איך למצוא את המוטיבציה הפנימית כדי להבטיח ביצוע פעולות מעיקות הקשורות לניהול הידע ובכלל?
בכל תפקיד, משימה, פרוייקט, תהליך שאנחנו מקדמים בארגון, קיים נושא אחד או שניים (ואולי יותר) שלא תמיד אנחנו ששים לבצע. קחו לדוגמה את נושא הנהלים. אנחנו ברום מדריכים את הלקוחות שלנו כיצד לבנות נהלים כך שיכתבו בפשטות ובאופן תמציתי. בין היתר אנחנו שמים דגש על אופן תכנון הנוהל, השימוש בשפה פשוטה בראי המשתמש, האלמנטים שנכון לשלב כדי שיקלו על השימוש הראשון והשימושים החוזרים. אך נהלים, כמו עוד נושאים שכל אחד מכם יכול למנות במסגרת תפקידו, הם... איך לומר זאת בעדינות... לא הנושא החם והמבוקש שעובדים אוהבים לרוב לגבש/ לעסוק בו.
נהלים נכשלים בארגונים ממגוון סיבות: הם לא מעודכנים הרבה פעמים, הם ארוכים מדי, קשה להתמצא בהם, המעבר בין מקטעי הידע לא תמיד ברור ומובנה, לרוב הם לא נכתבים בראייה יישומית, הם כלליים מדי ועוד... אך הסיבה העיקרית לכך שנהלים, כמו סוגיות נוספות שלא מקבלות תשומת לב וטיפול נכון, נופלים בגלל הטמעה לא מספקת שנובעת מחוסר מוטיבציה/ חוסר זמן/ תכנון לקוי (מחקו את המיותר) לבצע את החשוב.
אז איך נוכל להתגבר על מכשולי המוטיבציה ולקדם בארגון שלנו נושאים שנחשבים חשובים אך "מעיקים"?
פרופ' דן אריאלי בספר שלו "לא רציונאלי אבל לא נורא", מדבר על הנטייה לדחיינות מתוך תיאור המקרה האישי שלו בו הוא נכווה מפיצוץ של מגנזיום. להבה גדולה של מגנזיום התפוצצה לידו ויותר מ 70% מגופו נפגע מכוויות מדרגה שלישית. נוסף על הכוויות, הוא חלה בצהבת מעירוי דם מזוהם, מחלה שגם לאחר ששכחה מעט, המשיכה לתקוף אותו אחת לתקופה. כחלק מהטיפול, הוא נאלץ להזריק לעצמו חומר 3 פעמים בשבוע בידיעה שהחומר יגרום לו להרגיש רע מאוד. בכל יום שבו היה אמור להזריק לעצמו את החומר, הוא נאלץ להתמודד עם חוסר הרצון העמוק לעשות כך, למרות שהבין כמובן את חשיבות הטיפול. אז הוא נאבק במוטיבציה:
- הוא הזכיר לעצמו את ההבחנה בין מה שמכונה ע"י פסיכולוגים "אפקט שלילי מיידי" למען "אפקט ארוך טווח", אותה הגדיר כבעיה המרכזית שכולנו חווים כאשר אנחנו לא מצליחים לבצע מטלות קצרות טווח שעשויות להועיל לנו מאוד בהמשך. הוא חזר על המנטרה שאמנם ההזרקות בטווח הקצר הן מטלה בלתי נסבלת, אך הן חיוניות מאוד להצלחת הטיפול שלו לאורך זמן.
- הוא מצא את המוטיבציה שתסייע לו להתגבר על התחושות הקשות שלאחר ההזרקה – סרטים. כשהרופאים הזהירו אותו מכל התופעות לוואי שעשויות להופיע לאחר כל טיפול, הוא החליט להעלות לעצמו את המוטיבציה ולהנעים את שעות הסבל באמצעות צפייה ממושכת בסרטים. הצפייה הסיטה את המיקוד מהסבל והכאב.
אם נחזור לנהלים, הדוגמה אותה בחרתי, אוכל לומר שבטווח הקצר זו משימה שנראית מייגעת, אולי משעממת שאין לנו שום מוטיבציה לבצע. אך בטווח הארוך, האפקט שלהם יקבל ביטוי בצורת תהליכי עבודה טובים יותר, ברורים יותר, מסונכרנים יותר.
ומה הסרט שלי? אני אוהבת לקרוא ולספר סיפורים. כל נוהל הופך לסיפור ועבורו אני משרטטת מפת התמצאות, לפעמים אפילו בצורה גרפית, כזו שתהיה נעימה בעין ותקל עליי ועל המשתמשים להבין.
ומה איתכם?
> תזכירו לעצמכם את החשיבות של המשימה שאתם צריכים לבצע ותסבירו לעצמכם כיצד ביצוע המשימה יסייע לכם וישרת אתכם בטווח הארוך.
> תמצאו את הסרטים שלכם. לכל משימה שקשה לכם לבצע, תגדירו מראש את אותם גורמים שיכולים לסייע לכם לצלוח את המשימה בתחושה חיובית יותר.
בהצלחה!