מדורת השבט המודרנית- שימוש בסיפור סיפורים בשירות ניהול ידע בארגון
כולנו עוסקים, במודע או שלא, בסיפור תרחישי חיינו. אנו משתפים אחרים ומשותפים ע"י האחר באופן מתמיד בסיפורים אודות מה שקרה, או מה שעתיד לקרות . אנו מספרים את סיפורנו לרוב כשהם מלווים במחוות גוף , הבעות פנים, ואינטונאציות קוליות ליצירת האפקט הדרמתי המתאים להדגשת הנאמר.
אין זו פעילות חדשה, שכן משחר ההיסטוריה האדם עסק בסיפור סיפורים כדרך להעביר תרבות וידע.
אנו עוסקים בסיפור סיפורים בכל רגע ובכל מצב בחיינו, כמו גם בעסקים ובסיטואציות במסגרת עבודתנו, סיפורים יכולים לשמש כאמצעי לתיאור סיטואציות מורכבות, רב ממדיות וכן להצגת פתרונות יצירתיים ומורכבים לא פחות. סיפור טוב, הבנוי ומוצג בצורה טובה, יכול להוות שיעור חשוב לאין ערוך ללמידה רעיונית ורגשית של ידע גלוי וסמוי בהקשר לסיטואציה ספציפית וכן בהקשר להפקת לקחים לסיטואציות עתידיות.
סיפור סיפורים בתוך הארגון-
סיפור סיפורים בארגון משרת אמצעי למספר מטרות:
1. שיתוף של נורמות וערכים ארגוניים- סיפור ושיתוף בסיפורים הינם אמצעים להעברת התרבות הארגונית בין העובדים ולהשרשת ערכים ארגוניים חשובים .
2. פיתוח אמון ומחויבות- סיפור סיפורים תורם להבניית אמון בין העובדים, לתיקשור אמינות ופיתוח תחושת ביטחון הדדי.
3. שיתוף בידע סמוי- סיפור סיפורים הינה דרך יעילה ומהירה להחלפת ידע מורכב היכול לעזור בפתירת בעיות מסובכות.
לעיתים הידע הקנוני של הארגון, זה שתועד ואוחסן במערכות הארגוניות, נמצא לא מספק או לא יעיל בהתמודדות מול בעיות הצצות בעולם האמיתי. בסיטואציות אלו, הידע שנחווה תוך כדי התמודדות בזמן אמת, יכול להציג את הפיתרון המוצלח.
4. בחינה מחודשת של שיטות עבודה- לעיתים דרך עבודה הופכת להיות מושרשת בתוך ההתנהלות הארגונית למרות שהיא איננה הפיתרון המוצלח או היעיל ביותר לארגון. באמצעות סיפור סיפורים, בהם המספר אינו נצמד רק לעובדות היבשות אלא מוסיף אלמנט אינטואיטיבי או רגשי ,ניתן לעורר לעשיית חושבים מחדש ולהגיע אל דרכים יצירתיות ומקוריות לעשיית דברים.
5. יצירת היקשרות רגשית- סיפורים, פעמים רבות עוסקים בסיטואציות מיוחדות או לא רגילות בהם נתקלנו. סיטואציות אלו מעוררות אצל המאזין תחושות רגשיות. העוררות הרגשית הופכת את הידע לקל יותר לאחזור בסיטואציות עתידיות.
סיפור סיפורים כאמצעי לשיתוף ידע מורכב-
בזירה הארגונית ידע מוגדר לרוב כיכולת לפעול בצורה אפקטיבית, כך שרכישת ידע כשלעצמו איננה המטרה העיקרית של הארגון, רק רכישת ידע שלפיו ניתן להתנהל ערכי לארגון.
סיפור המכיל ידע ארגוני צריך שיהיה בו נרטיב מפורט של התנהלות קודמת , של אינטראקציות בין עובדים, ותיאור פעילויות פנים וחוץ ארגוניות אשר מתוקשרות בצורה בלתי רשמית בארגון.
סיפור המעביר ידע צריך לשרת את המטרות הבאות:
1- העברת חוויה בצורת נרטיב- סיפור המעביר ידע הינו פשוט וברור, מכיל מספר נקודות חשובות המוטמעות בתוך הסיפור הכללי, ניתן לשחזור, להעברה ולרוב כל אחד יכול למצוא בו נקודת משיק לתחום או עיסוק בחייו.
2- מספק חוויה חלופית- סיפור המעביר ידע מלמד עשייה בדרך עקיפה – הוא מכיל מידע לגבי התנהלות / דרך פעולה ומעניק למאזין חווית לימוד עקיפה.
