"בינה עסקית משולבת" הינה שילוב דוחות ויכולות אנליטיות בתוך מערכות תפעוליות קיימות אשר משמשות את העובדים במהלך עבודתם השוטפת.
כלומר, BI מסוג זה משתלב בתוך העולם האופרטיבי ומסייע בקבלת החלטות טובה יותר בזמן אמת.
Embedded BI צריך להיות:
1. רלוונטי - כך שיציג לא רק מידע היסטורי גנרי (לדוגמא, נתונים כלליים מ 12 החודשים
האחרונים), אלא נתונים המאפשרים ניתוחים ומימדים מעמיקים יותר המלמדים על השפעת
גורמים מסוימים על התוצאות.
2. להתקבל בזמן הנכון - שכן, ככל שהמידע יתקבל בשלב מאוחר יותר של ביצוע המשימה כך
עשויה להתקבל תוצאה פחות טובה בביצוע המשימה.
3. מכוון פעולה - תכוון לדרך הפעילות הנחוצה וכן לעיתים, תציג בפני המשתמש דרכים חלופיות
לפעולה.
היתרון המרכזי בשילוב יכולות BI במערכות קיימות, נעוץ בעובדה ששילוב זה מאפשר למשתמש לגשת לדוחות ולניתוחים מתוך המערכת התפעולית השוטפת ואינו מצריך מעבר למערכת אחרת לצורך ביצוע הניתוחים העסקיים. ובכך למעשה, מפחית את מספר הפעולות הנדרשות לקבלת המידע ומעלה את הסיכוי לשימוש בדוחות הBI.
מצב זה גם מגביר את תחושת הביטחון של המשתמש ומסייע בעידוד קבלת החלטות המבוסס על ניתוח הנתונים.
ספקיות כלי ה BI המשולבים בתוך מערכות העבודה השוטפות, בדרך כלל יוצרות ממשקים ידידותיים ואינטואיטיביים לעבודה. גם נקודה זו חשובה מאוד שכן, כלי ה BI המסורתיים נחשבים לכלים מאוד מורכבים לתפעול ומעוררים אצל המשתמשים רטייה משימוש.
יתרונות נוספים לשימוש ב Embedded BI לפי דוח Aberdeen (בו נשאלו 420 ארגונים על ניסיונם בתחום ה BI אשר מתוכם, 174 ארגונים יישומו Embedded BI) :
1. קל יותר להטמיע את הכלי בתוך המערכת בארגון
2. גמישות - ניתן לייצר יכולות אנליטיות מותאמות
3. קל יותר להטמיע אצל המשתמשים
4. מוסיפים ערך מוסף לתוכנות קיימות
5. מגשר בין ה"מידע" ל"פעולה"- כלי זה מסייע למשתמשים להבין את ההקשר בין הנתונים
העסקיים והתהליכים התפעוליים ומאפשר להם להגיב מהר יותר לאיומים המתהווים או
הזדמנויות עסקיות.
לפי הדו"ח, המערכות בהם משלבים את ה BI הם:
• מערכות CRM – 65%
• מערכות ERP- 56%
• מערכות כספים וחשבונאות- 49%
• מערכות ניהול אספקה – 26%
• מערכות תפעוליות – 24%
ישנן 3 גישות לגבי יישום Embedded BI בארגון:
1. רכישה מספק חיצוני - רכישת מערכת תפעולית הכוללת בתוכה יכולות BI.
במקרה זה, ספק המערכת רוכש כלי מספק כלי BI.
גישה זו מצריכה את הספק המפתח את המערכת לבחור בספק תשתית BI מתאים אשר יספק תשתית BI שתהיה קלה לשילוב ולהתאמה במערכת, תספק ממשק ידידותי למשתמש ותכלול בתוכה את הרמה הנדרשת של היכולות הפונקציונאליות מהכלי כאשר במידת הצורך יהיה ניתן להרחיבם.
2. פיתוח פנים ארגוני - מפתחים "בבית" פונקציונאליות BI למערכת תפעולית קיימת. גישה זו נראית כחסכונית יותר לזמן הקצר אך היא מצריכה מומחיות רבה של מחלקת ה IT בתחום וכן התחייבות ארוכת טווח לתחזוקה ושיפור מתמיד של יכולות ה BI.
3. גישה "גם וגם" - רכישת כלי /תשתית ייעודית מספק חיצוני המאפשר את שילובו בתוך מערכת תפעולית כאשר התאמה והטמעה בפועל מבוצעת על ידי הIT בארגון.
גישה זו, מאפשרת לארגונים להסתמך על ספקי כלי ה BI לתחזוקה, תמיכה שוטפת ושיפור יכולות הBI, אך עדיין מצריכה תחזוקה של האינטגרציה . היות וגם המערכת התפעולית וגם יכולות הBI מתפתחות עם הזמן.
לפי דו"ח Aberdeen, 43% מתוך 174 הארגונים שיישמו את ה" Embedded BI" נקטו בגישת ה "גם וגם" ואחוזים דומים פנו לרכישת כלי מספק חיצוני.