ניהול ידע הינו תחום חדש, הקיים בעולם פחות מ- 20 שנה.
היות וכך, הוא אינו נפוץ בכלל הארגונים. עם זאת, היות וידע הופך גורם משמעותי יותר ויותר, המסייע לארגונים להצליח, מבקשים רבים להצטרף ולהתחיל לנהל את הידע הקיים בארגונם.
האתגר אינו פשוט, היות וכמות הידע הארגונית אינסופית, ולא ברור איך להשתלט על כלל הידע הארגוני ולטפל בכולו.
מספר הנחות יסוד לפני שמתחילים:
- מסע: ניהול ידע הוא בבחינת מסע ארוך, אולי אפילו אינסופי, המורכב מקטעים-מקטעים. בכל שלב, מקדמים נושא מסוים ומסייעים להשגת יעד נוסף ושיפור רמת ההישגים הארגוניים/עסקיים הקשורים בו.
- אמצעי: ניהול ידע הינו אמצעי ולא מטרה. כמובע מכך- לא כל ידע כדאי לנהל. מומלץ להשקיע במקומות שישנה הצדקה בהיבט עלות/ תועלת (העלות הכרוכה בניהול הידע פחותה מהפוטנציאל הנובע משיתופו וניהולו).
- תעדוף: לא ניתן לנהל את כל הידע בבת אחת. יש לתעדף היכן כדאי להקדים ולהתחיל, כאשר יש מספר קריטריונים מרכזיים המשפיעים על החלטה זו, ביניהם: רמת הידע הקשורה בנושא; התועלת שתצמח מניהול הידע (אל מול המצב הקיים); עלות ניהול הידע; התאמת הטיפול בנושא כפעילות התחלתית; סיכויי ההצלחה של הנושא (סיכוי שאכן יצליחו להקים פתרון מתאים ולנהל את הידע); ורמת שיווקיות של הנושא- עד כמה, אם יצליחו לנהל את הידע בנושא האמור, ישפיע הנ"ל על הרחבת מהלך ניהול הידע בארגון כולו.
- מימדים: בכל פתרון ניהול ידע בו יוחל לפעול, יש להשקיע מאמצים בארבעה מימדים משלימים: ההיבט התרבותי-ארגוני; ההיבט התהליכי; ההיבט המחשובי; וההיבט התוכני.
- מגוון: עולם ניהול הידע עוסק במגוון סוגי פתרונות השמים דגש על היבטים של שימור ידע; שיתוף ידע; הנגשת ידע; ו/או פיתוח ידע. דוגמאות לפתרונות במגוון זה כוללים: הפקת לקחים (בעיקר פיתוח ידע); אתרי ידע מקצועיים (בעיקר שיתוף ידע); שימור ידע פורשים מומחים (בעיקר שימור ידע); מאגרי ידע במוקדי שירות לקוחות (בעיקר הנגשת ידע). הרשימה ארוכה, ועולם הפתרונות אכן רחב ומגוון. כאשר מתחילים בניהול ידע, יש לבחון את הצרכים ולהתאים להם פתרונות, ולא להיפך.
איך מתחילים?
ישנן מספר גישות להתחלה לפעילות. לכל גישה, יתרונותיה היא:
- התנעה Top Down:
פיתוח אסטרטגיה, מיפוי כלל הצרכים הארגוניים והקמת תשתית טכנולוגית.
הקמת פתרונות ייעודיים רק בהמשך.
Pיתרונות מרכזיים: סדור; מתודולוגי; קל להבנה
S חסרונות מרכזיים: לוקח זמן עד שרואים תפוקה; לעיתים ארגוניים מתייאשים ומוותרים; פחות ממוקד מתחום תוכן מסוים, ולכן פחות מחובר ליעדים העסקיים הקונקרטיים.
- התנעת Bottom-Up:
מיקוד ראשוני של הפעילות בשני נושאים ממוקדים, שם ידוע שיש בעיה עסקית/ארגונית.
הקמת פתרונות תשתיתיים כוללים, ובניית אסטרטגיה רק בהמשך.
Pיתרונות מרכזיים: זול; תפוקה מהירה יחסית; מסייע להוכחת נחיצות ניהול הידע בתוך הארגון (ובזכות זה גם לשיתוף פעולה)
S חסרונות מרכזיים: לא תמיד הפתרונות הראשונים יישענו על טכנולוגיה מיטבית; לא תמיד ישנה חשיבה כוללת נכונה דיה, כי ההסתכלות אינה כלל ארגונית אלא ממוקדת.
כמובן שניתן לשלב שבין השניים בצירופים שונים, כפי שמתאים לארגון:
בארגונים קטנים, ניתן לבצע מיפוי צרכים ופיתוח אסטרטגיה בלי לעכב מאד את המהלך כולו;
בארגונים אחרים, ניתן לבצע מיפוי על או מיפוי חלקי של קבוצה מייצגת, ו/או לפתח אסטרטגיה תחילה.
ישנם ארגונים בהם התשתית הטכנולוגית כבר קיימת, ואז נקודת הפתיחה טובה יותר ומשפיעה על ההחלטה.
ניתן להתחיל, ללא קשר לגודל הארגון במספר פיילוטים Bottom-Up ולאחר הבנת משמעות העניין, לפנות לגישת ה- Top-Down.
בכל מקרה, ללא תלות בגישה בה בוחרים, יש לוודא כי:
קיים בעל חסות- חבר הנהלה ארגוני, המוביל את הנושא. ללא בעל חסות שכזה, יתקשה הארגון לממש מהלך חשוב ומרכזי כניהול ידע באופן סדור ולטווח הרחוק.
ממונה מנהל ידע (במשרה חלקית או מלאה)- אדם שתפקידו לקדם את ניהול הידע בארגון הלכה למעשה, ועל כך הוא נמדד.
והכי חשוב- להתחיל. הקפיצה למים לא קלה, המסלול ארוך ואפילו מפותל, אך מי שלא יתחיל לעולם לא יגיע.
"הנכס המשמעותי ביותר של ארגונים במאה ה-21 יהיה עובדי הידע" ( פיטר דרוקר, 1999)
פשוט כדאי.