פעמים רבות אנו נשאלים, אנשי ניהול הידע, האם יש כאן מקצוע חדש, או שאנו עוסקים במחשוב וניהול מסמכים (Information Management), ומסיבות שונות, ניתן שם חדש (Knowledge Management), המהווה חליפה חדשה לתכולה ותיקה. קל לפטור את האנשים באמירה שאנו עוסקים באנשים ותכנים, וההבחנה נין ניהול מידע וידע לא כל כך משנה.
ובכל זאת, נקלענו לסוגיה זו בכתיבת תקן ניהול הידע של ISO (30401). הסיבה: תקן ניהול ידע הינו גוף ידע פורמאלי של גוף אובייקטיבי, כנראה ראשון מסוגו. בהתחשב בכך שתחום ניהול הידע קיים כדיסציפלינה עצמאית פחות מ- 25 שנים, טבעי הדבר שהתחום עדיין מחפש את דרכו, ואין עדיין הסכמות, על גבולות העשייה ואופייה, וכמובן על הגדרותיה.
במציאות שכזו, לגוף העוסק בסטנדרט יש חשיבות מרובה, שכן יש פה צירוף של מומחים בינלאומיים ויש הזדמנות לייצר הבנות. ומאידך, לא קל הדבר; כל אחד וההבנות שלו, כל אחד והעמדות שלו. וכל אחד הוא מומחה; מומחה המוערך מאד במדינתו, הפועל בהתאם לתפיסותיו, וכפי הנראה, גם בהצלחה.
אז נכון שלא כל מומחי העולם יושבים מסביב לשולחן עגול זה, אך יש כאן קבוצה מכובדת שמקיפה נציגים מהרבה מדינות בעולם. ונכון שהנושא לא פשוט, אך התחושה, בחדשים האחרונים, לקראת סיום גיבוש התקן, שנדרש להסביר לקוראים, מה הקשר בין ניהול ידע לניהול מסמכים, ואיפה הם נפרדים ביניהם.
לא אלאה אתכם בתהליך; לא אלאה אתכם באי ההסכמות. אני רוצה לשתף אתכם בשורה התחתונה. שורה תחתונה המעניינת לדעתי לא רק את אנשי ניהול הידע, אלא לא פחות, את המנהל או העובד, הרוצים להיעזר בתחום זה, ולא תמיד מבינים את תכולתו. אין ספק שניהול ידע עוסק באנשים ובתכנים: הוא עוסק בחיבור של אנשים לצורך שיתוף ידע סינרגטי, ולצורך פיתוח ידע ויצירת ידע חדש. הוא עוסק באנשים הוותיקים, וביכולת שלנו לייצר זיכרון ארגוני על סמך מה שאלו חוו והתנסו במהלך חייהם ועבודתם. אך הוא עוסק גם במילה הכתובה, בתרשימים, בתמונות ובסרטים.
כאן מתחיל הבלבול, כי גם עולם ניהול הידע- עולם ניהול המסמכים עוסק באלו.
אבל ככל שנראה כי לכאורה קשה להפריד בין השניים, ויש כאן חפיפה לא מבוטלת בכל העיסוק בקבצים ומסמכים- אין הדבר כך כלל ועיקר. בעוד עולם ניהול המידע עוסק בקבצים אלו בהיבט החיצוני- אחסונם, רישומם, ארכובם ובקרתם, הרי שלעולם ניהול הידע מטרה אחרת. הוא מסתכל על אותם הקבצים ומתעניין בעיקר בתכנים המובעים בהם. אם הוא עוסק באחסון, ארגון, שיתוף, הפצה והנגשה, הרי שכל אלו באים מנקודת מבט פנימית- על התוכן.
פורטלים הם, על כן, הם חלק מעולם ניהול הידע; כלי ארכיון, שיתכן ועוסקים באותם מסמכים- כלים של עולם ניהול המידע.
מה נדרש יותר? אין לכך תשובה. צריך גם וגם. כל ארגון וצרכיו.
אך אין ספק, שלמרות ששני התחומים עוסקים בקובץ, במסמך ובעיקר במילה הכתובה, השאלה המעניינת היא האם מעניינים אותך התווים והאותיות, או מעניינת אותך משמעותם.
הבדל קטן, אך גדול.
מעורר מחשבה :)