אחד התחומים המרתקים בעבודתו של יועץ ארגוני בכלל, ויועץ ניהול ידע בפרט, הוא הנחיה של קבוצות וקהילות לומדות. לעיתים, הקבוצה מתקיימת ולומדת תחת "הכובע" של פיתוח ידע חדש, לעיתים כחלק מתהליך הטמעת פתרון ניהול הידע בקרב משתמשי קצה ולעיתים גם כחלק מהבניית צוות של מומחי תוכן המגבשים חזון ומשימות משותפות.
על פניו, הנחייה של קבוצה היא לרוב משימה מוגדרת ובעלת שלבים מוגדרים. יחד עם זאת- וכפי שלמדנו מניסיוננו, מתחת לפני השטח, פועלים זרמים וכוחות מתחום הדינאמיקה הקבוצתית המשפיעים על המשימה ועל התהליך. מנחה טוב, בעל שילוב של ניסיון עם ידע תיאורטי ידע לזהות ולנתב את הדינאמיקה המתקיימת באופן שיקדם את מטרת הקבוצה כך שתושג במלואה, בזמן קצר ובאקלים קבוצתי נינוח ומאפשר.
הקבוצה כשלם (ולא רק אוסף של אנשים)
מנחה קבוצות בעל רקע דינאמי מסתכל לא רק על אוסף האנשים שיש ביניהם מן המשותף ומן השונה- אופי, רצון ומטרות. הסתכלותו עוברת מראיה של אוסף של פרטים שיושבים איתנו בחדר לראיה של גורם נוסף מרכזי ועליון שגם הוא יושב בחדר- והוא הקבוצה עצמה. אורגניזם יחיד העומד בפני עצמו, ושמו- הקבוצה כשלם.
לקבוצה, כמו לכל אינדיבידואל יש אופי פרטני, רצון , רגש, דחף ואפילו צורך הישרדות כמו ליחיד או פרט. ברגע שהמנחה תופסים את הקבוצה כאורגניזם אחד הוא מתחיל להתבונן במה שמעסיק את ה"חיה" הזו הקרויה קבוצה. במה היא מתעסקת עכשיו? לאן היא מושכת עכשיו? באיזה שלב בהתפתחות שלה היא נמצאת עכשיו? האם היא ממוקדת כרגע במשימה ועובדת, או שמא דברים אחרים מעסיקים אותה כרגע והיא "יצאה לשחק בחצר"?
שלבים והתפתחות בחיי הקבוצה
נהוג להמשיל את היצור המתקרא קבוצה לתינוק או לילד שעובר פאזות ושלבים מרגע היוולדו ועד רגע מותו (סיום הקבוצה). למעשה, על מנת שהקבוצה תוכל להגיע לשלב בו יכולה להתרחש עבודה אמיתית והתעסקות ממוקדת ויעילה במשימה עליה לעבור מספר שלבים, כמו ילד שנולד ועליו לגדול ולהתפתח לפני שהוא מגיע לשלב הבוגר והיצרני שלו.
מימד נוסף של ההמשלה לילד מדברת על יחסי הורה וילד שבאים לידי ביטוי ביחסי הקבוצה והמנחה. הדמיון בין השאר הוא במעבר משלב ראשון בחיי הקבוצה שמאופיין ביחסים של תלות מאוד חזקה החיונית להישרדות, דרך שלב גיל ההתבגרות שיש בו מן המרידה (בהורה- מנחה) ופיתוח העצמאות ועד לתפקוד עצמאי ויצרני. בהנחה שהילדות עברה כראוי הקשר הורה ילד (מנחה קבוצה) מתגבש לפורה והדדי.
חשיבות ההכרות עם השלבים והתהליכים האופייניים לקבוצה
מתוך הדימוי של ילד ניתן לדמיין מה קורה למנחה שמתבונן באוסף של פרטים בלבד ולא ער לקיום "ילד" שיש לו עיסוקים וחיים משלו. המנחה עלול לעבוד עם כמה פריטים אבל בינתיים הילד משתולל: הוא מפחד, כועס, בודק גבולות, וכך יכול המנחה למצוא את עצמו עם קבוצה "המשתטחת" על רצפת חדר הישיבות ובועטת מבלי שהוא מבין מה בעצם קורה פה?
משמעויות אופרטיביות להנחיה
אנו למעשה מסתכלים על הדברים הנאמרים בחדר כ"קול קבוצתי", באמצעות סיפורים, דעות ותפיסות של אנשים שונים בקבוצה אנחנו שומעים את קולה של הקבוצה עצמה. הילד הקבוצתי מדבר אלינו מגרונות שונים ומשקף לנו את מצב הקבוצה. במה עוסקת הקבוצה עכשיו? מה המחשבות שמעסיקות אותה ומרחיקות אותה ממשימת העבודה שלה? מה התכנים שלא ניתן להביע בקול רם?
אם נדע לקרוא את המתחולל בנפשה של הישות הקבוצתית נדע כיצד לתת לה יד וללוות אותה בתהליך גדילתה וצמיחתה עד להגיע לבגרות שהוא שלב העבודה הפורה והיצרנית.
