אחד האתגרים המרכזיים בניהול ידע בארגונים נובע מהעובדה הפשוטה שהתחום שלנו נוגע במגוון רחב של תהליכים ארגוניים וממשקיים וכי העבודה לעולם לא מסתיימת...
למה?
- יש המון צרכי ניהול ידע בארגון.
- ניהול הידע הארגוני לא תלוי רק בנו, קיימים גורמים רבים בארגון ה"מחזיקים" בידע הארגוני; ריבוי פעילויות, מגדיל את סיכויינו להתקדמות למרות תלותנו באחרים.
אז איך מנהלים את קצב ההתקדמות שלנו בארגון ?
כאן נכנסת לפעולה "שיטת הרמזור " כפי שאני מכנה אותה...
"שיטת הרמזור" מאפשרת לנו לסקור ולתעדף בצורה ויזואלית את הנושאים בהם אנו נדרשים לטפל, על ידי "צביעת" פריטים ברשימת הנושאים באדום, צהוב וירוק. המטרה שלנו מורכבת משתי מטרות משנה קשורות:
- לאתר צווארי בקבוק וסיכונים בפרויקטים/משימות של ניהול ידע.
- לייצר לנו תמונת מצב ויזואלית ופשוטה לעבודה, המראה לנו את קצב ההתקדמות.
שלבים לביצוע:
1. בתחילת כל חודש רשמו לכם את הפרויקטים/משימות ניהול הידע הארגוניות הרלוונטיים לחודש הנוכחי.
2. "רמזרו" את הפרמטרים בהתאם לציונים:
- תנו ציון מ 1-5 לכל פרמטר
- ציון 1-2 = צבע אדום | ציון 3 = צבע צהוב | ציון 4-5 = צבע ירוק
3. "רמזרתם" ? עכשיו נבין מהי תמונת המצב:
- משימות שנצבעו בירוק, הן משימות שמתנהלות בקצב טוב ולכן יש רק להשגיח שהן ממשיכות להתנהל כשורה.
- משימות שנצבעו בצהוב דורשות תשומת לב, מיקוד והבחנה מהן הנקודות הדורשות התייחסות לטובת הפיכתן לירוק.
נסו לשאול את עצמכם ואת השותפים שלכם מה יכול להוביל אותם להפיכת המשימות לירוק. שינוי קטן יכול להוביל למסלול הירוק בקלות.
- משימות שנצבעו בצבע אדום מהוות למעשה צווארי בקבוק ויש לייצר עבורן תוכנית עבודה: נסו למקד את צווארי הבקבוק, למנות את הסיכונים הקיימים בפרויקט, לבחון מהם הגורמים שניתן להפעיל לטובת קידום הפרויקט. בצעו במהלך החודש ניהול צמוד של הפרויקט וקצב ההתקדמות שלו, לטובת הפיכתו בחודש הבא לצהוב.
לסיכום:
ניהול ידע הינו למעשה תחום שיש לו התחלה ברורה אבל הוא גדל ומתעצם באופן תמידי, ועל כן אין לו סוף. זהו בדיוק האתגר שלנו כמנהלי ידע בארגונים.
בצעו עצירה אחת לחודש ו"רמזרו" לכם את כלל המשימות. שימוש בכלי ויזואלי ופשוט, הקיים גם בתחום ניהול הסיכונים או ב"דשבורדים" הקיימים ב-BI יכולים לעזור גם לניהול ידע, בצורה פשוטה ויעילה.
אז פשוט "רמזרו"
.bmp)