דיברנו בעבר על הבטחת איכות מאגר התובנות ע"י הקפדה על מספר כללי אצבע:
על התובנות להיות מוסכמות, בעלות ערך מוסף (ניתן להוסיף מדד רגישות) ומעשיות.
אך כיצד מבטיחים שהמאגר יהיה מאגר חי המתעדכן בסוף כל התנסות ומאגד את כל הידע החדש שנוצר?
1. ראשית יש לבנות את גרעין התוכן הראשוני במאגר. צבירת התובנות ואיסופן יכולים להיתמך במספר תהליכים:
· תחקיר והפקת לקחים-ביצוע תחקירים אם בעקבות אירוע ואם כחלק מפעילות שוטפת ותיעוד הלקחים במאגר התובנות.
· תבניות תיעוד- בהן מתקיים איסוף שיטתי של העובדות כמצע מוכן להפקת הלקחים. מומלץ בתבנית להקדיש אזור מיוחד לניסוח הלקחים שנצברו מהפעילות הספציפית המתועדת בתבנית.
· קיום דיונים צוותיים שבהם משתתפים העובדים ומנהליהם הישירים לאחר כל פעילות חשובה. במסגרת הדיון ייערך סיעור מוחות כשהשאלות המנחות אותו הן כיצד ניתן בעתיד להימנע משגיאות שביצענו? מהם ההצלחות שברצוננו לשחזר וכיצד?.
· הפקת תובנות שנאספו תוך כדי עבודה ללא קשר לפעילות ספציפית כזו או אחרת –הגיגים, רעיונות, פטנטים ודברים שהתגלו בדרך ונצברו בקרב העובדים במהלך פעילותם השוטפת.
2. כעת יש לבצע תהליך לקביעת המאפיינים שיוצמדו לתובנות. המאפיינים עוזרים לנו להכליל את התובנות למצבים דומים ומאפשרים לנו אחזור נוח וממוקד של המידע. מכאן שתהליך הגדרת המאפיינים צריך להיות איכותי ומדויק. עלינו להגדיר ביחד עם משתמשי הקצה מהן השאלות שישאלו את עצמם בבואם "להיוועץ" במאגר וכיצד יחפשו את המידע הנדרש להם. הגדרה משותפת זו של תהליך חיפוש המידע תסייע בידינו לקבוע מהם המאפיינים ולהצמידם לתובנות הרלוונטיות. בהקשר זה חשוב לזכור! , תובנה מוצלחת היא תובנה שניתן להכלילה לכמה שיותר מצבים ולכן מעט מאפיינים המוצמדים לתובנה הם אינם סימן רע, להיפך !, מעט מאפיינים מעידים על חוזקה של התובנה ועל האפשרות להכלילה בצורה רחבה למצבים נוספים.
3. לאחר קיומו של גרעין תוכן ראשוני ניתן לבצע עיבוד משני של התובנות הקיימות במאגר. מטרת העיבוד המשני היא לאפיין נושאים קריטיים אליהם קיימת התייחסות בתובנות וזאת על מנת להבטיח ייצוג הולם של תובנות בכל נושא שאופיין כקריטי. תהליך זה יכול להיתמך במספר טכניקות:
· יש לבחון את התובנות ולזהות את נושאי התוכן הקריטיים.
· יש להקפיד כי בתחקירים הבאים שיתקיימו תהייה התייחסות לכל אחד מהנושאים שאופיינו.
· ניתן לעדכן את תבניות התיעוד ולשזור בהן התייחסות תוכנית לכל אחד מהנושאים בצורה של שאלות. מטרת השאלות היא לעורר חשיבה לקראת הפקת הלקחים. לדוגמא, אם מצאנו כי הנושאים הקריטיים במאגר מתייחסים לשלב התכנון ולשלב התפעול ניתן לשזור שאלות בתבנית אשר מעוררות חשיבה בעניינם למשל: האם הטכניקה שנבחרה לפעילות הייתה מתאימה? או האם התיאום בין הגורמים היה מוצלח?
· ניתן לערוך חלוקה נושאית בתבנית באזור הלקחים. אם נמשיך בדוגמה שמוזכרת לעיל נוכל לחלק את אזור הלקחים בתבנית, לתובנות הקשורות לתכנון ולתובנות הקשורות לתפעול. כך נבטיח שיהיה לנו מקור ידע קבוע למילוי המאגר המכיל ייצוג לכל נושאי הידע הקריטיים.
· ולבסוף ניתן לשקול האם להוסיף את המאפיינים הקריטיים שהגדרנו במסגרת תהליך העיבוד המשני למאפיינים שהגדרנו בתחילה, ייתכן שמשתמשי הקצה ישמחו לאחזר את המידע גם בעזרת מאפיינים אלו.
חשוב! מאגר חי הוא אינו מאגר סטטי אלא מתפתח, חשוב לשמור על עדכונו התדיר, לעקוב אחר סוג הידע הנצבר בו, ולהתאימו ככל הניתן לצורכי הידע של משתמשי הקצה.