לפני למעלה מעשור יצאנו לארה"ב ל-Relocation מטעם עבודתו של בעלי. התמקמנו בפרבר נעים ושקט של בוסטון, והתחלנו ללמוד את מנהגי המקום. די מהר הסתבר לנו כי אחת הדרישות מהדיירים בשכונה היא טיפוח הגינה שבחזית הבית, זו הפונה אל הרחוב. מה שבלט מיד הן הגינות המטופחות, שהיה ברור כי הן מטופלות ע"י גנן מקצועי. הוא היה מתייצב אחת לשבוע, מצויד בכלי עבודה, לצורך גיזום, שתילה, ארגון הצמחים וטיפוח הגינה באופן כללי. לרוב גם ניתן היה לראות את השלט הקטן המוצב באחת מפינות הגינה, בה היה מופיע שם החברה המבצעת את עבודות הגינון.
ולמה אני מספרת לכם דווקא על גינון? מומחה תוכן הוא למעשה סוג של גנן - גינה אמנם יכולה להתקיים גם ללא גנן מקצועי, אך התוצאה תהיה יפה פחות, מושקעת פחות.
אז מיהו אותו "גנן", שתרומתו לניהול הידע הארגוני כה חשובה?
מומחה התוכן אחראי בעצם על הפצת המידע והידע המקצועיים בתחומו לכלל המשתמשים ביחידה/ארגון, לרוב באמצעות הפורטל הארגוני. במסגרת תפקידו, הוא אמון על מספר פעילויות עיקריות:
- זיהוי צרכי המשתמשים- פעילות מתמשכת, הנעשית באופן שוטף, מתוך כוונה לתת מענה למירב צרכי המשתמשים בזמן ובאופן המתאים ביותר.
- יצירה והזנת תכנים- בין אם התכנים נכתבים על ידי המומחה ובין אם נעזרים בגורם נוסף, אחריות יצירת התוכן מוטלת על מומחה התוכן. קיים מגוון פעולות במסגרת אחריות זו:
o יצירת תוכן ו/או עריכת תוכן בהתאם לצרכים שזיהה.
o הקפדה על עדכניות המידע המפורסם.
o אישור מקצועי של התכנים מול הסמכות המקצועית, לדוגמה: מנהלים, מחלקה משפטית, תקשורת פנים ארגונית וכו'.
o הזנת החומר במקום הרלוונטי באתר/פורטל.
- פרסום ושיווק תכנים וקבלת משוב:
o כתיבה ועריכת התוכן על פי כללי הכתיבה האינטרנטית.
o הקפדה על כתיבה בשפת המשתמש.
o עדכון וחידוש התכנים לעיתים קרובות.
o מענה למשובים של המשתמשים.
o שיפור פריטי המידע שבאחריותו לאור משובי משתמשים.
כדי לדשן ולהפרות את הידע בארגון, רצוי שיהיו בו מספר "גננים", כאלה שהנושא קרוב לליבם, "משוגעים לדבר", השולטים בתכנים בצורה מיטבית.
כשם שהגנן מטפח את הגינה, מומחי התוכן הם אלה שיכולים להצעיד קדימה את ניהול הידע הארגוני. מומחי התוכן דואגים שהתוכן שכבר קיים בארגון ייראה טוב יותר, מובן יותר, וייצר חוויה חיובית יותר לכל הסובב.
ועל-מנת שמומחי התוכן יעשו מלאכתם נאמנה, רצוי לטפח אותם, שכן התפקיד שלהם בא לרוב כתוספת לתפקידם השוטף, אך ללא סמכויות ניהוליות, וללא תגמול נוסף. לכן, יש לדאוג להעצמת תפיסת התפקיד, ע"י פיתוח "גאוות יחידה".
קיימות דרכים שונות לטיפוח מומחי התוכן בארגון, להלן כמה דוגמאות:
- פורום מומחי תוכן- גיבוש פורום המתכנס אחת לתקופה, ומהווה את חוד החנית של ניהול הידע בארגון. פורום כזה מהווה כר פורה ללמידת עמיתים ולהעשרה מקצועית משותפת, ומאפשר במה להצגת פעילותם של מומחי התוכן בפני עמיתיהם.
- למידת עמיתים- יצירת תהליך למידה המתנהל בקבוצה של מומחי תוכן. למידה מסוג זה תורמת להפריה הדדית ומגבירה את תחושת השייכות של מומחי התוכן לקבוצה נבחרת, דבר התורם להעלאת המוטיבציה של כל אחד מהם להצטיין בתחומו.
- העשרה מקצועית- טכנולוגית או מתודולוגית. במסגרת העשרה זו ניתן להטמיע תהליכים ומתודולוגיות חדשות, שונות בארגון, ולקיים הרצאות אורח, המקנות ידע נוסף על פעילויות ניהול ידע שמתרחשות בארגונים אחרים.
- הצגת פעילותם של מומחי התוכן- שיתוף באתגרים ואופן ההתמודדות איתם, ופיתוח ערוצים ליצירת שיתופי פעולה בינם לבין עצמם.
- פיתוחים טכנולוגיים- אחת לתקופה יבוצע איסוף של דרישות טכנולוגיות המשותפות לכלל מומחי התוכן, לצורך תיאום המשך הפעילות מול IT.
- ביקורים בארגונים דומים- חשיפה לפתרונות ניהול ידע מגוונים והכרות עם עמיתים בתחום ניהול הידע.
כל הפעילויות לעיל תורמות לפיתוח תחושת ערך ביכולותיהם של מומחי התוכן (תחושת סטטוס), מייצרות פלטפורמה לשיתוף בקשיים והאתגרים המתלווים לתפקיד, מאפשרות למידה מניסיונם של אחרים, מגבירות את ההכרות בין מומחי התוכן השונים, מהוות במה ליצירת ידע חדש, מעצימות את תחושת ההשקעה בהם מצד הארגון ותורמות לחידוד הגדרת התפקיד.
אם נשכיל לבצע אפילו רק חלק מהפעילויות הללו, הרי שתרמנו להתמקצעותם של הגננים בארגון, וכך שדרגנו את ה"גינה" של הארגון כולו, זו שמכילה את הידע המקצועי-ארגוני, לטובת השכונה כולה (כלומר, הארגון).