מהו ניהול ידע? למצוא הסכמה על הגדרה אחת הוא אתגר שלא נגמר. ברוב המקרים תתקבלנה תשובות כגון: ידע צריך לנהל, ללקט ולהפיץ בארגון, באופן מתוכנן ומבוקר, כמו גם לייצרו, להנגישו וכמובן להקפיד שיהיה עדכני.
בסקר שנערך לאחרונה ובחן את מטרות ניהול הידע בקרב מנהלי ידע בארגונים בינוניים - גדולים עלו מספר מגמות. חלקן מוכרות לנו ומקבלות חיזוק נוסף, וחלקן טומנות בשורות חדשות.
בין המגמות המוכרות לנו, הנגשה וניהול תוכן ימשיכו לקחת חלק מרכזי בניהול ידע. כך גם הקהילות המקצועיות המאפשרות גישה לידע שנצבר בתחומי התמחות ספציפיים בארגון. עם זאת האתגר העיקרי בקהילות אלו הוא היכולת לתעל את הידע שנצבר בקהילות אלו לטובת הארגון כולו ולהנגיש אותו למשתמשים באמצעים טכנולוגיים אינטואיטיביים.
ארגונים ממשיכים לעמול ולשפר את שיטות העבודה בניהול ידע באמצעות הקמה או שדרוג של פורטלים ארגוניים, קהילות מקצועיות, מנועי חיפוש, תוך מתן דגש על יכולות חיפוש אנשים ותחומי מומחיות. בהמשך לכך, אין ספק שארגונים מודעים לצורך לאפשר זרימה של ידע בארגון, יחד עם זאת עדיין פחות מידי ארגונים משתפים עובדים בעלי ידע קריטי לתהליך, ויוצרים הזדמנויות למידה משמעותיות למקבלי ידע.
עוד עולה מהסקר שהבנת תרומתו של שימור הידע לארגון מבססת את מעמדה. ניהול ידע בהקשר זה, מסייע לכך שמחקרים ותפוקות עבודה מהעבר ימשיכו להיות נגישים בהווה כמו גם יאפשרו את השימוש בידע בעתיד.
התפיסה המרעננת שעולה מנתוני הסקר נעוצה במענה לשאלה מה צריכה להיות המטרה הסופית של ניהול הידע? בהקשר לכך, נחזור לרגע מספר שנים לאחור.
מעניין לצפות באבולוציה של עולם ניהול הידע על פני ציר הזמן. מתפיסת העבר של "ידע זה כוח" שזכתה להערכה והוקרה, ובעל הידע נתפס כסמכות המקצועית העליונה, ניהול הידע משנה דמותו בהווה לתפיסה של שיתוף בידע כשכל בעל ידע תורם פיסות מידע לצורך יצירת הידע השלם.
כל עניין השיתוף הבשיל לאיטו. אין ספק שהטכנולוגיה הקלה על שילוב המערכות ויצרה חיבור שהוא מעבר לגבולות מסורתיים, המדיה החברתית העלתה את הציפיות של אנשים לאינטראקציה ומשוב וחלחלה פנימה גם לתרבות הארגונית. תוצאות הסקר מאששות ששיתוף ידע הפך להיות ה"רגיל החדש". אומנם דרגות השתתפות של בעלי הידע יכולות להיות שונות, ועם זאת, באופן קולקטיבי נוצרים מאגרי ידע.
מה יהיה גלגולו הבא של ניהול הידע? בהתבסס על תשובותיהם של 90% !! ממשתתפי הסקר, נראה שניהול הידע עומד "לעלות כיתה" ויפתח פונקציונאליות בעלת ערך מוסף ברמה גבוהה יותר. פונקציונליות מתקדמת שתאפשר שימוש בידע הקיים (וזאת לאחר שכבר ליקטנו, לכדנו, הנגשנו ושיתפנו אותו) לצורך קבלת החלטות טובות יותר. אחרי הכל, כולנו יודעים לאן הבחירות הלא נכונות יכולות להוביל.
פונקציונאליות מתקדמת נוספת (ושנמצאת בשימוש גם כיום) בעולם ניהול הידע טמונה בתחום הפקת הלקחים. הפקת לקחים חוסכת זמן ומפחיתה את הסיכון לחזור על אותה שגיאה יותר מידי פעמים, וזאת באמצעות איסוף ועריכה של ידע מאחרים שבצעו משימות דומות בעבר.
בעוד שמשיבי הסקר הסכימו כמעט פה אחד על המטרה של ניהול ידע, דעותיהם על החסמים העיקריים לביצועו היו מגוונות יותר.
"איי ידע" (Functional silos) זוהו כחסם העיקרי בקרב כמחצית מהנשאלים בסקר.
איי ידע הינו מונח המתאר יחידות עסקיות הפועלות בארגון באופן עצמאי, מגבשות מדיניות עצמאית, ללא תקשורת ושיתוף פעולה מספק עם יחידות אחרות. המצאות "איי ידע" שכאלו בארגון עלולים לפגום בהישגים הארגוניים מכיוון שתועלות השיתוף בידע כמו גם עבודת הצוות לוקות בחסר.
על אף ששיתוף ידע הפך ל"רגיל החדש" במקומות מסוימים עדיין קיימים מחסומים תרבותיים כגון אי רצון לשתף ידע.
השימוש במערכות ישנות Legacy systems)) מוזכר תכופות כמה שמהווה חסם עיקרי אך בפועל פחות מרבע מהנשאלים בסקר זיהו נושא זה כחסם. המעניין הוא שחסם מערכות הLegacy עשוי לחול לא רק על מערכות אלא גם על הצוות: לעתים קרובות, אנשים העובדים בארגון שנים רבות, אינם מוכנים לבצע משימות בסיסיות כמו העלאת מסמכים לפורטל הארגוני, יצירת נהלים למה שהם עושים וכו'.
חסם נוסף הוא בעצם מעין "תוצר לוואי" של החתירה לשיפור יכולות איתור הידע בארגון. אנו מלווים את החיפוש ארגוני ב metadata מובנית ובכך בעצם מבטלים את הגמישות של המערכת לאפשר מענה לסוגי ידע נוספים וחדשים.
העובדה שתהליכי ניהול השינוי ותהליכי ניהול המערכת צריכים להיות יעילים, קלים לשימוש וישימים, ברורה לנו ולא רק מעולם ניהול הידע. כך גם האמרה ש"כולנו עסוקים מדי" :-)