העובדים בתחום ניהול מידע וידע עוסקים בדרך כלל בשיתוף מידע בין עמיתים, הנגשת תכנים ארגוניים, שימור ידע מקצועי, הקמה של מאגרים עסקיים ועוד. אך ישנו פן נוסף לתחום – ניהול מידע אישי – ובו כל אחד מאתנו הוא למעשה מנהל מידע. יתרה מכך - כולנו מנהלים מספר ערוצים: המחשב הביתי, המחשב של העבודה, המחשב ה"כיסי" - כלומר הטלפון החכם, וחלקנו - גם מחשב לוח (טאבלט), שעון חכם וכולי.
מידע אישי הוא כזה הנמצא ברשותי ובבעלותי. הוא כולל מסמכים, הודעות (דוא"ל, מסרונים וכו'), קבצי מדיה, רשימת מועדפים ועוד. אין הכרח שאני זאת שיצרתי את המידע הזה, אך אני זו שבחרה לאסוף אותו, לשמור אותו ולארגן אותו, ומכך גם שבעת הצורך ארצה לאחזר אותו.
אותן פעולות -איסוף, שמירה, ארגון ואחזור - הן הנחקרות בתחום "ניהול מידע אישי", תחום שהתפתח בשנות ה - 80, בעת שהמחשב האישי זוהה ככלי לניהול מידע.
תחום "ניהול מידע אישי" משלב בתוכו טכנולוגיה ופסיכולוגיה, תיאוריה ופרקטיקה, בניסיון להבין את חווית המשתמש בעת ניהול המידע האישי שלו, מהיכן היא נובעת וכיצד ניתן לשפר אותה.
בתחום עולות שאלות כמו: עד כמה ארגון מסמכים דיגיטליים דומה לארגון מסמכים פיזיים? האם יהיה למשתמש נוח יתר לסדר את המסמכים בערמות - בדומה לערמות נייר על השולחן? או אולי בתיקיות שמדמות את הקלסרים שעל המדף? כיצד ניתן לבנות מערכות ניהול מסמכים שיתאימו יותר לארגון מידע אישי? כיצד ניתן לבנות מנועי חיפוש שיתאימו יותר לאחזור מידע אישי? ובכלל, כיצד ניתן להתאים את כלי ניהול המידע האישי לדרך שבה אנחנו זוכרים, מארגנים ומאחזרים מידע במוחנו?
אחת הסוגיות הבולטות בתחום היא איזו שיטת אחזור עדיפה - חיפוש או ניווט? לא מדובר בסוגיה תיאורטית בלבד – יש לה השלכות משמעותיות על בניית מערכות ניהול קבצים ומנועי חיפוש - היכן כדאי להשקיע יותר?
על אף שניווט נראה לכאורה מורכב יותר ודורש הכנה מוקדמת, ועל אף שאנחנו רגילים לבצע חיפוש בגוגל ובמערכות אחרות באופן יומיומי, מחקרים שונים הראו כי מרבית המשתמשים בוחרים לנווט אל המידע האישי שלהם.
הסיבות האפשריות להעדפה הזאת הן שימוש עקבי באותם צעדים בסביבה מוכרת לנו, הסתמכות על זיכרון חזותי במקום מילולי והעובדה שאנו רגילים לאתר מידע פיזי לפי המיקום שלו. כמו כן נמצא שניווט דורש מאתנו פחות משאבים קוגניטיביים - פחות קשב וריכוז- ולכן אנחנו יכולים לנווט בין התיקיות שלנו מבלי לאבד את חוט המחשבה.
מערך פריטי המידע שיש לנו במחשב האישי הוא כמו מבוך. כדי לנווט בו עלינו לדעת היכן לפנות, ואנו עלולים לעתים להיתקל בקיר זה או אחר – אז נאלץ לשוב על עקבותינו ולהתחיל מחדש. מנוע החיפוש חוצה כקו אלכסוני את שדה המבוך, אך אם לא נדייק בכיוונו, ייתכן שנגיע לקצה הלא נכון.
בניגוד לאחזור מידע באינטרנט, במחשב האישי שלנו – כמו בשכונה שלנו – אנו יודעים לנווט בסבך הרחובות בקלות. לצופה מן הצד ייראה לעתים כי איננו בוחרים בדרך הקצרה ביותר, אולם אנו יודעים כי זו הדרך המוכרת והטובה עבורנו.
למעוניינים ללמוד עוד על הנושא מומלץ לקרוא את ספרם של ד"ר עופר ברגמן ופרופ' סטיב וויטאקר שיצא ממש לאחרונה: The science of managing our digital stuff.
גילוי נאות:
הכתוב לעיל מבוסס על התזה שלי בנושא "שימוש במשאבי קשב בתהליכי אחזור מידע אישי - ניווט לעומת חיפוש", שהוגשה לאוניברסיטת בר אילן בשנת 2011, בהנחייתו של ד"ר עופר ברגמן.