אם לא נדע לעשות כן, נוכל למצוא את עצמנו עם קבוצה נתקעת, חורקת, מתעמתת ולא פעם אפילו מתפרקת. המשימה תושג חלקית או תושג בדם או תזנח אי שם ותכוסה בערימת תירוצים מתירוצים שונים.
דוגמאות מחיי קבוצות
רקע: קבוצה בעלת 16 משתתפים, שמטרתה לגבש נוהל אחיד לניהול צוות העובדים ב 30 סניפים שונים ברחבי הארץ. הנהלת הארגון חשה שלמרות ש"רוח הארגון" שורה על כל אחד מהסניפים, רב השונה מהדומה וכל מנהל סניף מוביל את הצוות ואת הסניף כראות עניו.
זהו המפגש הראשון וחברי הקבוצה מתחילים להגיע ולהתיישב בחדר. הקבוצה מורכבת מההנהלה הבכירה של הארגון, משני מנהלי סניפים, ממנהלים מקצועיים (מנהלי רוחב) ומשני מפקחים חיצוניים אשר ממונים על הענף מטעם הממשלה (ואינם חברי הארגון).
תמלול ההתרחשויות:
אני פותחת בסבב היכרות קצר שבו כל אחד מציג את עצמו ואת תפקידו ואז מסבירה את מטרת הקבוצה:
-אני: "אני שמחה ונרגשת שהתכנסנו כאן. אנחנו עומדים להיפגש במשך 10 מפגשים שבועיים, שלוש שעות כל מפגש,כשמטרת המפגשים שלנו היא לבנות נוהל אחיד ומקובל לניהול סניף"
-רונית:"אני חייבת לציין שקשה מאוד לקרוא לכל הסניפים באותו שם, יש שונות כל כך גדולה, בכלל לא נותנים אותו סוג של שירות בכל הסניפים, כך שאני לא לגמרי מבינה איך אפשר ליצור נוהל אחיד"
-גיל:"לדעתי, גם אם נצליח לגבש משהו, הוא יהיה כל כך כוללני שבכלל לא ניתן יהיה להשתמש בו"
-יעל:"כן, אבל אי אפשר להגיד שממש אין משותף, אולי נצליח להתוות נוהל כללי ואז יהיו הסתעפויות לכל סוג של סניפים"...
מה קורה בקבוצה? מה יכול המנחה לעשות?
אנחנו עדים לתהליך הלידה של הקבוצה. המשימה העיקרית היא להפוך לקבוצה. לסמן את הגבולות החיצוניים מסביב למה שהוא הקבוצה הזו. משימה זו אינה פשוטה בהינתן נתוני הפתיחה - קבוצה הטרוגנית בתפקידיה אשר רב השוני ביניהם על המשותף, מאוד יתכן שנתוני הפתיחה הם אלו שמכוונים את הקבוצה להגדרה שלה דרך עיסוק מרכזי בתמה של שייכות מול דחייה.
רוב האנשים באופן טבעי צמאים לקשר עם המנחה ועם הקבוצה ויש להם צורך באישור ושייכות. אבל הצורך הזה מעלה גם חשש מדחייה. יש מי שמביע את המשאלה לשייכות באמצעות הדיבור על הצלחה קבוצתית, קווי דמיון ושותפות. יחד עם זאת, אפשר להרגיש את מפלס החרדה. האם יש טעם להיוולדות הקבוצה? האם הקבוצה הזו תהיה מקום שמקבל אותי ואני יכול לתרום לו בבטחה?
כדי שהקבוצה תוכל לעשות במטרות שלה עליה להיות פנויה רגשית לכך ולא עסוקה בתכנים מאימים. לכן, המשימה של המנחה כרגע היא להוריד את מפלס החרדה ולסייע לה לפתח לכידות.
משימתו הראשונה היא לדאוג שהקבוצה לא תתפרק למרות שיש כוחות שקוראים לזה. על המנחה להיות מודע לכך כי בשלב זה אין לקבוצה יכולת להכיל קונפליקט ולטפל בו. מסיבה זו, המנחה צריך לפעול באופן שלא יפתח קונפליקט בשלב הנוכחי.
בנוסף על המנחה להיות מודע להתנהגויות שתקדמנה שייכות ומחויבות לקבוצה: הקבוצה תשיג מטרה זו אחרי שכל משתתף "הפקיד" משהו בקבוצה והביע מחויבות לקחת חלק בתהליך.
כדי לקדם משימה זו, יכול המנחה למשל לעודד את הדיון בהגדרות ולקרוא גם לקולות שותקים לקחת חלק בדיון.
סיכום:
בכל קבוצת עבודה מתקיימים לצד התכנים הברורים של מטרות, שלבים ותפקידים רשמיים גם תכנים דינמיים הקשורים לרגש וליחסים. עלינו המנחים, מוטלת האחריות להתכונן, להכיר, לזהות ולהגיב לאלו על מנת לאפשר לקבוצה לתפקד ביעילות ולהגיע להצלחה במשימה. הסיפוק של מנחה שהצליח בכך הוא עצום. קצת כמו של הורה הצופה בילדו גדל, בודק את כוחו, לעיתים מתמרד, ולבסוף מצליח להפוך לבוגר ועצמאי.
עבודה קבוצתית נעימה!