נתחיל במבחן אישי: מה המשפט שאתם מזדהים איתו יותר?
- כל מאמר שאני קורא באינטרנט אני קורא מתחילתו ועד סופו.
- לרוב, אני נכנס למאמר, קורא את הכותרת, אולי את ההקדמה ומחפש את השורות החשובות להבין את השורה התחתונה.
אם הזדהיתם יותר עם המשפט השני אתם ללא ספק מחזקים את המחקרים והתוצאות - אנשים לא קוראים; הם מרפרפים!
אפשר להבין את הרגלי הרפרוף עם הצפת האתרים, המידע, הכתבות וחוסר הזמן. רק אם אנחנו מחפשים משהו ספציפי ואכן המאמר באמת יעניין אותנו, הסבירות שנקרא את כל התוכן עולה.
ומה קורה במסגרת מקום העבודה שלנו?
הרגלי הרפרוף מועתקים גם לסביבת העבודה שלנו. עם עודף המידע, ההנחיות, הנהלים ועודף המשימות לביצוע, הסיכוי שנקרא נהלים שלמים ומידע מקצועי אינו גבוה, גם אם זה מאוד חשוב.
במסגרת עבודתי עם חברות וארגונים שונים אני נחשפת לכמות המידע שנכתב מדי יום ומופץ לעובדים. יש לא מעט משאבים מושקעים בכתיבת התכנים, בתמצותם ככל הניתן ובהעברתם לעובדים הרלוונטיים בתקווה שיקראו, יבינו ויישמו בפועל אך לא תמיד כל המידע נקרא ואכן עובר כפי שציפו שהוא יעבור לעובדים.
אז מה עושים בכל זאת?
כבר בתהליך כתיבת התוכן לוקחים בחשבון את המשתמש ונותנים יותר מקום לחוויית המשתמש בהנגשת התוכן עצמו.
איך ניתן לעשות זאת?
להלן מספר הצעות שיקלו על הקריאה ויבטיחו שהמסר החשוב יועבר גם בסוגי תכנים כמו נהלים ותהליכי עבודה שכרוכים במידע רב שלא ניתן לוותר עליו:
- תוכן עניינים ויזואלי – מאפשר לקורא להבין במהירות מה ימצא במסמך ובמקרה של תהליכי עבודה ייצור עבור המשתמש מפת על המאפשרת להבין את התהליך בצורה פשוטה. פורמט של מסמך חכם נותן פתרון מצוין לזה.
- צבע, תמונות ואייקונים – הצבעים, התמונות והאייקונים נמצאים בכל מקום ומוסיפים חיים. כמו כן, הזיכרון הצילומי מסייע לזכור אח"כ את מה שקראנו או לפחות איפה קראנו.
עם זאת, חשוב לשים לב לא להעמיס מדי צבעים, אם הוספנו תמונות או אייקונים, לוודא שהם באותה שפה ולשמור בתוך כל זה על נראות נקייה ומזמינה.
- מקטעים קצרים ותחומים – יותר קל ופחות מאיים להתחיל לקרוא תוכן כאשר הוא מחולק לקטעים קצרים מאשר לגשת לעמוד שלם (במקרה הטוב) וארוך ומלא בטקסט.
ולא לשכוח – כתיבה תמציתית!
- כותרות אטרקטיביות – יוצר עניין וסקרנות. כמו כן, מומלץ בהתאם לסוג התוכן וסוג המסמך להשתמש בשאלות ככותרת, גורם למשתמש לנהל מעין "דיאלוג" עם המסמך.
- "משפט מחץ" - הוצאת ה"שורה תחתונה" והחשובה כהקדמה לתוכן כך שגם אם המשתמש לא יקרא את כל התוכן, עדיין נבטיח שהמסר החשוב יועבר.
ניתן להוציא משפט אחד תחת הכותרת "על רגל אחת" או עד 3 משפטים כתקציר לתוכן (רלוונטי בעיקר כאשר יש הרבה תוכן ולא ניתן לקצר אותו).
- מרווחים ועימודים- פשוט אך עובד. הצבע הלבן מרגיע את העין, ומקל עלינו להתמקד בתוכן שאינו כזה.
בשורה התחתונה
תוכן ארגוני, בין אם נהלים, תהליכי עבודה, הנחיות או אפילו ניוזלטר, הינו חשוב, ולא ניתן לוותר עליו. במידה וניתן היה- עדיף פשוט לוותר עליו מראש ולא לכתבו. עם זאת, חשיבות הידע אינה ערובה לקריאתו, ויש לסייע לקורא / לייצר אצלו Engagement על מנת שאכן הקריאה תתבצע בפועל.
אם הגעתם עד לכאן אני מקווה שזה לא כי רפרפתם אלא שהצלחתי ליישם את הצעותיי בצורה האופטימאלית! :)
אשמח לשמוע מכם על רעיונות נוספים להנגשה או דוגמאות על מקרים בהם תוספות עיצוביות עזרו להעברת התוכן הארגוני והמקצועי שלכם.