הפקת לקחים היא פעילות ידועה ומוכרת בארגונים, וגם אנחנו, כאנשי ניהול ידע, ממליצים עליה כדרך ללמידה ארגונית, ומסייעים לארגון לגבש את שיטת הפקת הלקחים המתאימה לו ביותר.
לרוב, תהליך הפקת הלקחים מסתיים בכתיבת מסמך סיכום נאה ומפורט, הפצתו, ואחסונו במקום כלשהו במרחב הווירטואלי.
אך הפקת הלקחים כשלעצמה אינה המטרה.
השאלה הגדולה באמת היא אילו תוצרים ניתן לגזור ממנה, כך שהידע הקיים בה יסייע בידי העובדים ללמוד ולהשתפר.
ראשית, הלקחים עצמם.
לקח הוא המלצה, המבוססת על ניסיון חיובי או שלילי, שממנה גם אחרים יכולים ללמוד כדי לשפר ביצועים בעבודה השוטפת או במשימה מוגדרת.
מה הופך לקח לטוב? ראשית, עליו להיות נכון וישים. ניסוח והנגשה יהפכו אותו לברור וקל לשימוש.
- דרך הניסוח של הלקח תהיה קצרה, ממוקדת וברורה, וייכללו בה המרכיבים הבאים: הקשר (מתי מבצעים?), מהות (מה מומלץ לעשות או ממה להימנע?), רציונאל (מדוע לעשות?).
- ניתן יהיה להגיע אל הלקח בצורה אינטואיטיבית ובהקשר המתאים. מומלץ "להציף" אותו לעובדים ולא לחכות שיגיעו אליו באופן יזום.
- יישום הלקח יחייב את העובדים לעבוד בצורה נכונה.
לקח לדוגמה:
כאשר צוות עובדי קבלן נדרש לבצע הרבה משימות קריטיות בזמן קצר, מומלץ לבצע רכש של העבודה בתמחירFIX ולא בתמחיר COST.
על פי ניסיון העבר, בתמחיר שכזה, העבודה מבוצעת בפחות זמן ומוקצה לה כוח אדם מקצועי יותר.
שנית: משימות.
משימה היא מטלה חד פעמית, מוגדרת וברורה, שממנים לה אחראי ומגדירים לה טווח זמן קצר לביצוע.
משימות שייגזרו מהפקת לקחים הן, לרוב, משימות הרלוונטיות לאירוע שהתרחש, שיצריכו טיפול בליקויים.
משימות אלה- לא די שיישארו על הנייר, ויש לעקוב אחר ביצוען.
משימות לדוגמה: החלפה או רכישת ציוד, ביצוע הדרכה, קיום דיון בנושא X ועוד.
התוצר השלישי- שינוי.
כאן לא מדובר בהמלצה נקודתית, כי אם בתוכנית ארוכת טווח לשינוי בהתנהגות אישית או ארגונית.
מומלץ שלא יוצע יותר משינוי אחד בהפקת הלקחים. זאת, כיון שארגון מתקשה להכיל הרבה שינויים בו זמנית, וצריך להשקיע בעיקר בפעילות העסקית המרכזית; ביצוע השינוי הוא כלי מסייע וצריך להישאר כזה.
שינוי לדוגמה, הטמעת תרבות ארגונית לשמירה על עקרונות אבטחת מידע: כיסוי מחשב וגריסת נייר בסוף יום העבודה.
אלו, אם כן, 3 הדרכים להפוך הפקת לקחים ממסמך כתוב לפעילות מעשית.
לאחר הפקת לקחים, כדאי לברור את ההמלצות הנכונות, הישימות והכדאיות ביותר לארגון, ולפעול לכך שיטופלו כראוי. כל זאת, כדי לסייע לארגון במאמציו לחתור לשיפור מתמיד ולמצוינות.