהות עם הארגון ומסייע במיקוד העובדים ביעדים העסקיים.
Newsletter אפקטיבי
ניוזלטר אפקטיבי מוגדר ככזה שאחוזי הפתיחה על ידי עובדי החברה גבוהים.
על מנת שהניוזלטר לא "ייבלע" בין כמות המיילים שהעובד מקבל מידי יום, יש להקדיש חשיבות לתפיסת תשומת ליבו וסקרנותו של העובד במהירות ובקלות.
יצירת ניוזלטר אטרקטיבי מבחינת נראות ותוכן, הם שיגרמו לעובד לבחור תחילה לפתוח ולקרוא את הניוזלטר ששלחנו לו, ולאחר מכן, לבצע את הפעולה הנדרשת (הקלקה על קישור, צפייה בסרטון, מעבר לכתבה וכו').
אז איך נעשה את זה בפועל?
הנה מספר טיפים לתפוס את תשומת לב הקורא ולגרום לו לפתוח, לקרוא ולהקליק:
- התאמת התוכן לקהל היעד- ניוזלטר מופץ לכלל עובדי החברה החל ממנהלים בכירים ועד לעובדים בדרגים נמוכים יותר. מחקרים מראים שעובדי החברה יתעניינו בנושאי רווחה לרוב ואילו המנהלים יעדיפו תכנים הקשורים בתעשייה וביעילות העבודה בארגון. כדי ליצור ניוזלטר אפקטיבי שייקרא על ידי מירב מועסקים צריך לכתוב אותו בחוכמה ולשקול את האפשרות לשלב בין שני סוגי החומר.
- הכל מתחיל בכותרת- הכותרת מהווה את המפתח להעלאת אחוזי פתיחת הניוזלטר ואין להפחית בחשיבותה. הכותרת צריכה לסקרן, לעשות טיזינג ולגרום לקורא להבין שכדאי לו להמשיך לקרוא.
- אורך התוכן/ המסרים- מכיוון שרוב הניוזלטרים יוצאים בפורמט דיגיטלי, כדאי לבנות אותם ברוח הזמן. אנשים התרגלו למסרים שנכתבים ב-140 תווים ולקטעי וידיאו של שניות ספורות. הניוזלטר צריך להיות בנוי כך שהוא מעביר את המידע באופן תמציתי ומאפשר לקורא להמשיך הלאה ולהעמיק במה שמעניין אותו.
- עיצוב וקופי- הניוזלטר צריך להיות מושך מבינה ויזואלית. חשוב לזכור שהניוזלטר מתחרה על הזמן עם מספר גדול של מיילים שהעובד מקבל במהלך היום. לכן הוא צריך חזית שמציגה את הנושאים בצורה קליטה ומסקרנת, ואת זה משיגים באמצעות קופי מוצלח וויזואליה טובה.
- תדירות אידיאלית- שליחה מוגזמת של כמות ניוזלטרים גורמת לאחוזי הפתיחה לרדת. התדירות הנהוגה בארגונים לשליחת ניוזלטרים היא אחת לחודש.
- הזמן הטוב ביותר ביום- מחקרי שוק רבים נעשו על נושא זה, מהו היום ומהי השעה הטובה ביותר לשליחת ניוזלטר. התאימו את שעת השליחה לשעות בהן בוודאות מרבית העובדים נמצאים מול המחשב אולם עדיין מספיק פנויים לקריאת הניוזלטר (השעות הנהוגות בשעות הבוקר הן בין 09:00-10:00 והשעות הנהוגות בצהריים הן בין 14:00-15:00).
לסיכום, Newsletter יש ערך רב בקידום תקשורת פנים ארגונית בקרב כלל עובדי החברה, החל במנהלים הבכירים ביותר ועד לעובד הזוטר ביותר בארגון.
שימוש נכון בכלל הטיפים המפורטים מעלה יעלה את הסיכוי לניוזלטר אפקטיבי ובאמצעות כך לחיבור של כל עובד לארגון אליו הוא שייך.
מקורות מידע:
• HR US- https://www.hrus.co.il/%D7%A0%D7%99%D7%95%D7%96%D7%9C%D7%98%D7%A8-%D7%90%D7%A4%D7%A7%D7%98%D7%99%D7%91%D7%99-%D7%AA%D7%A7%D7%A8%D7%90%D7%95-%D7%90%D7%AA-%D7%96%D7%94/
• Insideoutil- http://www.insideoutil.com/%D7%9E%D7%99%D7%AA%D7%95%D7%92-%D7%A4%D7%A0%D7%99%D7%9D-%D7%90%D7%A8%D7%92%D7%95%D7%A0%D7%99/%D7%9B%D7%9C%D7%99%D7%9D-%D7%9C%D7%AA%D7%A7%D7%A9%D7%95%D7%A8%D7%AA-%D7%A4%D7%A0%D7%99%D7%9D-%D7%90%D7%A8%D7%92%D7%95%D7%A0%D7%99%D7%AA/
• MESER10- https://www.meser10.co.il/11-%D7%93%D7%A8%D7%9B%D7%99%D7%9D-%D7%9C%D7%94%D7%A2%D7%9C%D7%95%D7%AA-%D7%90%D7%AA-%D7%90%D7%97%D7%95%D7%96%D7%99-%D7%94%D7%A4%D7%AA%D7%99%D7%97%D7%94-%D7%A9%D7%9C-%D7%94%D7%A0%D7%99%D7%95%D7%96/