נפגשתי עם הלקוחה לראשונה לפני מספר חודשים. עוד טרם פגישתנו כבר שוחחנו בטלפון, דיברנו קצת על המטרות שברצונה לקדם בארגון, על המצב הקיים ועל הרקע הארגוני. אני מצידי סיפרתי לה קצת על ניסיוני הקודם, על האג'נדה שלי, ותיארתי בקווים כלליים כיצד הייעוץ שלי יכול לתרום לה לקדם את מטרותיה ומטרות ארגונה. בקיצור, מעט סמול-טוק, טיפה שיווק עצמי וקצת פרקטיקה.
פגישתנו הראשונה המשיכה את השיחה הטלפונית באופן טבעי, אך הפעם הדגש עבר להיות בעיקרו פרקטיקה – על הצרכים הארגוניים שלה ועל מתודולוגיית ניהול הידע של רום. מסיפורי הלקוחה התחלתי להכיר את ההיסטוריה הארגונית, את הנפשות הפועלות, וכמובן את הכאבים הקיימים כיום בארגון... בנקודה זו התחלנו בעצם את תהליך הייעוץ...
בפגישתנו החמישית משהו השתנה... בשלב זה כבר היינו מוכנים להציג להנהלת הארגון פתרון פשוט וממוקד לבעיה ספציפית בה טיפלנו, ולהתחיל לקדמו הלכה למעשה, כאשר הלקוחה הפתיעה ואמרה: "אולי אנחנו צריכים לקחת את הרעיון הספציפי ולפתח אותו לפתרון רחב יותר? לשימוש כלל הארגון?" . הייתה זו הרחבה מהותית של מסגרת הפרויקט עליו סיכמנו. וכמובן, שמחתי מאד על הרעיון. כעת, בהתבוננות רחבה יותר, כלל ארגונית, הצורך הבסיסי של הלקוחה השתנה. בהתבוננות זו עלו צרכים חדשים, מורכבים יותר, ואיתם עלה הרצון לקדם נושאים רבים יותר, כמו שנאמר "עם האוכל בא התיאבון"...
אבל הפגישות שלנו, של הלקוחה ושלי, במסגרת הזמן שהוקצבה לנו והמשאבים בהם נעזרנו... באלו לא היה שינוי. הבנו אם כן, שלא נוכל לממש את כל רצונותינו "כאן ועכשיו". היינו חייבים תכנית עבודה. ולטובת בניית תכנית עבודה לניהול ידע כלל ארגוני, הצעתי ללקוחה שלי לרכוש את תו התקן לניהול ידע - ת"י 25006 – של מכון התקנים הישראלי.
תגובתה של הלקוחה קצת הפתיעה אותי: "בסופו של דבר הוא עולה סכום קטן... באמת לא יקר לארגון. אבל הארגון לא מתכנן כרגע לעמוד במבחן ההתעדה של תקן ניהול הידע, אז בשביל מה בעצם לרכוש אותו?".
דברנו על זה. ומשיחה הזו עלתה תובנה, אותה אני רוצה לחלוק אתכם:
תקן ניהול הידע מתווה את הדרך, את המטרות ואת הפעולות הנדרשות לביצוע על ידי ארגון השואף להשגת התעדה (תו תקן) בתחום. התקן קובע את הסטנדרט הגבוה אליו ארגונים שואפים להגיע. עוד התקן מתאר את הדרישות ואת הכללים ליישום ניהול ידע בארגונים, ומפרט את מגוון ההגדרות, התהליכים, הכלים, הפתרונות והאמצעים למימוש, לתיעוד ולמדידה של ניהול הידע בארגון.
התקן משמש כמורה דרך הן למנהלי ידע והן לכל העוסקים והמתעניינים בתחום ניהול ידע. כך, הלכה למעשה, התקן יכול לשמש כל ארגון, גם ארגון שאינו מתכנן לגשת להתעדה היום או בעתיד הקרוב: על מנת להתוות את הדרך המיטבית לקדם את ניהול הידע בארגון, לסמן מטרות ויעדים ארגוניים, ולספק לארגון כלים ופתרונות להשגת מטרותיו ויעדיו.
לסיכום הסיפור, הלקוחה רכשה את תו התקן עבור הארגון, והוא סייע לה בבניית תוכנית עבודה ארוכת טווח לקידום נושא ניהול הידע בארגון.
ואני שואל אתכם: "מה קורה בארגון שלכם?"
קריאה נוספת:
על תו תקן מערכות ניהול ידע, ויקיפדיה, לחץ כאן
על סיפור ההתעדה האישי שלנו בחברת ROM , לחץ כאן
לרכישת התקן באתר מכון התקנים הישראלי, לחץ כאן