3- מספק מידע לגבי עשייה-סיפור המעביר ידע עוסק בהתנהלות או בדרך פעולה שנמצאה ע"י המספר כאפקטיבית / תורמת במיוחד להליך עבודה והוא ניתן לרוב לפירוק ליחידות פעולה של התחלה ,אמצע וסוף.
כיצד אם כן ,ניתן לגייס צורת תקשורת זו למען שיתוף הידע בארגון ולמען הגדלת היעילות הארגונית?
קצירת סיפור- הפקת תובנות מתוך סיפור להתנהלות בפרויקט
אחד מהתהליכים החשובים בסיפור סיפורים הוא לדעת לעשות שימוש יעיל במידע שתווך ע"י ניתוח המידע, פירוקו ליחידות מידע והסקת מסקנות ליישום המידע בסיטואציות עתידיות.
ישנם 4 שלבים בתהליך קצירה של סיפור:
1- כתיבת הסיפור- ע"י הפיכת החוויה לסיפור, באמצעות כתיבתו, המספר נאלץ להכניס את החוויה לתוך הקשר, להבנות היגיון בה וליצור רצף מסודר של התנהלות שיקל על המאזין להבין את ההתרחשות המתוארת.
2- אינטראקציה- בניית סיפור ויצירתו צריכה להיות פרי של מאמץ קולקטיבי ושל שיתוף פעולה קבוצתי. למאזין בדרך זו יש את ההזדמנות לשאול שאלות להעמקת ההבנה , כאן גם ניתנת ההזדמנות לבנות משמעות והבנה משותפים.
3- הפנמת הסיפור אצל המאזין- יש לבקש מהמאזין לרשום את הדברים העיקריים שלמד או שהבין מהסיפור ולחדד נקודות שלא הובנו כהלכה.
4- תיעוד- בסיום ההליך יש לתעד את הנקודות החשובות שהופקו מהסיפור כגון: תוצאות חיוביות ושליליות, כיצד ליישם בפרויקטים עתידיים, הפקת לקחים שנעשתה. בתהליך התיעוד יש לשאוף ו"לשחרר" את הסיפור מהסיטואציה הספציפית שבו התרחש ולחפש אחר תובנות כלליות ותבניות פעולה מרכזיות.
כיצד לעודד סיפור סיפורים בארגון?
1- יצירת הזדמנויות לשיח לא פורמאלי- לסביבה שבה מסופר הסיפור חשיבות רבה,לרוב סיפור סיפורים יתרחש תוך כדי מפגשים לא רשמיים בין העובדים; בתור למכונת הקפה, בדרך לפגישה ואף במהלך הפגישה אך אז יש זמן קצר להחלפת המידע. יש לשאוף וליצור אצל העובדים פינות ומקומות בהם ירגישו נוח לספר סיפורים ולהחליף מידע.
2- יצירת מודעות- עובדים אינם מודעים לחשיבות שיש לסיפור סיפורים כדרך להחלפת מידע. יש להגביר את מודעות העובד לדרך זו של החלפת מידע ע"י תקשור באמצעי התקשורת הארגוניים וכן ע"י הקצבת זמן עבודה לעשייה
לסיכום-
סיפור סיפורים הוא אמצעי נוסף לתיווך מידע בקרב העובדים לצד חפיפה (mentoring), סימולציות, קריאה ולמידה. מחקרים מצאו כי סיפור סיפורים מעודד בניית אמון, משריש נורמות ארגוניות, מעביר ידע סמוי, ממריץ למידה מן האחר ויוצר היקשרות רגשית בין העובדים.
סיפור סיפורים הוא אמצעי לקרב בין אנשים, ליצור חברויות וקשרים המגבירים את תחושת האמון ההדדי וכפועל יוצא את המשך העשייה הקבוצתית ואת שיתוף הפעולה בין העובדים.
יש לשאוף וליצור הזדמנויות לשיתוף סיפורים בקרב העובדים , לא רק כאמצעי יצירתי והבעתי לשיתוף חוויות ומידע אלא ובעיקר כדרך ליצירת שותפויות עבודה ומחויבות הדדית וכאמצעי לבניית סביבת עבודה התומכת בשיתוף מידע .
כן חשוב לדעת לקצור את פירות הסיפור ולהפיק את המיטב מחוויות הלמידה של המספר בכדי לעשות שימוש חוזר בתובנות שנלמדו בתהליכי עבודה אחרים ובסיטואציות שונות.
מקורות מידע:
Application of storytelling in knowledge management , Eric.D.Brown, Amit Deoker, Presentation for INFS , 2009
Storytelling in organizations: the power and traps of using stories to share knowledge in organizations, Deborah Sole, Daniel. G. Wilson http://www.providersedge.com/docs/km_articles/Storytelling_in_Organizations.pdf