לפני כשנה החלטתי, אני טסה לטייל בארצות הברית. חודש. ניו יורק, מיאמי, לאס ווגאס וכו' וכו'.
התרגשות גדולה לקראת החופש. חו"ל, טיולים, אוכל, קניות והרבה מאוד חוויות.
כחלק מהצד הפחות סקסי ומרגש של לטוס למדינה בה הכל אפשרי, הייתי צריכה לשים מאחוריי גם את כל העניין הבירוקרטי ומסורבל הנקרא ויזה.
כולם מדברים על התהליך הארוך שצריך לעבור. אני חשבתי לעצמי כמה קשה זה כבר יכול להיות?
בסך הכל למלא כמה טפסים באינטרנט ולהגיע לראיון בשגרירות ארצות הברית.
אז בתור התחלה, פניתי לאתר האינטרנט של השגרירות.
ןאכן, לאחר דקות ספורות גיליתי שלפניי תהליך ארוך שכולל מילוי טפסים רבים, פרטים על גבי פרטים, הסברים, צירוף מסמכים וכו' וכו' וכו'.
במעמד זה סגרתי את האתר ואמרתי לעצמי שאחזור אליו בפעם אחרת כאשר אפנה לזה זמן.
בפעם השנייה, מילאתי רק חצי מהטופס ורק בפעם השלישית שנכנסתי הטופס מולא במלואו ונשלח בהצלחה. הללויה.
הרגשתי שעול גדול ירד מכתפיי, וזה עוד לפני שהגעתי לסבב נוסף של מילוי טפסים וראיונות אישיים בשגרירות.
כולנו מוקפים בטפסים בחיי היומיום. החל ממשובי שביעות רצון במסעדות ועד לטפסים ממשלתיים ארוכים.
טופס הוא מסמך תבניתי המיועד לקליטת נתונים. הוא מכיל הוראות, כותרות או שאלות שלצידן שדות למילוי.
טפסים משמשים למגוון צרכים:
- דו שיח ואמצעי להתקשרות בין נותן השירות למקבלו.
- איסוף מידע.
- מכירה של מוצרים ושירותים.
אחת מהמשימות החשובות ביותר בבניית טופס היא להבטיח את החלפת המידע בין עולמו של נותן השירות העוסק בעיקר בתהליכי עבודה, לעולמו של מקבל השירות, המסתכם ברצון לקבל את את מבוקשו באופן ידידותי, פשוט ומהיר.
גישור בין 2 עולמות אלו תלוי לא מעט בעיצוב ובתכנון מיטבי של הטופס. אלו יובילו בסופו של דבר כמות משתמשים רבה יותר אל קו הסיום ושליחת הטופס ליעדו.
לפניכם מספר טיפים בעיצוב טפסים ליצירת טופס מובן, ברור ואמין:
- אורך הטופס -
- שימו בטופס רק את השדות הנחוצים באמת.ריבוי שדות ירתיע משתמשים מלמלא את הטופס. יחד עם זאת, זכרו שלא תמיד קצר הוא בהכרח טוב יותר. אל תוותרו על שדות נחוצים רק לשם קיצור הטופס.
- אם בכל זאת יש צורך בשדות רבים בכדי שהמשתמש ישלים את הפעולה, ניתן לחלק את הטופס הארוך לכמה עמודים או למספר קבוצות ברורות.
- מסלול הטופס - צרו מסלול ברור ופשוט לסיום מילוי הטופס - רצוי בקו ישר מטה ולא בשני טורים (מימין לשמאל).
- תוויות - לכל שדה בטופס תווית המתארת אותו. יישור שמאלי / עליון של התווית יסייעו למשתמש לקשר בין התווית לשדה ולמלא אותו מהר יותר.
- הסברים למילוי הטופס -
- הסבר על המידע שיש להזין - רצוי בצמוד לשדה.
- הסבר איזה מידע חובה להזין- באמצעות כוכבית סמוכה לתווית, תווית צבועה באדום או כתיבה מפורשת של מה חובה.
- הסבר מדוע המערכת מבקשת מידע מסוים.
- משוב להקלדת מידע שאינו תקין -
- הודעות שגיאה קצרות ומתומצתות הכוללות מה לא תקין וכיצד לתקן
- הצגת הודעת השגיאה בעת סיום הזנת השדה בו הוקלדה הטעות ובמעבר לשדה הבא, ולא בסיום מילוי הטופס.
- הופעת הודעת השגיאה בצמוד למקום בו התרחשה.
- עיצוב ומיקום כפתורי פעולה ראשית (כניסה / שלח) ופעולה משנית (שכחתי סיסמא) -
- רצוי להשתמש בפעולה ראשית אחת ולמקם אותה בקו ישר במסלול הטופס.
- השתמשו בפעולות משניות רק אם נחוצות, מאחר והן "מטרידות" את המשתמש בצורך לבחור בין פעולות.
- צרו הבחנה ברורה בין פעולה ראשית ופעולה משנית בעזרת עיצוב ומיקום שונים.
- עיצוב כללי של הטופס – השתדלו לשמור על עיצוב נקי שלא כולל "הסחות דעת" בעת מילוי הטופס. עזרו למשתמש לשמור על ריכוז בעת הפעולה אותה הוא מבקש להשלים.
- אבטחת מידע -
בכדי לעודד משתמשים לתת בכם אמון ולמסור מידע רגיש בעת מילוי הטופס, תנו למשתמש אינדיקציה כי הטופס מאובטח. ניתן לעשות זאת באמצעות מלל מפורש או סמל של מנעול.
אז טסתי לארצות הברית. נהינתי מעבר לכל דימיון שהיה לי. טיילתי, אכלתי, צילמתי, חוויתי.
אבל מה, לא אוכל להוציא מהחוויה הכוללת את תהליך הוצאת הויזה.
והוא, ללא ספק, היה קצת פחות מהנה. עובדה, לקחו שלושה ביקורים באתר האינטרנט של שגרירות ארצות הברית עד שמילאתי אותו באופן מלא ולחצתי על "שלח".
כמו בדוגמא זו, כך גם בדוגמאות נוספות ורבות מחיי היומיום שלנו, מילוי טופס הוא הכרחי להשלמת פעולה אותה אנו מבקשים לעשות.
אני מאמינה כי ניתן במידת מה להסיר את הסטיגמות מהמילה טופס : "בירוקרטי", "מסורבל", "ארוך", "מיותר".
עיצוב טופס ותכנון קפדני בהתייחס למשתמשים שלו ולמורכבות הבקשה, יסייעו למשתמש למלא אותו במהירות ובקלות יחסית, ובחוות דעת חיובית וממליצה.
טפסים הם דרך ליצור דו שיח עם מקבלי שירות ומשמשים לרוב כעזרי מכירה וכלי מרכזי לאיסוף מידע. עשו בהם שימוש נכון ונצלו את מיטב היכולות אשר הם טומנים בחובם.