הסבר
שימור ידע פורשים/ מומחים עוסק בשימור הידע הייחודי בדרכים למזער את הנזק הארגוני עם עזיבתם של מומחים שעבדו בארגון שנים רבות, והרבה מהידע נשמר בראשם, ולא תועד, ו/או תועד באופן לא מסודר ולא משותף.
שלבי התהליך
0) החלטה על המומחים לגביהם משמרים את הידע
החלטה לגבי אילו פורשים מקיימים תהליך שכזה.
כעיקרון, ניתן לקיים אל מול כל עובד המסיים את עבודתו, אך בהיעדר משאבים, מומלץ להתמקד בעובדים שפיתחו מומחיות ארגונית, אשר אין לעובדים אחרים.
המלצות:
- איתור פורשים ניתן לבצע תוך הסתייעות בגופי ומערכות משאבי אנוש. התחלת התהליך נכון שתהיה 4-6 חודשים לפני הפרישה ולא מאוחר מכך. ארגונים מצטיינים ישמרו את הידע שנים קודם לכן (יהפכו פרויקט זה לשימור ידע מומחים, ולאו דווקא לפורשים).
- לעיתים עובדים לפני פרישה נלחצים כאשר פונים אליהם ומתחילים לתעד את שידעו. הם חשים עד כמה העזיבה הינה מציאותית. יש להיות רגיש לקשיי העוזב, ולדעת להחיל קשיים אלו.מיפוי ותעדוף נושאים לשימור
1) מיפוי כלל הנושאים בהם עסק המומחה. תעדוף נושאים בהם יש חשיבות יותר גבוהה לשימור הידע. בתעדוף זה יש לקחת בחשבון:
- עד כמה הידע נדרש לארגון לעתיד (ולא מייצג את העבר)
- עד כמה אין לארגון מקור חלופי לידע (והוא לא יכול לרכשו מחדש בקלות).
2) שימור המידע והידע
תיעוד המידע והידע בפועל.
המלצות:
- מסמכים שכבר קיימים, מומלץ למפות ולארגן במקום משותף את המסמכים העיקריים, אפשר בליווי הסבר על חשיבות המסמך וכיצד/מתי כדאי לעשות בו שימוש.
- ידע בעל פה יתועד- רצוי בתבניות סדורות.
- יש להחליט מראש כמה זמן משקיעים בשלב זה שיכול להתארך, ולנהלו עם תכנית עבודה סדורה, כדי לוודא התקדמות, הן בקיום הפגישות, והן ביצירת תוצרים והתכנסות ליעדים שהוגדרו.
- בהיעדר מתודה אחרת ניתן לוודא כיסוי של: אנשי קשר הקשורים לנושא, תובנות שנלמדו, תיעוד תהליכים ייחודיים ולא ברורים מאליהם, והצבעה על מסמכים חשובים.
- אם יש ממשיך דרך (המחליף את הפורש) רצוי להיעזר בו בתהליך התיעוד בפועל, ולתת לפורש לבדוק את שנכתב, כדי לוודא הבנה.
3) שילוב הידע והנגשתו בסביבת העבודה הארגונית
שלב זה לכאורה מיותר, שכן הידע תועד בשלבים קודמים, ועם זאת הוא החשוב ביותר מכולם. אם לא משכילים למצוא דרכים לקשר את הידע שתועד לסביבה מחשובית בה העובד נמצא בפועל, ולהנגיש לו את המידע בקלות, העובדים שנותרו בארגון לא יגיעו למידע ולידע, וההשקעה תרד לטמיון, למרות חשיבותה.