מדינת ישראל מקדמת בשנים האחרונות תכנית דיגיטלית לאומית בכדי להביא לקפיצת מדרגה משמעותית באופן הנגשת שירותים ומוצרים. אחת ממטרות התכנית היא יצירת ממשל חכם וידידותי, וכאן עולה השאלה – מה זה אומר? כיצד באה לידי ביטוי חווית המשתמש באמירה זו ולא פחות חשוב – כיצד נוכל אנחנו, כל אחד בארגונו, ליישם זאת ("קרי ארגון חכם וידידותי")?
הפרשנות לביטוי "ממשל חכם וידידותי" כפי שמגדיר מסמך האסטרטגיה הממשלתי היא הנגשה קלה של מידע, קידום חדשנות ואפקטיביות וכן שיפור הקיים באמצעות פלטפורמות וכלים דיגיטליים מתקדמים. בהשלכה לארגונים, הצלחה ביישום הרעיון של 'ארגון חכם וידידותי' תלויה במידה רבה בבגרות הדיגיטלית של הארגון, אותו מדד המתאר את ההיקף, העומק והאפקטיביות של השימוש בטכנולוגיות דיגיטליות.
אם כן, הנגשה קלה של מידע מתאפשרת באמצעות שימת דגש על ויזואליות ופשטות, שימוש בפלטפורמות נגישות יותר (כגון סרטונים, פלטפורמות מסרים מידיים דוגמת SMS או וואטסאפ), שימוש בכלים שהדגש בהם הוא חווייתי ולא דידקטי (לדוגמה שימוש במשחוק - הוספת מרכיבים ועקרונות משחק לפעילויות או תוצרים), התאמת הפורטל הארגוני לצרכי העובדים, ניהול ושיתוף מסמכים, שימוש במסמכים חכמים ועוד. קידום חדשנות תיעשה בכל ארגון באם הארגון ישקיע משאבים להכיר ולהטמיע טכנולוגיות חדשות ואפליקציות, יכיר מגמות בעולם הדיגיטל, יתאים את השירות של הארגון לקהל היעד לצורך השגת יעדים, ימנף פלטפורמת מובייל ורשתות חברתיות ויפעל להקמת מערך Digital Eco-System שיהווה חלק מהאסטרטגיה הדיגיטלית. אפקטיביות ושיפור הקיים יושגו אוטומטית עם אימוץ כל אחד מהרעיונות הנ"ל, גם אם כל פעם קצת..
לאור האמור, נשאל את עצמנו כיצד אפשר לקדם תפיסה דיגיטלית בארגון ולייצר חווית משתמש טובה הן ללקוחות פנימיים והן למשתמשי הקצה?
1. שאלו את עצמכם מהי רמת הבגרות הדיגיטלית של הארגון
א. האם גובשו חזון ואסטרטגיה דיגיטליים?
ב. האם התרבות הארגונית שלכם מעודדת חדשנות?
ג. איזו חווית לקוח אתם מבקשים לספק?
ד. מה רמת הכישורים הדיגיטליים בארגון?
ה. האם הרמת הטכנולוגית גבוהה?
ו. לאן אתם שואפים להגיע?
2. גבשו תכנית שתסייע להשגת חוויית משתמש טובה (פנימה והחוצה)
א. מפו את כלל העובדים בארגון שכישוריהם הדיגיטליים/ טכנולוגיים ברמה גבוהה
ו/או – מפו את היחידות החשובות ביותר בארגון בהן נדרש לשדרג את כלי העבודה עימם הן עובדות
ו/או - מפו את תהליכי הליבה שקריטיים לתהליך עבודה תקין בארגון וששדרוגם יביא לשינוי
ב. מפו את האתגרים היומיומיים בהם נתקלים ונסו להבין אילו כלים לו היו ברשות העובדים, היו עוזרים להם לבצע את עבודתם בקלות ובמהירות
ג. שתפו את השותפים הרלוונטיים לפיתוח הכלים וקבלו מהם משוב (IT; יחידות משיקות שכלים אלה יוכלו גם לסייע להם)
ד. הגדירו קבוצות מיקוד שיעשו שימוש בתוצרים שיופקו מהכלים החדשים ונסו להבין את הצורך שלהם
ה. גבשו ואמצו כלים דיגיטליים שנכונים לארגון ונכונים למטרה
ו. התנסו
ז. שפרו במידת הצורך וחזרו על התהליך (או על חלקו)
בהצלחה!