ב- 24/3/03 התנהלה הועידה הישראלית הראשונה לניהול ידע. למרות המלחמה המרחפת ברקע התנהלה הועידה ברוח חגיגית ובהתרגשות גדולה. ההתרגשות מקורה בקהל הרב שהגיע לכנס- מעל 800 איש, כולם מתעניינים ו/או עוסקים בניהול ידע בפועל. הוותיקים בינינו, הבטנו זה על זה ונזכרנו בעשרת האנשים שבקושי ידעו להגות "ניהול ידע" לפני ארבע וחמש שנים בלי לטעות באיות. נזכרנו איך היו שואלים אותנו מה אנו עושים, וכשהיינו מתפתים לענות באמת, ההסבר היה לוקח 30 דקות, בסיומן היינו נענים ב"אםם.." ו"מעניין" אך לא ברור אם באמת הבינו במה אנו עוסקים. היום, בכל מקום שתפנה, כולם מנהלים ידע, או לפחות מדברים על זה. והנה, הגענו עד הלום.

הכנס נפתח בברכות ובדיחות ע"י פלי הנמר, נשיא אנשים ומחשבים. לאחר מכן, הרצאה ע"י הח"מ, שנושאה אבחון של החברה הישראלית, ועד כמה אנו כחברה מנהלים ידע. תוצאות הניתוח מעניינות: אנו מפתחים ויוצרים ידע חדש, יותר מהממוצע בחברות מקבילות. אנו נוהגים להמציא, וזה בהחלט לא מפתיע. יותר מפתיעה אולי העובדה שאנחנו משתפים ידע. כמו שנאמר "אנחנו רצים לספר לחברה'". הבעיה היא, שאנחנו לא כל כך מנהלים את הידע. קשה לנו המעבר מפטפוט גרידא לתיעול הידע והבנייתו. יש לנו אפשרות להשתנות, אך צריך להיות לנו גם רצון ומשמעת. וכאן טמון הקושי. 

ההרצאה הבאה היתה של איל לוין, מ- IBM המתמחה בתחום ניהול הידע ו- Collaboration.

הרצאתו של איל עסקה בשיטות לניהול מידע ארגוני פנימי וחיצוני. האמצעי העיקרי הנו הפורטל: המקום אליו מגיעים כל האנשים המבקשים למצוא ידע. כל אחד מעניין אותו ידע או מידע אחר, כל אחד מחזיק בקרבו ידע אחר. מטרתו של הפורטל, ליצור מקום בו יוכלו כולם למצוא ולהתמצא, ולנהל את הקשר בין אלו לאלו.

פורטל טוב הנו פורטל תלוי עובד: כל עובד מקבל בכל נושא רשימה חלקית של יישומים, מאגרים, רשימות קורסים וכו'.

ה- Personalization ממומש בשני רבדים:

Explicit: חשיפה לתכנים עפ"י בקשות המשתמש, לפי נושאי העניין שלו.

Implicit: חשיפה לתכנים כנובע מהחלטת המערכת, הלומדת את שיוכו הארגוני ואת הפעילויות שהוא ביצע בפועל בפורטל. פרופיל העניין נוצר עפ"י הניסיון המצטבר הקשור.

הבסיס הטכנוולגי למימוש הפורטל הנו ה- Portlet, אותה חלונית בה צופים בתכנים השונים. התכנים, לעיתים מובאים מיישומים אחרים, לעיתים נבנים כיישום ע"י ה- Portlet עצמו. ה- Portlet עצמו מבוסס על סטנדרטים של JAVA.

לאחר מכן, הרצתה גלית שחף מ- Microsoft. גלית מנהלת תחום ניהול ידע ופורטלים ב- Microsoft ישראל. גלית דיברה על הפורטל הארגוני כפתרון ניהול ושיתוף מידע. גלית פתחה באתגר הארגוני המרכזי: "לקחת איים מנותקים של אנשים, נתונים ותהליכים עסקיים ולמצוא את הדרך לקשר ביניהם בצורה יצירתית להגדלת יעילות העבודה, תוך שימור וניהול הידע הארגוני".הפורטל הנו ממשק מותאם לעובד, באמצעותו ניתן להגיע לידע ולמידע על פי ההקשר הנדרש.

