כיצד נוכל לתעל את תהליך ניהול הידע להשגת יעדי הארגון? כיצד נבטיח שלא נסטה מהמסלול המתוכנן וננהל ידע לשם שיתוף ידע כמטרה בפני עצמה, ללא קשר ליעדים המקוריים? כל כך קל להתבדר בתהליך, ולמרות הכרזתנו שאנו מנהלים ידע למען הארגון ומטרותיו, אנו מוצאים את עצמנו לאחר חודשים מנהלים ידע שלא מאד חשוב, לא מאד רלוונטי ובהחלט לא ברורה כדאיות ההשקעה.
כדי להבטיח תיעול הידע למטרות הנכונות, מומלץ להקדים ולשאול את השאלות הנכונות:
· מדוע אנו מעוניינים לנהל ידע?
· אילו יעדים ארגוניים בכוונתנו לקדם ע"י ניהול ידע.
· כיצד תהליך ניהול הידע יסייע בהשגת יעדים אלו.
המענים לשאלות אלו צריכים ללוות ולהנחות אותנו לכל אורך תהליך ניהול הידע- משלב גיבוש האסטרטגיה ועד לשלב המדידה והבקרה;
גיבוש האסטרטגיה- עלינו להקפיד על איזון בין ניהול ידע כאמצעי להשגת יעדים ארגוניים קיימים ובין מינוף הידע לטובת צמיחה עתידית.
זהירות מוקש!: חשוב להקפיד שלא להשתמש בניהול ידע כאמצעי לשיתוף ידע- שיתוף ידע יסייע לתהליך אך אינו מהווה מטרה בפני עצמה.
בנית תכנית העבודה- ראשית יש לאתר את תחומי הליבה בארגון, בשלב שני יש לבצע תעדוף של כלל התחומים לאור מידת חשיבותם להשגת היעדים הארגוניים.
זהירות מוקש!: חשוב שלא לבחור בפעילויות רק מכיוון שיש שותפים המבקשים לקדם את הנושא.
בחירת הנושאים הפרטניים- כאשר בוחרים נושאים פרטניים לפעילות חשוב שהבחירה תיעשה בהתאם לצורך ולפערי ידע קיימים. חשוב לבחון עלות / תועלת של קידום הנושאים הפרטניים אל מול היעדים העסקיים.
זהירות מוקש!: התמקדות בנושאים בהתאם לצורך ולא בהתאם לסל הפתרונות הקיימים.
אפיון צרכים- ביצוע האפיון יתבצע על סמך תהליכי עבודה בהם ישולב ניהול הידע. בתהליך יזוהו ILP Information Leverage point ).)
זהירות מוקש!: חשוב באפיון הצרכים שלא להסתמך על דעת המנהלים בלבד, אלא על צרכי הידע של משתמשי הקצה.
הקמת גרעין התוכן – גרעין התוכן ייבנה בהתאם לנושאים הפרטניים שאופיינו תוך שימוש בטכנולוגיות ניהול הידע המתאימות לכל אחד מן הנושאים.
זהירות מוקש!: חשוב שהקמת גרעין התוכן תהא תואמת את נקודת מבטו של ספק הידע ולא של צרכן הידע.
תהליכי מדידה ובקרה- חשוב ! חשוב ! חשוב ! בשלב סופי זה נוכל לבדוק את עצמנו; האם אכן התמדנו לצעוד בשביל שהגדרנו ולא לסטות ממנו? האם תהליך ניהול הידע אכן תרם לארגון בקידום יעדיו?.
לשם ביצוע הבקרה נוכל לשלב בין מדדי שימוש (מידת השימוש בפתרונות ניהול הידע ובידע החדש הנאגר בהם) ומדדי תפוקה (למשל כמה פעמים סייענו בשחזור הצלחות, כמה טעויות חוזרות הצלחנו למנוע) מדדים איכותיים עשויים לסייע לנו בתהליך זה.
נסכם את שאמרנו במספר כללי אצבע:
· אין להגדיר מטרות מובחנות לתהליך ניהול הידע, מטרותיו לעולם יהיו סיוע בקידום היעדים הארגוניים.
· אין לטעות ולפעול מתוך "המצוי" אלא מתוך "הרצוי" כלומר לא לבחור בנושא כי זיהינו שותפים המבקשים לקדם אותו, לא לפעול מתוך פתרונות ניהול ידע קיימים , אלא לעולם מתוך ובהתאם לצורך.
· תמיד לנגד עינינו תעמוד השאלה כיצד תהליך ניהול הידע יסייע להשגת יעדי הארגון והיא תהיה שזורה בכל אחד משלבי התהליך.