כמעט כל מי שעובד בארגון בינוני או
גדול- שונא נהלים.
בארגונים קטנים, המצב יותר פשוט-
משתדלים פשוט שלא יהיו נהלים.
הגענו כיום למצב שלא רק העובדים,
שצריכים לעבוד לפי הנהלים, אם כי גם המנהלים האמונים על קיומם, מעדיפים לעסוק
בנושאים אחרים, ולהתעלם, עד כמה שניתן, מהמושג הנקרא "נהלים".
הנושא שנוא כל כך, שאני מעריכה שיש
אנשים שראו את כותרת הפוסט- והחליטו ללכת הלאה ולא לקרוא את הדברים...
ובכל זאת אני רוצה להעז ולנפץ את
הסטיגמה שמקובלת כל כך סביב עולם זה של נהלים.
יש שתי סיבות לכך: האחת כי הנוהל במהותו
חשוב לארגונים, והאמת- שלא רק לארגונים בינוניים או גדולים; והסיבה השנייה- כי
הנוהל יכול להיות לא מעצבן, ואפילו ידידותי ומסייע למי שעושה בו שימוש.
אסביר את דברי.
נוהל חשוב לארגונים כי הוא מייצג שילוב
של תכנים משני סוגים:
תכנים שאנו חייבים לדעת ודרכים על פיהם
אנו חייבים להתנהל. במילים אחרות: רגולציה.
תכנים אלו, הקשורים לרגולציה, כדאי מאד
שנדע. אנו עמלים ומנסים לקדם פעילויות בארגון, ואם נפספס בגלל אי ידיעת רגולציה
קשורה- פשוט חבל. חבל לארגון, אך גם חבל לנו כפרטים. לא באנו לארגון כדי לקלקל לו.
נוהל מייצג גם תכנים נוספים, אף הם
חשובים: ה- Good Practices שהארגון צבר
בנושא מוגדר. אלו כוללים ידע לגבי מה כדאי, ומה לא כדאי; איך נכון לפעול, וממה יש
להיזהר. כל אחד ואחד רוצה לעשות את מלאכתו באופן מועיל ויעיל, ולא ליפול בשגיאות
שנפלו בהם אחרים; כל אחד מאיתנו רוצה להצליח בתפקידו, וישמח להיעזר בידע קיים.
למה אם כך יש כזה rating גרוע לנהלים? הרי
ברור שבדברי לעיל לא חידשתי, ורוב הקוראים מודעים לצורך לעמוד ברגולציה, כמו גם לרצון
להיעזר בידע ארגוני שכבר נצבר.
אלא מאי? הנהלים בארגון כתובים כיום רע.
אני יודעת שאני מכלילה, אך מעטים הנהלים שראיתי שכתובים באופן שאפשר להתמצא בהם,
להבינם ולפעול על פיהם בקלות.
אז נכון שנוהל לעולם לא יהיה ארוחה טובה
במסעדה, ויש גבול לכמה הוא יכול להיות מזמין וידידותי למשתמש. ובכל זאת, יש שיטות
לכתוב נהלים באופן ידידותי בהרבה מאיך שהם כתובים כיום.
אפשר לכתוב אותם בעברית פשוטה יותר;
בשפה שאינה משפטית, אלא כזו שהמשתמש יכול להבין ללא קריאה חוזרת ונשנית וללא
התלבטות והתייעצות.
ואפשר להבנות את כל המסמך הזה המכונה
נוהל באופן אחר. באופן שאינו מתחיל מרשימות של שינויים אחרונים, עובר לסבב חתימות,
אוסף בלתי נגמר של הגדרות, דרך מטרות והקדמות נוספות, ובסופו רשימה בלתי נגמרת של
סעיפים (התכנים החשובים הנדחים לסוף).
אפשר לכתוב את הנוהל, כך שבדף ראשון
יהיה תיאור ויזואלי של תוכן הנוהל והקורא יוכל להבין על נקלה- גם האם הגיע לנוהל
הנכון, אך גם, מה עיקרי תוכנו של הנוהל ומה קשרי הגומלין בין מרכיבי הנוהל השונים.
תוכן עניינים לכאורה מתיימר להעביר לקורא ידע זה. אך תוכן עניינים אינו ויזואלי, הוא
היררכי ומתקשה להעביר ידע מורכב יותר בפשטות שניתן להשיג מתיאור ויזואלי.
הנוהל צריך להיות מאורגן בדרך שיהיה
ניתן לקרוא את כולו (לזה שקורא אותו פעם ראשונה), אך יהיה לא פחות קל להגיע אליו,
לקפוץ לסעיף מסוים "להתייעץ" ולחזור לעבודה. הקריאה החוזרת היא החשובה
לנו, שכן זהו הזמן בו העובד נדרש לידע, במקרה הרע לא זוכר / חושב שיש נוהל, ובמקרה הטוב מתלבט האם לעשות שימוש בנוהל, לנחש
או להיעזר בחבר טלפוני. אם הנוהל יהיה כתוב נוח דיו להתייעצויות שכאלו, גם מבחינה
מבנית, וגם בהיבט השפה ופשטות הכתיבה, הרי שיש סיכוי טוב שהעובד אכן ימצא בו כלי
עזר ולא מכשול.
ואם כך יהיה הדבר, הרי שיש לנו סיכוי טוב
יותר כארגונים לעמידה ברגולציה, אך חשוב מכך- למצות את הניסיון הארגוני ולהגביר את
ההצלחה הארגונית עסקית.
אפשר וכדאי לכתוב נהלים אחרת, ולהפוך
אותם לכלי אפקטיבי ואולי אפילו רצוי.
אני כבר שם ואני לא יחידה J