קרוב משפחה שלי חלה והתאשפז. בלי להיכנס
לפרטים, החום עלה, המחלה גרמה לתשישות, ושילוב החום והעייפות גרמו לכך שלא יוכל
לדבר או לשתף פעולה במענה לשאלות.
הבאנו לבית חולים רשימת תרופות; אחרי
כמה ימים חשדנו שהיא לא עדכנית. הסתכלנו בקופסת התרופות אך זו הכילה רשימת כדורים,
טבליות וגלולות בכמות שונה לעומת מה שחשבנו שצריך להיות, ורק על מיעוטם צוין שמם. פנינו
לקופת חולים. הסתבר שהרופא עזב את הקופה, ורופא מחליף לא יכול לראות את התיק כולו.
עם קצת קשרים הסתדרנו, אולם בהחלט היה מדובר במבצע; מבצע מיותר.
כולנו אוגרים במוחנו ידע ומידע רב. חלקו
תפעולי, ולא נורא אם מישהו לא זוכר מידע זה (קבעתי פגישה עם ספק או לקוח מסוימים;
ובבית- הגנן אמר שיגיע, או נשארו בגדים בניקוי היבש וצריך לאסוף). הנזק מאי רישום
הידע התפעולי אם פתאום לא נהיה זמינים- לא גדול, ומאידך, מחיר הרישום אינו קטן,
היות והפריטים רבים ומתחלפים, והתוספת היומיומית הנדרשת לרישום, עדכון, מחיקה
וחוזר חלילה, יתכן ואינה מצדיקה את המאמץ.
לעומת זאת, ישנו הידע הקריטי, הידע
שחשוב שיהיה ליקירנו בבית, או לעובדינו ועמיתנו במשרד כאשר אנחנו אינם. הדוגמא
הראשונה שניתנה בפוסט התייחסה לרשימת תרופות, אולם, לקראת גיל 120, כדאי שתהיה לכל
פרט, ולכל משק בית, רשימה של נכסים: אילו ביטוחים קיימים, אילו חסכונות שמרנו עם
השנים, ומתחת לאיזו בלטה הוחבא הכסף.
אנשים רבים, אחרי מות יקיריהם, נדרשים
לפנות לכלל חברות הביטוח, ולברר אם במקרה היה להם שם תיק פעיל. במבנה המורכב של
חסכונות וביטוחים, רובנו כמבוגרים חוסכים ומבוטחים ביותר ממקום אחד שכן כל ביטוח
קשור לתחום חיים אחר.
גם בעבודה יש רשימות שכדאי לנהל ושחשוב שתהיינה
זמינות במידה ואנחנו לא נהיה זמינים.
רשימות אלו כוללות גם הן את הביטוחים
(ביטוחי רכב, ביטוחי מנהלים, ביטוחי צד שלישי, חבות מעבידים, ביטוח משרדים ואחריות
מקצועית). אך הן כוללות סוגים נוספים של מידע: רשימות של גורמי קשר מול רשויות המיסים
ורשויות ממסדיות אחרות. פרטים המסייעים לניהול המשרד (רשימת ספקים קבועים שלקח לנו
שנים למצוא מי מתאים מתי). הן כוללות מידע הקשור ללקוחות, שותפים ותחומים נוספים.
יש שיגידו שאין מה לדאוג, היות והמזכירה
שלנו מנהלות רשימות אלו, לפחות חלק לא מבוטל מהן. ומה אם המזכירה פתאום איננה? ומה
אם היא נעדרת?
ולרשימות נלווים אישורים מאישורים
שונים: אישור על עוסק מוקשה, על היותנו אגודה/חברה, על מורשי חתימה, על קיום ביטוח
עדכני, ועוד, ועוד, ועוד.
וכדי שלא יהיה משעמם, יש כמובן גם רשימת
קישורים באינטרנט; ניכוי מס במקור וניהול ספרים, למשל, כבר לא מחזיקים כמסמך לאורך
זמן. מעת לעת מפיקים עדכני, בהתאם לצורך. מי יודע זאת? איפה ואיך מפיקים אישור עדכני?
לזה שוב- פריט ידע קצר ולא מורכב, אך כדאי שנהיה מודעים לו.
אז נכון שחלק מהמידע ניתן לגלות מחדש או
לשחזר. אך חלקים ניכרים לא, או שהשחזור עולה זמן ומאמץ, ובדרך כלל אנו נזקקים למידע
ללא דיחוי.
אם המידע חשוב, והוא לא מתעדכן כל יום, אז
פשוט כדאי לנו לנהל אותו במקום מוסדר משותף:
- את רשימות אנשי קשר וטלפונים (לא רק בטלפון החכם שלנו...)
- את רשימות ביטוחים
- את תיקיית האישורים הרשמיים
- את רשימת קישורים
וכו'. כל ארגון לפי צרכיו; כל משפחה ופרט לפי צרכיהם.
איך לנהל את הרשימה? לא מאד משנה. יש
היום כלי office ואחרים שכולם עושים את
המלאכה; מה שאהוב ונוח- יתאים.
האם לי יש רשימה כזו כבר? ברמה של העסק-
דווקא כן (כעוסקת בניהול ידע, משתדלת לא להיות סנדלר שהולך יחף);
ברמה הפרטית...באופן חלקי. ברגע שאפסיק
לעשות תורנויות בבית חולים והקרוב ישתחרר- מבטיחה לטפל בזה. פעם אחת לטעות זה אנושי,
פעם שניה- כבר טיפשי.