הסביבה העסקית התחרותית כיום מאופיינת בלקוחות בעלי דרישות וציפיות גבוהות.
עובדה זו, מחייבת את החברות והארגונים לקבל החלטות על בסיס המידע העדכני ביותר שברשותם על מנת לשפר את קשריהם עם הלקוחות, להגדיל רווחים, ולמקסם את היעילות התפעולית שלהם.
בבינה עסקית בזמן אמת (RTBI), העסקאות מוזרמות בזמן התרחשותם לתוך מערכת הBI בארגון. וכך למעשה, נשמר במערכת תמיד הסטאטוס העדכני ביותר על מצב הארגון.
מערכות ה- RTBI מספקות תמיכה טקטית לפעילויות ואירועים המתרחשים בזמן אמת.
לכן, ה- RTBI ידוע גם בשם "מודיעין עסקי מונע אירוע" (event-driven business intelligence).
על מנת שארגון יגיב בזמן אמת, חייבת מערכת ה BI להגיב/להתריע על האירועים בזמן התרחשותם (ואף לא מספר דקות מאוחר יותר).
כך , עם ה- RTBI, העסק קובע אסטרטגיות לטווח ארוך כדי לייעל את פעילותה ובו בזמן מגיב עם המודיעין לגבי אירועים עם התרחשותם.
לדוגמא, חברת כרטיסי אשראי צריכה לדעת על מצבים פוטנציאליים בהם עשויים להתרחש הונאות. כך, אם היה שימוש בכרטיס אשראי לרכישת פריט בניו יורק ולאחר 30 דקות היה שימוש באותו כרטיס לצורך רכישה באמסטרדם, הדרך הטקטית לנצל את המידע הזה יהיה סירוב לאישור העסקה ובדיקת הפעילויות שבוצעו בכרטיס מול הלקוח.
דוגמא נוספת לשימוש ב- RTBI היא בתמיכה בלקוחות. לדוגמא, לקוחות באתר מקוון למכירת בגדים / נציגים במענה טלפוני של רשת חנויות בגדים, צריכים לקבל את המידע המעודכן ביותר על סטאטוס פריט מבוקש במלאי החנות. אם הפריט אינו נמצא במלאי , המערכת יכול לכוון את הלקוח/הנציג לפריט דומה לרכישה.
במצב אופטימאלי בו יש גישה לנתונים מיידים וניתן לבצע עליהם ניתוחים, הארגונים יכולים להגיב באופן יזום למידע החדש ולא רק להגיב למצבים.
ניתן לומר כי, השימוש בכלי BI קלאסיים תומך ביעדים אסטרטגיים של הארגון (כגון: צמצום עלויות, הגדלת מכירות) באמצעות כריית כמויות עצומות של נתונים כדי להפיק מידע וידע חדשים על פעילות של הארגון. יצירת אינטגרציה בין המערכות (שילוב מערכת ה BI עם המערכות התפעוליות בארגון) פותר גם צורך טקטי של הארגון. שכן, האינטגרציה מאפשרת למערכות להגיב באופן מיידי לאירועים שהופקו על ידי מערכות אחרות.
עם זאת, חשוב לציין ,כי לאינטגרציה זו יש ערך אסטרטגי קטן שכן היא לא מספקת מאגר של נתונים מתאימים לכריית נתונים.
הודות להתפתחויות הטכנולוגיות, הפער בין עיבוד אנליטי ותפעולי נסגר עם השנים במהירות. אם בעבר היה לוקח מספר שעות לבצע שאילתות מורכבות לכריית נתונים. כיום, ניתן לבצע שאילתות בזמנים קצרים מאוד (לעיתים אפילו יכול להתבצע במספר שניות בודדות).
אם ניתן יהיה להשתמש במערכות כריית הנתונים על הנתונים המעודכנים ביותר, הצרכים הטקטיים והאסטרטגיים של ה BI יוכלו להתמזג לכדי פיתרון אחד.
ישנם 2 מכשולים עיקריים לשימוש אפקטיבי ויעיל ב RTBI:
- מצבים בהם הנתונים אינם זמינים- אם הארגון מגיע למצב בו הוא נשען ברובו על נתונים המגיעים מה- RTBI, חוסר זמינות לנתונים אלו העשויות לנבוע עקב תקלות טכניות, עלולות להביא את פעילות הארגון אף לכדי עצירת הפעילות. לכן,זמינות רציפה של שירותי RTBI היא בעל חשיבות עליונה.
- ערך הנתונים במערכת יורד כלל שהנתונים מתיישנים יותר - כאשר המשתמשים סומכים על RTBI כדי לעזור להם לקבל החלטות טקטיות , נדרשים הנתונים העדכניים ביותר וזמני התגובה המהירים ביותר.
כלומר, הארגון לא יכול לבדוק אילו אירועים מתרחשים בזמן אמת אם אין לו נתונים מיידים על המצב. וכן,הוא אינו יכול להגיב באופן מיידי לאירועים אם המערכת המספקת את הניתוחים של אירועים אלו אינה זמינה.
בעיות האלה ניתנות לפיתרון באמצעות שימוש מנועי שכפול נתונים מתוחכמים.
עם זאת, חשוב לזכור כי גישת "זמן האמת" אינה נדרשת לכלל המחלקות בארגון.
מרבית משתמשי הBI יכולים להמשיך להשתמש בניתוח נתונים שבועיים או חודשיים על מנת לתמוך במטרות העסקיות שלהם (למשל: בדיקת ביצועים חודשים, הבנת של מגמות ארוכות טווח והשוואות הפעילות בין שנים,השוואות בין התחזית לביצועים וכו').
היות ויישומי RTBI עשויים להעלות את עלויות מערכות ה BI בארגון, חשוב ליישם אותם רק במקומות בהם יש נחיצות לנתונים בזמן אמת.
מקורות:
http://www.gravic.com/shadowbase/uses/realtimebusinessintelligence.html
http://www.gravic.com/shadowbase/uses/real-timebusinessintelligenceintroduction.html