מכירים את זה...? דו"חות עמוסים בנתונים עד כדי בלבול? גרפים שאי אפשר להבין או לעקוב אחריהם? תמונות מצב שנדרשות שעות/ ימים לפענוח? המון מספרים מפחידים?
כל אלה הם תוצאות של העמסת נתונים בתמונה אחת, לא תמיד צריכים את כולם, לא תמיד אפשר להפיק מהתמונה את הלקחים והתובנות שיסייעו להחלטות, לא תמיד במסגרת הזמן שעומד לרשותינו.
בימינו, אנו זוכים וסובלים בו זמנית מהצפה במידע:
זוכים - כי אנחנו יודעים יותר ויכולים להתפתח למקומות שלא חשבו עליהם קודם.
סובלים - כי המון מידע שאינו מאורגן נכון עלול להלחיץ, לבלבל, אפילו להפחיד, במיוחד כשיש המון מספרים. גורם נוסף הוא הזמן- לעבד כמויות עצומות של מידע לפעמים לוקח המון זמן, משאב קריטי.
בדיוק כמו מים – מידע זה מצוין, אבל הצפה עלולה לגרום לנזקים.
אז מה עושים? כמה טיפים קטנים שיעזרו לנו להיות גדולים...
תחילה, יש לתכנן מראש את התכולה ואת התצוגה באופן שיתמכו במטרה, התחילו מהשאלה: "מה אנחנו מצפים לדעת/ להבין/ לגלות/ להשיג/ לראות?"
פחות ולא יותר - כשמתכננים דו"ח, חשוב לסנן את הנתונים שיוצגו- צמצמו למינימום ההכרחי, זכרו שכל נתון שאינו נחוץ במיוחד עלול להעמיס וליצור הצפת מידע, העלולה לעשות נזק במקום להועיל. ניתן להיעזר בשאלות כמו "האם נתון זה ישנה את ההחלטה שתתקבל?", "האם נתון זה יעזור להבין משהו קריטי?", "האם נתון זה יקדם אותנו בהשגת המטרה של הדו"ח?". לאחר שסיימתם לבחור, בדקו שוב מה נחוץ באמת ועל מה ניתן לוותר.
פשוט ולא מתוחכם - בחרו תצוגת גרף פשוטה ככל האפשר. זכרו שככל שהגרף מתוחכם יותר, לוקח יותר זמן להבין אותו ולעקוב אחר השינויים שהוא מציג. הגרף שאותו ניתן להבין במבט אחד הוא האידאלי.
תצוגה מדורגת - אם אין ברירה ובכל זאת הדו"ח מכיל כמות נתונים מבלבלת, חלקו את הנתונים למספר רמות באופן שיתמוך במטרה (לדוגמה- חלוקה לפי הדרגות של ההחלטה שיש לקבל) וצרו תצוגה מדורגת. גם כאן חשוב להיזהר לא ליצור יותר מדי רמות של נתונים.
הימנעו מירידה לפרטים היכן שלא נדרש - פירוט יתר עלול ליצור עוד הצפה במידע, לבלבל יותר ולבזבז זמן.
במידת הצורך- אפשר לחלק את הדו"ח/ הגרף לכמה דו"חות/ גרפים, כאשר כל אחד מעמיק ברובד/ שלב אחר. במקרה זה מומלץ לייצר דו"ח מסכם שייתן תמונה מלאה, שימו לב כי דו"ח זה צריך להכיל סיכומים בלבד כך שניתן יהיה להבין אותו במבט אחד או שניים לכל היותר.
הציגו את הנתונים מסוכמים ומתומצתים לעיקר שיתמוך במטרה.
לסיכום:
תמונה אחת אינה שווה אלף מילים אם "מרוב עצים לא רואים את היער". אבל היא שווה הרבה יותר מאלף מילים אם מכילה בדיוק את מה שצריך בצורה הפשוטה ביותר.