המטרה בה עוסק ניהול הידע: הנעה מאסטרטגיה לפעולה. נגזרת של מטרה זו: יכולת קבלת החלטות מהירות.

שתי גישות מקובלות לפתרון:

Top Down - בגישה זו מיושם נושא ה- ERP, דרך ההסתכלות הכוללת, והירידהלפרטים.

Bottom Up - בגישה זו מתחילים בפתרונות קטנים ומחברים אותם אט אט לפתרון משולב, כולל לארגון.

הגישה השניה היא המתאימה לדעת Microsoft למימוש ניהול ידע באופן אפקטיבי בארגון. כלים רבים של Microsoft, דוגמת ה- STS (לניהול צוותים וקהילות) ודוגמת ה- Tech-Ed (לניהול תמונת מצב) משולבים יחדיו ליצירת פתרון ניהול הידע הארגוני. ה- Sharepoint משמש כרובד על, שמטרתו לשלב ולאפשר אינטגרטיביות של כלל הכלים לפתרון השלם.

לסיום הזכירה גלית, שהטכנולוגיה הנה רק רכיב. יש להבטיח מחויבות ההנהלה לתהליך ולזכור להתמקד  בבעיה העסקית.

שי ברקוביץ מנהל הפעילות הטכנולוגית בתחום Documentum בליעם, דיבר על שילוב מנצח של ניהול תוכן וקהילות ידע. המוטיבים המרכזיים החשובים לניהול ידע נבון לדעתו הנם:

·        שיתוף מידע כלל ארגוני.

·        קלות שימוש, התקנה והטמעה של כלים טכנולוגיים.

·        ניהול עשיר של סוגי מידע ושירותים.

·        בטחון ואמינות.

·        סביבת פיתוח קלה ופשוטה.

ה- Documentum הנה תשתית שלמה לניהול ידע ותוכן בארגון. המטרה: קישור המידע הרב בארגון, לחזון העסקי. אבן הבסיס הנו המסמך הוירטואלי הכולל חלקים פיזיים רבים. לכל חלק מאפיינים משלו, ולמסמך הכולל- מאפיינים משלו. שילוב ה- Documentum בתוך יישומי שולחן העבודה הוא המאפשר את ניהול הידע הנוח, הידידותי למשתמש, ללא צורך בפנייה למערכות וכלים חיצוניים.

מעל אלו, ה- Workflow והיכולת לנהל LifeCycle  יוצרים בסיס לשיתוף וקהילות ידע.

מאיר פלוק מנהל מכירות ואדי פישמן סמנכ"ל טכנולוגיות, שניהם מ- IFN, דנו במעבר מאיסוף תוכן לניהול מבוסס ידע. ההרצאה פתחה בהמשלת הארגון לגוף האדם: הארגון, כמו הגוף, נושם. הגוף, כמו הארגון מנהל ידע: באמצעות החושים שהם הסנסורים לעולם החיצון אוספים את המידע; מערכת העצבים מעבירה את המידע למוח המבצע את פעולת החשיבה וההחלטה, וכאשר מתקבלת החלטה היא מועברת לאיברים הנכונים לפעולה.

FileNet תומכת בהבאת המידע לאנשים בארגון, כדי שיוכלו לקבל את כל המידע הדרוש כדי לבצע את משימתם בזמן, ולהפוך את הידע לפעולה.

FileNet מממשת את ניהול הידע על שלושה רכיביו מרכזיים: תוכן, תהליך וקישוריות. רכיב ה- Winflow שבמוצר הנו הדבק הקושר רכיבים אלו לידי פתרון שלם ע"י תמיכה בתהליך Workflow. בסופו של דבר מתנקז כל הידע דרך המסמכים וה-  Workflow למקום משותף, ומאפשר לנו העובדים את קבלת ההחלטה הנכונה והאיכותית.

