עד לפני 20 שנה למצוא מידע היה משימה מורכבת בפני עצמה. רובנו עוד זוכרים שבשביל להגיע למידע עצמו היינו ממש צריכים להתאמץ, ללכת לספריה, לחפש באנציקלופדיה להגיע להרצאות ולדלות מידע מאנשים אחרים.
גם היום, בעידן המידע יש לנו צורך בפועלות הנ"ל על מנת למצוא את המידע הרלוונטי לנו. ההבדל הקטן בין אז להיום הוא האינטרנט. האינטרנט הפך כל פעולת חיפוש לפעולה פשוטה. שנקראת "קליק". בלחיצה קלה בשורת החיפוש אנחנו מקבלים הררי מידע.
עכשיו כשיש לנו כל כך הרבה מידע אנחנו צריכים לנווט בו ולאתר את המידע הנכון ביותר בזמן הקצר ביותר. אנשים אוהבים לרפרף, אין להם זמן לקרוא את כל הטקסט הארוך שמונח לפניהם.
וכאן, נכנס המונח: "הנגשה פנימית".
הנגשה פנימית עוסקת בהעמדת אמצעים למשתמש להתמצא באופן מיטבי במסמך או הדף הידע שמולו, על מנת שיוכל להבין את תוכנו באופן מיטבי. בבחינת כלי משופר, לשירות המהות.
ישנם מספר אמצעים בהם עושים שימוש, חלקם או כולם, בהנגשה פנימית:
- ארגון סדור של המסמך ויצירתו באופן חכם: פתיחה במפת מסמך סדורה, ולאחריה מקטעי ידע הנגזרים ממנה. לפרטים נוספים אודות השיטה- http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1085
- שימוש בתבניות אחידות למסמכים / דפי ידע.
יקל על הקורא להתמצא במסמך ויחסוך לו זמן במאמץ הקוגניטיבי הנדרש להבנת התוכן.
- שימוש באייקונים ותגיות יסייע לקורא להבין את ההקשר והרלוונטיות של המידע אותו הוא מצא.
- לבולטים, לטבלאות ולהדגשות פנימיות במסמך יש חשיבות רבה, הם מסדרים את המידע באופן תבניתי שמזמין את הקורא להתייחס אליהם, לרוב המידע המובא בדרכים אלו הוא קצר ותמציתי ולכן הוא יעיל יותר מפסקאות מלאות.
- תמונות! הוספת תמונות מקלילה את האווירה וגורמת לטקסט להיות פחות רשמי (זה לא אומר שהוא אכן פחות רשמי).
שימוש בכלים הללו יסיע להתמצא טוב יותר במסמך/ דף / פריט ולהבין את תוכנו בצורה הנקייה ביותר.
אך זהירות- ללא הגעה לתוכן זה לא יהיה ניתן להבינו. על כך במונח המשלים – "הנגשה חיצונית".