כמעט כל אחד מאיתנו, בין אם בעסק,
בארגון או בבית- מתמודד עם עודף מיילים.
נכון שקיימים כיום אמצעי תקשור חדישים
יותר, ביישומונים וברשתות החברתיות, אך אפילו חלק לא מבוטל מהם, מוסיף את חלקו
ושולח לנו עדכונים שבועיים ולעיתים יותר מכך.
הכל רק כדי לידע אותנו מה התחדש בערוץ
האחר, ולוודא שאנו נכנסים לשם יותר פעמים.
אין ספק, כי לכל עסק כדאי להתמודד עם
ניהול יותר טוב של המיילים של עובדיו.
הזרם הבלתי פוסק של מיילים, לא רק גוזל
זמן יקר של העובדים, אם כי גם מסיח את דעתם, ואת הקשב שהם יכולים להשקיע בדברים
החשובים. כך או כך- הפריון קטן.
מה ניתן לעשות ברמה האישית, ועוד יותר
ברמה המחלקתית וברמה הארגונית כדי להקטין את ההמצאה הנפלאה הזו, שקוראים לה מייל,
ובכל זאת גורמת לנו להתחרט כמעט כל יום על עצם קיומה?
ראשית, יש לנתח את המיילים הנכנסים;
לעקוב אחריהם במשך כמה ימים ולראות מה מקורם.
הדרך הנכונה להתחיל היא היכן שקל.
מחפשים מיילים שמגיעים ממקורות פרסומיים או מהרשמה שעשינו, בין אם מדעת, ובין אם
שלא מדעת, לקבלת מידע מחברות / איגודים שונים.
ממיינים אותם לשלוש קבוצות:
אלו שבאמת אנחנו לא צריכים (מניסיוני-
על פי רוב יותר ממחצית);
אלו שמעניינים אותנו ברמה עקרונית אך לא
כאשר אנחנו עסוקים מידי;
ואלו שחשוב לנו באמת לקרוא אותם.
אלו שאנחנו לא צריכים: לא מוותרים
לעצמנו ומשקיעים זמן (פחות משעה..לא להתרגש) בביצוע unsubscribe. ההנחיות לביצוע
הנ"ל נמצאות על פי חוק בכל מייל מסוג זה.
אלו שהיינו רוצים להיות מיודעים לגביהם
אך בעדיפות נמוכה: מגדירים "חוק עסקי" שמעביר אותם לתיקיה ייחודית באופן
אוטומטי. כשיהיה לנו זמן נוכל לעיין בכל אלו בבת אחת.
כמעט בכל כלי לניהול מייל (דוגמת Outlook, Exchange, Google-mail) ניתן להגדיר
כללים שיאפשרו לנו להגדיר "חוקים עסקיים" שכאלו, וכך, באופן אוטומטי, הם
יעברו למקום אחר ולא יפריעו לנו בשעות שלא נוח לנו להתעסק בהם. אגב, אם מסתבר
שאנחנו לא ניגשים לשם ולא באמת קוראים את תוכנם- יתכן והם לא באמת חשובים, ואפשר
לבטל גם אותם...
את הקבוצה האחרונה משאירים. אלו בדרך כלל
יחידי סגולה.
השלב הבא הוא לבחון באופן מצרפי אלו
מיילים מגיעים לצוות כולו, או לקבוצה ארגונית גדולה ולשאול את עצמנו, האומנם נדרש
שכולם יקבלו את המייל, או שנדרש להעבירו רק לתורן, רק למכותב לידיעה וכדומה.
פעמים רבות אנו חושבים שאם ניידע קבוצה
גדולה של אנשים במתרחש, נבטיח שקיפות ויעילות ארגונית רחבה. ההיפך הוא הנכון, היות
ועודף המידע יוצר היצף, מה שגורם לאנשים שלא לקרוא, ולנו- לא לדעת שלא קוראים.
אזי, אם מדובר בצוות או יחידה, כדאי לנתח במשותף מיילים אלו ומי ראוי שיקבלם. אם
לא ניתן להשפיע על כך היות ומגיעים מחוץ ליחידה או אפילו מחוץ לארגון, פשוט כדאי
לנתב אותם באמצעות החוקים העסקיים שהזכרנו, ואם יש צורך- אפילו ישירות לסל המחזור.
טיפ פשוט עליו אני ממליצה פעמים רבות,
הוא שכל אחד ואחד ישלח מיילים עם תפוצה פחות נרחבת. כך פחות ניפגע מהתופעה
המעצבנת / מצחיקה / מיותרת של "השב לכולם" (Reply
All).
מניחה שקרה לכולנו שמזכירה מפיצה מספר
תאריכים אפשריים לפגישה לעשרה איש, או מישהו מוציא תזכור למפגש, ועכשיו כולם אחד
אחד, במקום לעדכן את השולח אם מגיעים או לא, או מהו תאריך המפגש האפשרי/מועדף,
פשוט מיידעים את כולם. בסופו של דבר, אף אחד לא קורא את כל המענים להוציא אותו
שולח, אך כולם מוצפים; והכל מיותר.
ואם אנחנו נשלח לפחות אנשים, ונשלח
בפחות מקרים, כך נקבל פחות תגובות ומענים.
ישנם טיפים וכללים נוספים המסייעים
בניהול המיילים והתגברות על בעיה בסיסית אך נפוצה זו, אך בפוסט עסקינן, וגם כאן יש
כללים ולא כדאי להציף.
מניסיון, ניתן לחסוך כמחצית מהתעבורה. בסוף
היום עודף המיילים משפיע על הפריון, ויתכן שאפילו יותר משהיינו חושבים. שווה
לנסות.