זה קורה כל יום ומתחת לאף שלנו, עד כדי כך שאנו אדישים ולא מתרגשים כשזה קורה.
אפילו אם עצרנו לרגע להזיל דמעה או להתרגש, מהר מאוד למדנו לשכוח ולהפנים...
"עזיבת עובדים": הם יכולים לעזוב כי מצאו עבודה טובה יותר, או שמא לא הסתדרו במקום הנוכחי, או שהגיעו לתקופה ה"מיוחלת" (או שלא :-)) - פרישה לגמלאות.
איך שלא נסתכל על הסיבה לעזיבת העובד, שאיננה חשובה, עלינו להתרכז בהשלכות של עזיבתו מבחינת הארגון ומה הוא לוקח איתו, שמוגדר כקריטי: ידע, מידע, ניסיון, קשרים וכדומה.
כמה פעמים יצא לכם לפנות לחברה / ארגון כל שהוא, שיש לכם קשרים עסקיים איתו וביקשתם לדבר עם "משה" (שם בדוי :-)), שטיפל בכם מספר פעמים ומכיר את ההיסטוריה שלכם ופתאום מודיעים לכם מהצד השני של הקו ובצורה חד משמעית, כי "משה לא גר כאן יותר!" ולאף אחד מהנוכחים (לצערם), אין שמץ של מושג במה מדובר ומה סוכם מולכם בעבר...!@$#, אכן עסק ביש.
לרוב, מקרים אלו נגמרים בניסיונות שחזור ונבירה בהיסטוריה עם הלקוח ו/או עם הסובבים (שכרוכה בהרבה עצבים..) עד ליישור קו בנושא.
אך מה קורה כאשר מדובר על ידע קריטי שחשוב ברגע זה ממש ואין מי שייתן מענה בנושא ?!
אדם חכם פעם אמר לי: "בגלל חוסר ידע, עוד ייפלו מטוסים מהשמיים!".
אז נכון... זהו מקרה מאוד קיצוני, אך המשפט הזה מהדהד בראשי כאשר אני מבצע פעילויות שימור ידע וגורם לי באופן אישי, לתת חשיבות גם לנושאים שעל פניו נראים טריוויאליים.
עכשיו, כאשר הבנו את החשיבות בשימור ידע בארגון, חובה עלינו גם לחשוב על פתרונות (ברמת הארגון) ולהיות ערוכים למצב זה.
לשימושכם, מספר טיפים/דגשים שיעזרו למזער נזקים ולבצע את הפעילויות בצורה יעילה:
1. ערכו ונהלו רשימה מדויקת של כל העובדים הוותיקים שעתידים לפרוש בשנים הקרובות.
בהתאם לתאריך הפרישה ולתחומי הידע (ראה בסעיף הבא), זהו והחליטו על ביצוע פעילויות
שימור ידע בקרב עובדים אלו. את הרשימה מומלץ לרענן מידי תקופה המוגדרת מראש.
2. אל תגידו "לא ידענו" - מפו את הידע ותחומי האחריות של כל עובד בארגון / תחום / מחלקה,
בטרם עת ושריינו לעצמכם את המיפוי:
• בשוטף - תוכלו לכוון פרויקטים ופעילויות שונות, בצורה מקצועית ואפקטיבית.
• בסיום עבודה/עזיבה - תוכלו להתמקד בידע, אותו חשוב לשמר מאותו עובד.
3. שימור ידע, אינו חייב להיות רק של מומחים שעבדו עשרות שנים בארגון ויש להם ניסיון רב !
גם עובד שעבד שנה - שנתיים בארגון וראה, שמע, הכיר והתנסה- יש בידיו לא מעט ידע קריטי
עבור הארגון, קחו זאת בחשבון.
4. שריינו מספיק זמן לכל פעילות, כיוון שהן יכולות להמשך גם מספר חודשים בשל אילוצים
כאלו ואחרים. פרויקטים שנדחים ל-"דקה 90", נערכים בלחץ ולרוב מפספסים הרבה מהנושאים
שהיינו רוצים לשמר בנוסף (מעבר לנושאים שהוגדרו כקריטיים ביותר).
5. דברים שטריוויאליים לאחד, הם זהב עבור אחר !
בעת החלטה על נושאים לתיעוד ושימור, אל תמהרו לסנן ולפסוח על נושאים שמומחה
מגדיר אותם כלא חשובים, או ש"כולם כבר מכירים אותם". אשרו את החשיבות מול
מקבלי/ לקוחות הידע בלבד.
6. הימנעו "מפילים לבנים"- שימור ידע מומחים פורשים אינו טרנד חולף, הוא פעילות קריטית
בעל השלכות לפעילות העסקית בארגון. אל תבצעו פרויקט שימור ידע כדי להתפאר בו, אלא
על מנת ללמוד ולהשתמש בו באופן שוטף ועל מנת שישרת את מטרות הארגון.
7. גייסו את ההנהלה - אומרים זאת על כל פרויקט שמבצעים בארגון.... כי זה נכון !
למרות שברוב המקרים מדובר כאן על פעילויות שמבצעים 2-3 אנשים
(מומחה, ממשיך דרך ומנחה הפעילות), הנהלה המעורבת, שמבינה את הקריטיות ורוצה להפיק
את המרב, מייצרת את השוני שבין פעילות שאפשר להגיד עליה "עשינו", לבין פעילות שתוליד
תפיסה תודעתית חדשה בארגון, בכל הקשור לניהול ידע ובפרט לשימור ידע: פעילויות נוספות,
עדכון ורענון הידע הקיים וכדומה.
נקודה אחרונה, שבעיניי היא לא פחות חשובה ומתייחסת להתנהלות בפועל של הפרויקטים (מבין שלל הנקודות החשובות), הינה:
רגישות - זכרו, אנחנו עוסקים כאן בבני אדם, לא במכונות !
לא כל אחד יודע ויכול לתרום מהידע שלו בצורה חופשית וקלילה ועוד כאשר נושא פרישה/עזיבה מהדהד
ויוצר חרדה מסוימת בקרבו:
• במידה והזמן מאפשר, רווחו את הפעילות, כך שלא תהיה לוחצת מידי (במיוחד עבור המומחה הפורש).
• השתמשו בטרמינולוגיה מתאימה:
o במקום לומר "לחלוב / לשאוב ידע" אמרו "להעביר ידע / לשמר ידע".
o אל תאמרו "הפורש" (יש כאלו שקשה להם עם הנושא), אמרו "המומחה".
• גלו אמפטיה והקשיבו לסיפורים ולהסברים של המומחה, גם אם לפעמים זה טיפה גולש
מהנושא עליו מדברים: זה עוזר למומחה להיפתח וישרת את המטרה בהמשך (במידה ואפשר
להפיק תובנות מהסיפור, בין השורות, ניתן לנצל את ההזדמנות).
• שמרו על קשר מתמיד. גם כאשר לא מתבצעת פעילות, אם אתם עוברים בסביבה, קפצו להגיד
שלום ולהתעניין בשלומו: ייצור אווירה חיובית וישרת את הפעילות בהמשך.
ולסיכום, טיפ אחרון: שימור ידע אמור לחשוף את מה שאיננו יודעים... כוונו לשם !
בהצלחה.