גל הורביץ, מנכ"ל פנ"מ, דיבר על Workflow כציר מרכזי למערך ניהול הידע. אחד המדדים  לניהול ידע מוצלח, הנו כאשר שימוש במידע יוצר מידע חדש, בו יכול להשתמש ביעילות עובד לא מנוסה.

השאלה, איך עושים זאת בפשטות ובמהירות (ללא חפיפה ארוכה)?

ה- Workflow  הנו מתכון לחיבור מרכיבים ממחסני המידע לעוגת ניהול הידע. ה- Workflow מאפשר לנו לאסוף תכנים ממערכות המידע ומתוך המוח שלנו ולצבור אותם ליצירת התובנה המשותפת.

בארגונים רבים נוהגים לנהל החלטות. מה שנשמר לאורך זמן, מה שמהווה את הזכרון הארגוני הנו אוסף החלטות. מה שחשוב לנהל, הנן לא ההחלטות עצמן, אלא את הידע, השיקולים וההתלבטויות שהביאו לקבלת ההחלטה. אלו מאפשרים לבחון על ציר הזמן את נכונותה, ויותר מכך, את התאמתה המחודשת למציאות המשתנה ולמקרים דומים. ניהול מניעי ההחלטות מסייע לנו ביצירת הידע החדש.

וחזרה ל- Workflow. ה- Workflow הנו המנוע המממש. הוא מאפשר את את הזרימה של פריטי מידע בין אנשים למערכות, בין מערכות למערכות ובין אנשים לאנשים.  כל אלו מנוהלים באמצעות אוסף חוקים, המהווים למעשה את חוקי המידע העסקיים. החוקים בצד התרחישים המיושמים- הם ליבת הידע הארגוני. גל הציע את המפתחות לבחירת כלי WORKFLOW מיטבי לארגון: מהירות קלות ופשטות היישום, סביבת אינטראנט, שימוש במחוללים, הקטנת התלות במתכנתים, גמישות בעיצוב תהליכים, טפסים וחוקים עסקיים, קישור למערכות התפעוליות, שילוב במנגנון הרשאות, ריבוי שפות וממשק נוח. לסיכום עמד על התכונות הקיימות במוצר ה- Buzzweb, מוצר הדגל של חברת פנ"מ.

אלי רוטנברג , מנהל קו מוצרי ניהול הידע בסיסטמטיקס, דן בתפיסת ה- Smart Enterprise Suite (SES), תפיסה חדשנית לניהול ידע. תפיסה זו, שהוצגה לראשונה ע"י Gartner, תהיה, לדברי אלי רוטנברג, התפיסה המובילה כבר ב- 2004, ותחליף את טכנלוגיות ניהול המידע והתוכן הקיימות כיום, באמצעות אגרגאציה של הפונקציונאליות של הפורטל, כלי השיתוף וכלי ניהול התוכן לרבות ניהול ידע וניהול מסמכים.

האתגר: בשנת 2010, על פי מחקרים, תוכפל כמות המידע הרשום כל 11 שעות. הצורך- לנהל אותו.

התהליך לניהול נכסי הידע הארגוני מורכב משילוב היישומים השונים של חיפוש, ניהול מסמכים, קהילות, ניהול רשומות, BI, Workflow ועוד ועוד. כל מודול או יישום יכול לעמוד בפני עצמו מצד אחד, ומצד שני הינו אינטגרטיבי לחלוטין לכל מודול אחר. כך ניתן לשלב יכולות שונות על פי הצורך הארגוני ע"י יישומים מודולריים אלו, המדברים באותה שפה ,מתקשרים ביניהם ומאפשרים תרגום המידע לתובנה, תוך קבלת זוית ראיה כוללת בת ?360 של התוכן הארגוני.

Hummingbird Enterprise™ הינה חבילת התוכנה שמיישמת את עיקרון ה – Smart Enterprise Suite של גרטנר, בה כל מוצר הינו עצמאי ואינטגרטיבי לכל מוצר אחר בחבילה.

