אתר ה SharePoint שלנו משמש למטרות מגוונות, וכן מכיל תכנים מסוגים שונים. אנו מתכננים ובונים את האתר בהתאם לצרכינו ולצרכי המשתמשים שהם קהל היעד שלנו. וכן, לעיתים יש לנו מספר קהלי יעד הניגשים לאתר, ולהם צרכים שונים...
ניהול מסמכים לפני אתר ה SharePoint
בעבר, ניהלנו את המסמכים על המחשב שלנו, בכונן המקומי (לדוגמא כונן C), או בכונן הרשת הארגוני (לדוגמא כונן P). כתבנו, ערכנו, שינינו ושמרנו את המסמך שלנו, וכשהיה מוכן – הפצנו אותו (בדרך כלל באימייל).
ניהול המסמכים היה אישי. כשרצינו את הערות עמיתנו לעבודה, שלחנו אליו באימייל (או, טרם האימייל, הדפסנו עותק ושמנו במעטפה) את המסמך, והוא שלח לנו את באימייל חוזר הגרסה שלו, או את הערותיו...
לבקש הערות למסמך מקבוצה של עמיתים במקביל היה... מאתגר.
וכשרצינו לנהל גרסאות למסמך... זוכרים איך זה נראה אז? הנה כך:
ניהול מסמכים באתר ה SharePoint
אתר ה SharePoint שלנו מאפשר ניהול מסמכים "חכם":
- מצב מסמך: "העלאה", "הוצאה", "הכנסה", "פרסום" – מצבים שונים אפשריים בהחזקת מסמך באתר, כאשר כל מצב מאפשר פעולות שונות למשתמשים שונים.
- ניהול הרשאות ובקרה על מסמך. ניהול "שיתוף" המסמך.
- ניהול שינויים ואפשרות "עריכה משותפת" של מספר משתמשים במקביל, כולל התראות לגבי עריכה שמבצע משתמש אחר, ומיזוג שינויים.
- ניהול גרסאות למסמך, כולל גרסאות משנה וגרסאות פרסום, אפשרות להצגת גרסה ישנה ושחזור גרסה. אפשרות להשוואה בקלות בין גרסאות.
- ניהול מאפיינים ומטה-נתונים למסמכים.
יתרונות נוספים של ניהול המסמכים באתר:
- נגישות, שיתוף ועבודה משותפת של המסמכים באתרי ה SharePoint .
- הפעלת זרימות עבודה למסמכים.
- אחסון וארגון המסמכים על שרת מרכזי. גיבוי מרכזי.
קיימות יכולות רבות של ניהול מסמכים בספריית המסמכים של SharePoint. הפעלת יכולות אלו בספריית ה SharePoint תלויה בהגדרות שאנו נגדיר לספריית המסמכים שלנו.
והנה טיפ ממני:
כשאנו מנהלים מסמכים באתר ה SharePoint שלנו, כדאי לנו להפריד בין מסמכים מפורסמים (מסמכים סופיים, רשמיים, גרסאות מאושרות של מסמכים) לבין מסמכים בעבודה (בבנייה ובעריכה). כדאי לנו לשמור מסמכים אלו בספריות שונות באתר ה SharePoint שלנו.
בספריית מסמכים של מסמכים בעבודה, נאפשר את כל יכולות ניהול ושיתוף המסמכים, וניתן למשמשים בספרייה זו הרשאות עריכה, על מנת שיוכלו לעבוד על המסמכים בספרייה זו.
לעומת זאת, בספריית מסמכים של מסמכים מפורסמים, נגביל את יכולות ניהול ושיתוף המסמכים, כך שהספרייה תציג רק מסמכים בגרסאות סופיות שלהם, וללא יכולות עריכה למשתמשים... המשתמשים בספרייה זו יקבלו הרשאות קריאה בלבד (פרט, כמובן, לעורכי התוכן האחראים על הספרייה). המשתמשים לא יוכלו לערוך או למחוק מסמכים מפורסמים, לא במכוון וגם לא בשוגג.
הפרדה זו מאפשרת הן למשתמשים להבדיל בקלות בין מסמכים מפורסמים למסמכים בעבודה, והן לעורכים לנהל אותם נכונה ולהימנע מטעויות.