פורטל במשמעותו המילולית הלא הוא שער. הפורטל הארגוני- שער לארגון.
על פי ההגדרה הרווחת, הפורטל הינו שער הכניסה דרכו אנו רוצים שהמשתמש יעבור לכל היישומים והמסמכים. פורטל ארגוני משמש כשער כניסה לעובדי הארגון, ואחת ממטרותיו העיקריות הנה לצורכי ניהול ידע: הפורטל מאפשר לנו לקשור יחדיו במסכים משולבים נתונים, מידע וידע.
האם הגדרה זו עדיין עומדת בעינה במבחן הזמן ?
השינויים התרבותיים שחלו דוגמת הרשתות החברתיות שהפכו למשאבת זמן לגולשים מכל הגילאים, בד בבד עם קצב ההתפתחות הדיגיטלית המואצת, מידע רב הזמין ונגיש בכל עת, השפיעו על הרגלי צריכת התוכן הפרטית שלנו כמו גם העלו את רף הציפיות מהפורטל הארגוני - הן בפן התוכני והן בפן הטכנולוגי.
למה הכוונה?
אנו מורגלים ליכולות מסוימות בזמן שאנו גולשים באינטרנט באתרים שונים - לחפש מידע ולמצוא אותו מהר בGoogle, לבצע פעולות שונות - לקנות בסופר בטופס מקוון, לשלם חשבונות, להזמין תור לקופת-החולים, או סתם לעשות שופינג בלי לצאת מהבית, כמו גם לשמור על קשר עם החבר'ה בפייסבוק, לבחור תוכן שמעניין אותנו בPinterest ועוד ועוד. לפיכך, הציפייה ליכולות דומות מהמערכות הארגוניות גם במקום העבודה, הינה אך טבעית.
כפועל יוצא, אחת המגמות המשמעותיות בנושא הינה שינוי התפיסה מ"פורטל ארגוני" (Intranet) ל"סביבת העבודה הדיגיטלית" (Digital workplace). איך זה בא לידי ביטוי?
- מדף בית ארגוני (תכנים זהים לכולם) לדף בית אישי
- ממצב שבו עיקר המידע סטטי למידע דינאמי ברובו
- מדגש גדול על חדשות ארגוניות, לתוכן חברתי בעיקר
- ממנהל תוכן יחיד / ניהול מרכזי לשיתוף של מנהלי תוכן מרובים
- משימוש בשפה אינפורמטיבית (קרא) להנעה לפעולה (עשה)
- ממנהל הדף שהינו עורך התוכן למנהל הדף שהינו בעצם אחראי FEED
- מתכנון המותאם לDesktop לעיצוב רספונסיבי
- ממבנה/ עיצוב קבוע לתכנון המאפשר יותר גמישות מבנית ועיצוב דינאמי
- מתוכן שטוח לרבדים של תוכן
- מדגש על ניווט ותפריטים ליכולות חיפוש חזקות ורלוונטיות
- מחיפוש אחר מומחי הידע לעידן של חוכמת ההמונים, בו כולם תורמים לידע
לסיכום, הסביבה הדיגיטאלית מהווה חלק בלתי נפרד מחיי היומיום שלנו ועוזרת לנו "לצלוח" את משימות היום יום שלנו באפקטיביות, כמו גם מאפשרת חסכון משמעותי במשאבים לרבות ניצול זמן יעיל. אז למה שסביבת העבודה שלנו תציע חוויה שונה?
מקורות:
http://www.kmrom.com/Site/Terms/ViewTerms.aspx?CategoryID=51&Letter=%d7%a4
https://richarddennison.wordpress.com/2015/06/17/10-differences-between-an-intranet-and-digital-workplace-homepage/