לפני כחודשיים כתבתי בבלוג זה פוסט על מיילים והצעתי טיפים איך אנחנו יכולים לחנך את עצמנו ולטפל יותר טוב במיילים שלנו, כדי להחזיק ראש מעל המים ולשלוט עליהם, במקום שהם ישלטו בנו (להלן לשלוט במייל).
אז זהו, למרות שהטיפים פשוטים להבנה, לא תמיד כולם קלים למימוש, ואפילו כאשר כן, לפעמים אנחנו יכולים לעזור לעצמנו קצת יותר- להיעזר בטכנולוגיה תומכת.
יש לנו יותר מידי מיילים; הרבה יותר מידי. ההצפה משגעת אותנו. טיפול במיילים גוזל לנו יותר מידי זמן, אך המיילים הנכנסים משפיעים לא רק על הזמן, אלא גם על הקשב. כל פעם שנכנס מייל, אנו עוזבים לרגע קט את המשימה שבה אנו עוסקים, רק כדי לוודא שהמייל לא דחוף מידי, ואפשר לטפל בו יותר מאוחר. יותר מידי פעמים, גם נחשוב שהוא כן דחוף, ואז נשקול האם לעזוב עכשיו הכל, ולטפל מיד, או שתיכף, רק עוד משהו קטן- וכבר אנו מתפנים גם לזה.
כך או כך- הפרעה לקשב (attention) ופגיעה בריכוז. השפעה שלילית על הפרודוקטיביות שלנו.
מחוץ לעולם הארגוני- הצעירים כבר בקושי משתמשים במיילים. יש להם ערוצי תקשורת חדשים אחרים; בינתיים הם בעיקר נהנים מהיתרונות, ברקע מתחילים כבר לשמוע גם על החסרונות, על ההצפה, על הצפצוף או הרטט החוזרים ומפריעים.. ובעצם, כמעט אותם קשיים המוכרים לנו מעולם המיילים שלנו.
לכן, אל לנו לרוץ לפזול לפתרונות חדשים שכאלו כתחליף כולל למייל, אלא לנסות להבין יותר טוב למה המיילים משמשים, מהם האתגרים הכרוכים בניהולם, וכיצד ניתן להתמודד טוב יותר.
כאשר אנחנו מקבלים מייל- אנו מבצעים על פי רוב, אחת ממספר פעולות קבועות (יתכן צירוף):
- זורקים- המייל לא נדרש לנו כלל; זה המקרה הקל- ופה הסתיים הטיפול. ההמלצה היחידה- אתרו מיילים אלו ומצאו דרך למנוע הגעתם בכלל.
- קוראים- המייל הוא רק לידיעתנו ולא נדרשת פעולה אקטיבית. גם מקרה קל- הרוב זורקים, יש שישמרו. במידה וכן- ראו בהמשך המלצות לשמירה.
- מבצעים פעולה בעצמנו. אם מבצעים מיד- כנ"ל (כמו בסעיף 2). אם לא מבצעים באופן מידי, יש לשמור את המייל לטובת מעקב. טיפ בהמשך. יש מקרים שהפעולה עצמה מבטלת את המייל ואז אין מה לטפל בנוסף (למשל- אישור פגישה או דחייתה).
- מעבירים למישהו אחר. כאן תיתכנה שלוש אפשרויות: בזה הסתיים הטיפול וזורקים (J); מאשררים שהשני קיבל ומטפל ואז זורקים (כמעט J ); והאפשרות האחרונה- אנחנו עוקבים ומוודאים שהפעילות בוצעה. כאן שוב חזרנו למשימת מעקב.
- רוצים לעקוב. שלוש חלופות:
להשאיר במייל; במקרה זה יש להקפיד כל מה שלא מחכה לטיפול או מעקב- לזרוק, ולהימנע מ inbox שעמוס כל כך שאנו לא מצליחים באמת לנצל אותו למעקב.
להעביר את ניהול המשימה לכלי ייעודי לניהול משימות (ואז לזרוק אותו);
או פשוט- לגרור אותו ליומן האלקטרוני (calendar) ולהפוך אותו לפגישה בתאריך בו רוצים את המעקב. כמובן לא לשכוח לנקות אותו מהמייל.
- רוצים לשמור. את הקובץ המצורף, ולעיתים את המייל עצמו (המלל).
פה אנו מוצאים את עיקר המוצרים הטכנולוגיים התומכים. יש כאלו המתמחים בשמירת הקבצים והעברתם לפלטפורמות הפורטל (codigo, harmonie ועוד); כאשר רוצים לשמור גם את המייל, נדרשות יכולות מתוחכמות יותר. כאלו המכירות את כלל השיחה כמכלול ואז יש משמעויות לטובת השמירה, האחזור, התיוג ועוד. מוצרים אלו מהווים על פי רוב חלק מכלי ניהול מסמכים כולל. דוגמאות כוללות את HP-imanage ו - Opentext-eDocs.
ויש גם מוצרים המנסים לעזור לנו בניהול הקשב, כך שלא נצטרך להחליט בעצמנו אם לטפל מיד או בכלל. דוגמא לכלי כזה הינו knowmail הישראלי.
השורה התחתונה: עולם המיילים שלנו הוא קריטי כיום לניהול תקשורת בין ותוך ארגונית יעילה. אך צריך לעשור לו לעזור לנו. יש שינויים שצריך לעשות בהרגלי העבודה (לחנך את עצמנו), יש תוכנות מסוגים שונים המסייעות לטיפול בצרכים השונים הקשורים למייל, ויש גם פעולות שאנו יכולים לעשות, ולהשתמש בטכנולוגיה יותר טוב.
כפי הנראה אין לנו ברירה. אם אנו רוצים שהטכנולוגיה תעבוד בשבילנו, לפחות נכון להיום, אנו גם צריכים לעבוד בשבילה.