רבות נכתב וגם נאמר בעניין חשיבותן של מערכות ארגוניות לאחזור וחיפוש .
ככל שחולף הזמן הדברים רלוונטיים יותר ויותר. כמות המסמכים הדיגיטאליים המיילים וכל תוצר דיגיטאלי אחר לא פוחתת, ההיפך הוא הנכון, והקצב רק הולך ועולה.
המחקרים בתחום זה נוקבים במספרים של כתשע שעות בשבוע במצטבר (יותר מיום עבודה בשבוע ) המוקדשות לחיפוש מסמכים או קבצים שאינם במקומם "הטבעי".
חשוב באותה מידה, הוא עניין היכולת לבצע חיפוש אחוד, כזה שלא מוגבל רק לחלק מהתוצרים.
מערכת ניהול מסמכים יודעת לחפש בתוך המסמכים המאוחסנים בה, אך לא במיילים.
מערכת ניהול מסמכים מגבילה את יכולת החיפוש לשדות מוגדרים מראש.
OUTLOOK יודע לחפש במיילים אבל לא במקומות אחרים.
ספריות מזדמנות בתחנת העבודה או ברשת אשר מכילות טיוטות של מסמכים בשלבי כתיבה שונים לרוב נופלות בין הכיסאות,
ומערכות אשר מסוגלות לחפש בתוך הצרופות (ATTACHMENTS ) אינן כמעט בנמצא.
כאשר אנחנו מדברים על חיפוש, האסוציאציה המידית היא חלון חיפוש בדמות GOOGLE, עם ממשק שימוש פשוט עד פשטני.
החיפוש עצמו נעזר במה שאפשר לכנות "חוכמת ההמונים" מכיוון שמיד עם תחילת ההקלדה מתקבלות הצעות השלמה שהן בעצם נגזרת של החיפושים הפופולריים, מה שלרוב באמת עוזר כאשר פונים לגוגל.
כאשר אנחנו ניגשים לדבר על חיפוש ארגוני / פרטי, הרי שהתמונה מתהפכת, השיקולים הם אחרים, עכשיו מדובר על חומרים פרטיים שלנו עם ביטויים ומונחים מקצועיים או כאלה שרק אנחנו נוהגים להשתמש בהם. ואנחנו בוודאי לא מעוניינים לקבל ארבע מאות אלף תוצאות פוטנציאליות. ואחרי כל אלה, חיפוש אחוד אשר מקיף את הכול – הופך להיות ראשון במעלה.
חוכמת ההמונים מפסיקה להיות רלוונטית, הסבירות שנחזור על אותו מונח חיפוש פעמים רבות היא נמוכה עד לא קיימת, הממשק הפשוט הופך למכשול, מכיוון שאין לנו עניין לבזבז זמן נוסף על אלפי תוצאות חיפוש אשר עונות במידה חלקית על מונחי החיפוש.
בנקודה הזאת בדיוק הממשק עצמו הופך להיות גורם משמעותי עד קריטי ליעילות המערכת, יכולות מיון וסינון בלחיצה אחת, אשר מובנות בממשק ומאפשרות הקטנה של מספר התשובות הרלוונטיות הופכות את המערכת ליעילה ולכן שימושית .
לקראת סוף העשור הראשון של המאה, שיחררה גוגל מוצר בשם GOOGLE DESKTOP SEARCH .
המוצר התיימר לבצע בדיוק את נשוא המאמר, חיפוש אישי / ארגוני.
לאחר מספר שנים מועט החליטה גוגל להרוג את המוצר – בהחלט ייתכן שהתכונות אותן מניתי לעיל כחסרונות של המימשק של גוגל, הן בדיוק אלה שגרמו למוצר להיכשל.
פתרונות תוכנה המסוגלים לתת תשובה טובה הם מועטים ומהם ניתן לצפות ליכולות הבאות
• חיפוש אחוד (מסמכים – מיילים – צרופות ) ללא הגבלת מיקומים.
• יכולת מיון וסינון זמינה (פילטרים מובנים) חזקה מאוד.
• פשטות הפעלה.
נכתב ע"י משה ורסנו מנכ"ל סקאן דוק בע"מ
מפיצת מנוע חיפוש ארגוני LOOKEEN