ד"ר אמנון שפי, מנכ"ל Hi-Teach, הרצה על מערכות ידע מבוססות למידה. בתהליך למידה, מקבלים את הניסיון, העשיה ופיתוח הכלים. הלמידה הנה תהליך של צבירת ידע, הבנתו  והנחלתו מדור לדור. מהסתכלות על האדם אנו למדים שרוב לימודו של האדם מושלם תוך שש שנים. עד שלב זה מעוצבים רוב חלקיו של המוח. רק בחלקים הקדמיים נותר מעט מרחב ללימוד נוסף בשנים הבאות. חברת Highteach בניהולו, עוסקת בלימוד בני נוער, הדרכת התעשיה ובעיקר, באינטרקציה בין השניים.

מה עושים בידע? מאתרים אותו, צוברים אותו ויוצרים ידע חדש.

ניתוח עולם ה- E-learning, מלמד על פעילות ראשונית עיקרית דווקא של Distant learning: יציקת הכיתה במתכונתה הקלאסית, לתוך האינטרנט. דרך פעולה זו היוותה מתכון לכשלון: התלמיד פסיבי והתקשורת מצידה אפשרה העברת מידע בפס מוגבל בלבד. כיוון ההתקדמות הנו ללימוד איסנכרוני וסינכרוני משולב. אסינכרוני- כל אחד בזמנו, כל אחד וקצבו. יש שאלות? יש צטרך בתקשורת? הטלפון נותר כלי איכותי מתאים. באמצעות מערכת שלמה, ישום פשוט והתפשטות טבעית, ניתן לשלב את כל הרכיבים, ללמוד ולהחכים.

לקראת סיומה של המליאה החלו הרצאות מסלול מקצועיות. שתי הרצאות דנו בקהילות ידע. הח"מ נתנה טיפים איך לבטיח פעילות קהילת לאורך זמן. קהילה, גם אם קמה על בסיס ארגוני מוצלח (עונה על צורך, כדאי עלות תןעלת וישים) אינה מתכון להצלחה. האנשים מהנהנים בראש ומאשרים שאכן נראה שהקהילה יכולה לסייע להם בפעילותם, ובכל זאת, מדירים רגליהם ממנה. הסיבות מגוונות והטיפים קטנים, כל אחד תורם את חלקו להנעת גלגל הקהילה. איך להתמודד עם קהילה יזומה, בה המוביל אמנם מקצועי ובבר-סמכא, אך לא "משוגע  לדבר"? להשלים אותו באדם נוסף, בעל התכונות החסרות, ולתת לו תפקיד מוגדר. איך להתמודד עם מחוייבות הנהלה שהתקבלה, אך נשארה על הנייר? לשנות את גישת קבלת המחוייבות. קבלת מחוייבות אינה תהליך חד פעמי המתקיים עם התנעת הקהילה. הוא אמנם מתחיל שם, במחוייבות עקרונית, אך ממשיך לכל אורך התהליך. לאחר החלטה על בעלי התפקידים, יש לקבל מחוייבות הנהלה חוזרת, להסכמה לאיוש אנשים מסויימים לפעילות קהילה, על פי רוב, זמנם יקר והם עמוסים מטלות נוספות. מחוייבות הנהלה מתקבלת שוב בבקשה להקצאת זמן של העובדים ואפילו בבקשה למשימות ספציפיות של השתתפות פעילה בנקודות זמן מוגדרות.  רק פריטה כזו מהמקרו למיקרו אכן מובילה ברוב המקרים למחוייבות דה-פקטו.

