תקן ISO 9001:2015 הוא מהפכה. מנהלי איכות שהתרגלו שנים רבות למבנה תקן מסוים, ולתכנים מסוימים, שהתפתחו קמעה-קמעה דרך השנים, לתקן זה מבנה חדש, המעמיד אותו בשורה אחת עם תקני ניהול נוספים להם מבנה זהה, ובדרך זו, קל יותר הם לארגונים והן לבודקים המבקשים להתייחס ליותר מתקן ניהולי אחד. ישנן גם מספר דרישות שירדו, בעיקר בהקשר לדרישות תהליכיות; התקן מתמקד בעיקר בתוצרים ובמרכיבים המבטיחים כי יהיו תוצרים טובים. ועם כל זאת.. ישנו סעיף אחד החדש במהותו- סעיף 7.1.6- סעיף ניהול ידע.
למה? בעידן בה התקן מנסה להיות חלק מתבנית קבועה, ולהפחית דרישות, למה דווקא עכשיו מצאו כותבי התקן חשיבות בהוספת סעיף חדש זה? מה חשיבותו של הידע וניהולו כחלק מניהול האיכות של ארגונים?
ידע הוא אחד המרכיבים בהצלחתו של כל ארגון. ככל שהשנים עוברות ומחשבים ממכנים את כל תהליכי העבודה הרוטיניים, כך גוברת חשיבות הידע והשימוש בו בקרב בעלי התפקידים השונים. באולם הייצור הידע החשוב קשור אולי ביכולת פתרון בעיות, ובתכנון מעגלים חשמליים- הוא נסמך על הבנת תהליכים, הכרת תקנים וניסיון ו Best Practices שונים; וניתן להמשיך לבעלי תפקידים שונים, בארגונים מוטי פרוייקטים, מוטי שירותים, מוטי ייצור, תפעול ותחזוקה, ובוודאי בסטרט-אפים- אצל כולם הידע הוא קריטי להצלחה. גם בהיבט התוצר- אנו מוצאים את עצמנו, בהרבה מהמקרים, בצד המוצרים המוחשיים המסורתיים, מוכרים גם חבילות ידע, אם כאלו המסייעות לשימוש בו, ואם כאלו המאפשרות עצמאות ללקוח להמשך תחזוקה או פיתוח. ידע משולב בכל מקום אשר נלך.
ניהול ידע ארגוני כולל התייחסות לארבעה תחומי דעת מרכזיים: לשיתוף של ידע בין בעלי תפקידים שונים, משיקים ומשלימים; לשימור ידע מהעבר לעתיד (במיוחד של מומחים בעלי ידע ייחודי); לפיתוח של ידע חדש, ככלי להתייעלות, כלי לשיפור ביצועים וכלי ליתרון מוסף על פני המתחרים; ולהנגשה של כל הידע הזה- בין בארגון, ובין ללקוחות, לשותפים ו/או לספקים של הארגון.
למי שמנסה לדמיין במה מדובר בפועל- הרי שבחזית נראה תוכנה: בין אם רשת חברתית, פורטל, אפליקציה, מערכת ניהול מסמכים, או כל כלי מחשובי אחר עליו נוסע הידע ודרכו ניתן לשמרו, לשתפו ולהנגישו לטווח הקרוב והרחוק. אך מעבר לאלו, כדי שאכן הטכנולוגיה תוכל להציג ידע מדויק, מועיל וקל לשימוש, נדרש לפעול ולתת את הדעת גם על ההיבטים התהליכיים (של שמירת המידע ועדכונו- ואפילו עוד יותר חשוב: תהליכים לשימוש בידע); על ההיבטים התוכניים (כך שיהיה קל למצוא את התוכן הנכון, וקל לא פחות להתמצא בו ולהבין מה לעשות); והיבטים תרבותיים שיעודדו את התיעוד, את השיתוף ואת העדכון הלכה למעשה.
בכל אלו ניהול ידע עוסק.
איך מתחילים לנהל ידע? איך נערכים למבדק?
יש דרך; יש שיטה סדורה להתקדם. אך על כך...בפוסט אחר.