לאחרונה הרציתי בכנס בטיחות ארצי על ניהול ידע. עולם הבטיחות הוא לכאורה עולם שקל לפעול בו. כולם רוצים בטיחות; אף אחד לא רוצה ליפול בהקשר של בעיית בטיחות, ורובנו אפילו לא מאחלים לאחרים, גם אם אנחנו בתחרות מולם, ליפול דווקא בהיבט זה.
אז למה, למרות שכל כך חשוב לנו, אנחנו לא תמיד חוזרים הביתה בשלום?
או בשאלה כללית יותר, למה, גם אם עובדי הארגון רוצים שהארגון יצליח, הם לא עושים הכל לאל ידם, כדי שמטרותיו ויעדיו אכן יתממשו?
מה חסר לאותו קצין בטיחות, ומה חסר לנו, עובדי כל ארגון, בכל תפקיד, כדי שאכן נבצע את תפקידנו על הצד הטוב ביותר?
תמיד ניתן לומר שחסרים משאבים. אנו חיים במציאות בהם משאבי כסף, זמן וכוח אדם, , לא משנה כמה יהיו, נמצאים תמיד בחסר, אל מה שניתן היה לנצלם.
אולם מעבר לכך- שני מרכיבים- ידע ומודעות, הם גורמי מפתח משלימים היכולים לנו להצליח בתפקידנו; היכולים לסייע לנו לחזור הביתה בשלום.
ידע:
שנדע מה נכון לעשות בכל מצב; איך נכון להתנהל; איך נכון לפתח תוכנה; באילו חומרים וציוד כדאי לעשות שימוש; ועוד. ככל שמתקדם הזמן, הידע בעולם הולך ומתרחב, ואפילו הידע המתועד מכפיל את עצמו מידי מספר שנים. חלקו נמצא בארגון, באינסוף מיילים ומסמכים, ובראשיהם של עמיתנו ושלנו. וחלק אחר, זמין, מונגש טוב יותר או טוב פחות, במרחב הקיברנטי במעמקי האינטרנט.
כמנהלים האחראים על הידע הארגוני, כיצד עלינו לנהוג?
ראשית- למקד. האבסת אנשים באינסוף ידע, או אפילו העמדת אינסוף ידע זה לרשותם, יכול להשיג תוצאה הפוכה מהרצויה. להחליט איזה ידע מאפשרים אילו גישה, ואיזה ידע מציעים בדחיפה; להחליט איזה ידע מעבירים למי.
שנית- להנגיש. להעמיד את הידע בדרך ידידותית קלה שיהיה קל לצרוך אותה. לעיתים מספיק לארגן את המידע והידע; לעיתים נכון לערוך אותו, לעבד אותו ואולי אפילו לטייב אותו. הכל לפי רמת הצורך והתועלת שתצמח מההשקעה.
ושלישית- לפתוח את הקשב, כדי שהצרכנים שלנו, בין הארגוניים, ובין החיצוניים, יהיו מוכנים לצרוך אותו. שני טיפים אפשריים- אזכור מחיר אי השימוש בידע, או קירוב הקשר הידע לאוכלוסייה הצורכת.
אך לא מספיק שלרשות העובדים יעמוד הידע, גם אם הכנו אותו כמפורט לעיל.
נדרש מרכיב נוסף:
מודעות.
העברת אותו בסיס ידע, שלעיתים אפילו נקלט כבר בראשם של העובדים אך נמצא חבוי אי שם מאחור, למקום קדמי במוחם שיאפשר שימוש בו.
תזכור הצורך לחפש ידע, כי יודעים שהוא קיים, רק לא זוכרים שאפשר וכדאי לאתר אותו כדי לעשות בו שימוש.
ואיך אנו מקדמים את המודעות כמנהלים ואחראים על הידע?
בתזכור חוזר ונשנה. מעט מסרים, הרבה פעמים. לעיתים ניתן לפנות למספר חושים, ואם מצליחים לייצר התניה רב חושית, למשל של צליל או צבע, הרי שהגדלנו את הסיכוי למודעות ולשימוש בידע.
ודבר אחרון- בהפעלת סוכנים. בכל אוכלוסייה יש כאלו שיותר קל להגיע אליהם, והם יסייעו להגיע לאחרים.
ואם פתחנו בדוגמא של בטיחות, הרי שנסיים בהמחשה מעולם זה: לימוד הילדים את חשיבות השימוש בחגורת בטיחות, הוא בסיס לשינוי ההתנהגות לא רק אצלם, כי אם גם בקרב הוריהם.
אז נכון מדליק מי שמקליק, אך כנראה שגם מצליח מי שמודע ויודע.
בהצלחה.