לאחר ההרצאה המתודולוגית, סקר ד"ר איתמר עופר, מנהל תכנית ניהול הידע בשירותי בריאות כללית וממלא מקום מנהל מרכז שניידר לרפואת ילדים, את פעילות הקהילות המבוצעת אצלם בארגון. בשירותי בריאות כללית לא מבקשים לנהל את הידע שבתוך הראש של העובדים, אלא את היחסים ותרבות השיתוף של הארגון. הידע כל הזמן משתנה, כל הזמן משתפר. רוצים ללמוד מניסיונם של אחרים, ובבעיקר לייצר ביקוש רלבנטי . מניסיונו של ד"ר עופר, לא ניתן להפוך לארגון חדש, המשנה כליל את תרבותו למנהל ידע. לא ניתן לעבוד מלמעלה למטה, אלא להיפך, מלמטה למעלה: מדביקים בחיידק ניהול הידע עובד אחר עובד, ולאט לאט (או לפעמים אפילו מהר) הנושא תופס תאוצה, והמודבקים הופכים מדביקים. ד"ר עופר הדגיש מספר כללים על פיהם מיושמות פעילויות ניהול ידע בארגון. חשוב להתמקד ביעדי הארגון ולנהל את הידע הרלוונטי להשגת היעדים; להתמקד בפעילות ע"י השטח ועבור השטח, ועוד. אנשי הניהול  הזוטר מחד, והמקצוענים מאידך, הנם ליבת הארגון והם הפוטנציאל האמיתי בר שיתוף. לסיום, אפשר ד"ר עופר הצצה את תוך דפי הקהילה העוסקים במחלות זיהומיות, והראה איך מתנהלת קהילה אמיתית. פעמים שקטה, ופעמים, כמו לאחר גילוי נגיף הריאות המאיים בכלל העולם, עמוסה, חיה, נושמת ובועטת, בקצב שקשה לעקוב אחריו. דוגמא אמיתית בזמן אמיתי. ראוי לחיקוי.

לקראת סיום המליאה, הרצה רפי שפירא, סמנכ"ל טכנולוגיות, בג'ון ברייס הדרכה מקבוצת מטריקס. רפי שיתף את הקהל מניסיון ארגונו ב- 10 טיפים להעלאת הרייטניג של הפורטל הארגוני, עיקרם בהדרכה והטמעה נכונים. יש להתייחס להדרכה והטמעה כאל פרוייקט בפני עצמו; להגדיר להם מדדים; להשקיע בהם משאבים. יש לאפיין את המשתמשים העושים שיוש בפורטל ולא להתייחס אליהם בטכניקת ההדרכה וההטמעה כקבוצה הומוגנית אחת. מערכות ה- KM מחייבות שיווק! שווה להשקיע בתיעוד. ובסוף, לא לשכוח, שתמיכת הנהלה הנה תנאי קריטי להצלחה.

לאחר ארוחת הצהריים התפצלה הועידה למסלולים מקצועיים מקבילים:

מנועי חיפוש ופורטלים ארגוניים, בהשתתפות שמעון ברק מנהל הידע של אמדוקס, יגאל חמיש מנהל הידע של אגף התכנון וההדסה בבזק והח"מ;

צעדים ראשונים בניהול ידע בארגון, בהשתתפות דודי כרמי מ- IBM Global Services, יאיר דמבינסקי מנהל הידע של רפא"ל ונגה שמואלי, יועצת ניהול ידע בחברת ROM Knowledgeware;

ומסלול אחרון- תחקיר והפקת לקחים, בהשתתפות דורית כספי מנהלת הידע בתשלובת החלב של תנובה ועירית מילוא, מנהלת פרוייקטי ניהול ידע בחברת ROM Knowledgeware.

ההרצאות היו מרתקות. הדוכנים המשיכו לעמוד עד כמעט שקיעה, והקהל הצביע ברגליים, ובחלק מהמסלולים סירבו לעזוב גם אחר השעה 17:00,  ברצון להמשיך ללמוד עוד.

בין ההרצאות (ויש לציין שלא נשאר זמן רב לכך) עסקו הבאים בחשוב מכל: בשיתוף הידע ביניהם. בהחלפת חוויות, סיפורי הצלחה והתחבטויות מבעיות היום יום של ניהול הידע בארגון. אכן- ניהול ידע לקהילת מנהלי הידע בישראל.