ניהול ידע- לא רק לחברות גדולות
רציתי לשתף אתכם בתובנה חשובה שלמדתי, לפני זה אספר לכם איך הכל התחיל...
לפני מספר חודשים הגעתי לחברה קטנה ונחמדה שרכשה את Office 365, החבילה כוללת את האפשרות להקים חדר צוות (כמובן בטכנולוגיית ה- SharePoint) שיושב בענן.
למנכ"ל החברה חשוב היה לנהל מסמכים ולשתף בידע ומידע. גם הוא יודע שהידע חשוב להצלחה.
מכיוון שמדובר בחברה קטנה (לא יותר מ 10 עובדים) עם משאבים מוגבלים, גם כלכליים וגם אנושיים, החלטנו להקים חדר צוות מקצועי שישמש כפורטל החברה והמקום העיקרי שלה לניהול הידע המשותף; זאת, במינימום משאבים, ע"י צמצום ואיחוד שלבי התהליך.
אז איך עשינו את זה?
שלב האפיון צומצם ל- 3 פגישות. במהלך הפגישות ראיינתי את המנכ"ל ולעיתים הצטרף אחד העובדים. מתוך רצון לחסוך במשאבים החלטנו שלא להגיש אפיון כתוב. תוך כדי הראיונות, כתבתי את הצרכים והמטרות וגיבשתי רעיון עקרוני לאופי חדר צוות.
לאחר מכן, בפגישה נוספת, הצגתי למנכ"ל את הרעיון שגיבשתי תוך הצגת עץ הניווט והתכנים שצריכים להופיע בחדר הצוות. לאחר קבלת האישור הראשוני התחלתי לבנות את חדר הצוות.
בניתי דף לדוגמא שכלל את המסגרת הניווטית (העליונה והצידית) הצגתי למנכ"ל החברה את דף הבית, דף נושא לדוגמא ועוד כמה תבניות של דפים מסוגים שונים. בשלב זה ניתן אישור למבנה ולעיצוב, והמשכתי לבנות את יתר הדפים והתבניות.
בפגישה נוספת ואחרונה ביצעתי הטמעה והדרכה לעובדים. הצגתי את חדר הצוות, הסברתי איך עליהם להמשיך מכאן: לנהל מסמכים, להעלות הודעות, לשתף בידע וכו'.
וזו התובנה שלי: הבנתי שלכל חברה, קטנה ככל שתהיה, ניתן ומומלץ להקים פלטפורמה מוצלחת לניהול ידע מקצועי ולתקשורת פנים ארגונית, ואפשר גם בהשקעה מינימאלית.
באופן אישי, מאוד נהניתי להיות חלק מפרויקט שהתחיל ונגמר בזמן קצר עם תוצאה מרשימה שענתה על כל הצרכים.