בהקמת קהילה יש מרכיבים רבים. אלו קשורים בבחירת נושא, זיהוי הקבוצה, בחירת המנהיג ופעילות ההכנה הענפה להתנעת הפעילות ומינופה. אחת משאלות הבסיס קשורה באבחון הקבוצה הנבחרת ואופי צרכיה:
ארגונים רבים בוחרים כקהילת ידע ראשונה בקבוצה שכבר יש קשר אורגני בין חבריה. האמנם זו בחירה נבונה? האם זו בחירה קלה?
המלצתנו, לבחור את הקהילה הראשונה לפי נושא הידע אותו מבקשים לנהל. לגבי הקבוצה, יש לבחון את סוגה ולהתאים לה פרופיל פתרונות מתאים:
בארגונים בהם מתבקשים לאפיין קהילת ידע ניתן להיתקל בשלוש קבוצות מרכזיות:
1. הקהילה הפרונטאלית: קבוצה של עובדים בעלי עניין משותף, להם פעילות משותפת כקהילה אנושית (מפגשים פרונטאליים). קבוצה זו נפגשת אחת לתקופה ומחליפה רעיונות בע"פ, חלופי רעיונות אלה יעילים ומעשירים, אך בד"כ אינם מתועדים. לעיתים גם אינם מוכוונים אלא מזדמנים (את מי נזמין הפעם להרצות?)
2. קבוצה בעלת רשימת תפוצה: קבוצה של עובדים בעלי עניין משותף אשר אינם נפגשים פרונטאלית. הקבוצה משתפת ידע באמצעות רשימת תפוצה מעודכנת ופעילה של אותם בעלי עניין, דרכה מועברים מאמרים, רעיונות או כל דבר שיכול להוות עניין לקבוצה.
3. קבוצה פוטנציאלית: בעלי עניין משותף ללא כל פעילות סדירה של שיתוף ידע באופן שיטתי ומנוהל.
לאחר זיהוי פרופיל הקבוצה, יש לשאול את השאלות הבאות:
1. מה קיים היום בקבוצה?
2. מה הרגלי העבודה שלהם?
3. מה חסר להם?
להלן מספר דוגמאות לכל אחת מן השאלות:
הקהילה הפרונטאלית:
מה קיים היום בקבוצה: במה דנים; מי מנהל את הפורום; כמה משתתפים בכל פגישה וכו'.
הרגלי העבודה: מהי תדירות המפגשים? איך מועבר המידע? האם הידע מתועד בדרך כלשהי? שימת דגש על קבוצות דיון.
מה חסר: הכוונה למטרה או נושאים חשובים; תיעוד מידע; השלמת כלים וירטואליים; שיפור כמות המפגשים או כמות המשתתפים במפגש; עדכונים שבועיים.
ברשימת התפוצה:
מה קיים היום: כמה רשומים ברשימת התפוצה? האם הרשימה מתעדכנת? באילו תכנים מדובר בד"כ (מאמרים, סיכומי דיון..)? האם האנשים מעיינים בחומרים תדיר, או זורקים את המידע ללא פתיחתו? האם התכנים משמשים אותם במהלך עבודתם השוטפת?
הרגלי עבודה: באיזו תדירות נשלחים עדכונים? מי בד"כ יוזם את המכתבים? האם התכנים קבועים או משתנים- בקבוצה כזו נבדוק את האופציה של מנוע חיפוש לשם איתור המידע.
מה חסר: שמירת מידע ואיתורו; עקביות בתכנים ובעדכונים; ארגון אפקטיבי של התכנים; שיקול האם לבנות קהילה אנושית משלימה.
בקבוצה הפוטנציאלית:
שלשת השאלות למעשה כמעט ואינן רלוונטיות שכן הקבוצה אינה קיימת, אין הרגלי עבודה ברמת השיתוף וחוסרים יש הרבה.יש לבדוק האם קיימים מספיק משתתפים להקמת קבוצה, נכונות לשיתוף ידע והוספת השיתוף כחלק מהרגלי העבודה, ובעיקר איזה סגנון של שיתוף מתאים לאותה קבוצה.
חשוב לשים לב לדברים הבאים:
= חובה לבסס תוכן משמעותי לפני העלייה לאוויר כך שמרגע הראשון בו נכנס המשתמש למערכת יורגש הערך המוסף.
= הכלי הטכנולוגי המותאם לאותה קהילה חייב להיות נגיש, נוח וקל יותר לשימוש מכפי מבעבר, משמע: השימוש בכלי יהיה עדיף על השימוש בטלפון או משלוח דוא"ל.
= קהילה ללא תוכן ראוי וכלי טכנולוגי מתאים תהפוך לעוד פלטפורמה ללא שימוש.
הקמת קהילה אינו נושא פשוט. פרשנו כאן מעט מן היריעה, "טיפה בים".
בהצלחה!