רבים שמעו על הוויקי המפורסם "וויקיפדיה" המאפשר לכל אדם ללמוד כמעט על כל נושא העולה על דעתו מחד וללמד את האחר ע"י תרומת ידע אישי מאידך. כך כל אחד מאיתנו יכול, בתיאוריה, להפוך למיישם של הרעיון הנפלא הזה של שיתוף מידע ולהפוך לתורם ונתרם מתהליך העצמת הפרט והקבוצה ככלל.
אך לוויקי שימושים רבים נוספים , הרבה מעבר להיותו פלטפורמה לבניית מילון נתונים
(מפואר ועשיר ככל שיהיה) הוויקי יכול לשמש לשיתוף מידע וידע בתוך גבולות הארגון.
בוא נתחיל בהיכרות עם מה הוא "וויקי" ומהן יכולותיו הבסיסיות...
מהן יכולות הוויקי?
1- עריכה באמצעות דפדפן- וויקי מאפשר לכל אדם לערוך טקסט ללא צורך בידע קודם
או בביצוע התקנות מקדימות. העריכה בוויקי פשוטה,קלה ונגישה לכל אדם ומכל מקום.
2- סינטקס מופשט- קל ופשוט (למשל ביחס לHTML). קלות השימוש בפקודות ה"וויקי"
מאפשר יצירת קישורים ופקודות עיצוב בקלות יחסית.
3- אפשרות לאחזור- כל שינוי או עריכה בטקסט נזכרת במערכת הוויקי ,כך שניתן לשחזר
אחורה לגרסאות קודמות. שימושי למשל ,במקרה שבו נמחק תוכן חשוב. וויקי גם תומך
באפשרות להשוות בין הגרסאות.
4- גישה חופשית ובלתי מוגבלת- כל אחד יכול לבצע תיקון, שינוי ועריכה. עם זאת , בעת
הצורך יש גם אפשרות להגבלת גישה.
5- עבודה קבוצתית- הוויקי תומך בעריכה משותפת ובהבניה משותפת של תוכן.בנוסף "וויקי"
רבים מאפשרים הקמת קהילות ,חדרי דיון, סיכומי שינויים, ורשימה של תוספות אחרונות.
6- קישוריות- דפים ב"וויקי" תמיד יהיו מקושרים שתי וערב עם דפים אחרים, יצירת היפר
קישור הוא קל ונוח למשתמש ה"וויקי", הקישורים מאפשרים ניווט סמנטי ב"וויקי".
לפיכך רבים מן הקישורים הם דו-כיוניים.
7- פונקצית חיפוש- כלי נוסף לניווט.
8- העלאת תכנים- ו"ויקי" תומך בהעלאת תכנים כגון תמונות, קבצים וכו'.
מהן היתרונות האפשריים ביישום וויקי בארגון?
1- צמצום זמן בלימוד עובדים חדשים- ה"וויקי" יכול לשמש כפלטפורמה לימודית לעובד
חדש בארגון. ה"וויקי" אינו דורש ידע מוקדם בכדי לתפעל ולנווט בו. קלות השימוש
מאפשרת לכל עובד לערוך היכרות עם המידע של הארגון בקצב שלו .בנוסף באם יעלה
צורך ברענון מה שנלמד- העובד יוכל לחזור ולהתעדכן.
2- יצירת תרבות של שיתוף ואמון –ה"וויקי" מאפשר הגדלת מעורבותו האישית של העובד
בנעשה בארגון ובמיוחד מאפשר לכל עובד להשמיע דעה ולתרום את תרומתו האישית.
"וויקי" "שובר" את השרשרת הארגונית המסורתית של היררכית "מטה-מעלה",ומקנה לכולם
את האפשרות לתרום ממקום של שוויון (בהתאם לרלוונטיות התפקיד ולידע המקצועי) בקבוצה.
3- כולם כבר מכירים - הפיכתה של וויקיפדיה לכלי מרכזי ומוכר לרבים יכול לתרום לתחושת
ההיכרות והנינוחות של שימוש ב"וויקי" במסגרת הארגונית. טכנולוגיית ה"וויקי" מוכרת ברובה
לעובד הממוצע והצורך בלמידה ,בהשוואה לפלטפורמות תומכות שיתוף אחרות, מופחת
משמעותית.
4- מאגר מידע מרכזי של מומחים- מונח פופולארי בזמנים אלו הוא המונח "חוכמת ההמונים"
האומר כי חכמתו של ההמון גדולה, בתנאים מסוימים, מחכמתו של המומחה היחיד...
ה"וויקי" מאפשר לכל מומחה ידע בארגון להוסיף למאגר המידע הנבנה. בצורה זו הידע
הנוצר יהיה תמיד העדכני והמלא ביותר.
5- "לנסות על יבש"- בארגונים המעוניינים להתחיל בפרויקט ניהול ידע בשימוש בתוכנות ניהול
ידע עתירות תקציב, האפשרות לבחון את מידת שיתוף הפעולה של עובדי הארגון ואת מידת
הנכונות שלהם ביישום פרויקט כזה, יכולה להיבדק ראשית בוויקי הזול יחסית להטמעה. לאחר
הפקת לקחים מהשתתפות פעילה ב"שטח" קל יותר יהיה ליישם את הנלמד במערכות ארגוניות
מתוחכמות יותר.
6- פיתרון לבעיית עומס במידע בדואר- האימייל של העובד הממוצע הפך לזירה החדשה של
מלחמה בעומס המידע.ההצפה הבלתי פוסקת של מיילים והצורך לבצע תיוג, ארגון וחלוקה
למשימות לעיתים גוזלת זמן רב מהעובד. בנוסף המעקב אחר המסמך או הגרסה האחרונה
והעדכנית ביותר הופכת לעיתים למאתגרת. "וויקי" פותר עניין זה- היכולת לפרסם טיוטה
בצורה ציבורית פתוחה לכל מבטיחה שתמיד יעבדו על הגרסה המעודכנת ביותר ולאחר סיום
העבודה השיתופית ניתן "לפרסם" את הגרסה הסופית.
(נחסמת האפשרות לבצע שינויים נוספים).
כיצד ניתן ליישם וויקי בפרויקט ניהול ידע ארגוני?
1. לשאול את השאלות הנכונות- השלב הראשון ביישום "וויקי" הוא זיהוי נכון של הידע החסר
בארגון ;למשל ידע שמיוצר שוב ושוב במחלקות השונות בשל חוסר מודעות לכך שכבר נוצר
בעבר, בעיה הגוזלת זמן רב ובזבוז של זמן ומאמץ או מקרה שבו לא קיים הליך איסוף ותיעוד
מידע מסודר של מידע בארגון וכל מחלקה מקימה מאגר נתונים משלה.
2. בחירת הוויקי המתאים התאמת הצורך הארגוני לסוג הוויקי. כיום יש סוגי וויקי רבים
(וויקי סמנטי בו מידע מתויג ע"י שימוש במונחים פורמאליים הניתנים לאחזור וחיפוש,
וויקי ארגוני, ויקי המשלב מאגר נתונים, וויקי המשותף ע"ג פלטפורמות ארגוניות ועוד).
בבחירת וויקי יש להביא בחשבון פרמטרים כגון: מי יהיו המשתמשים, מהי רמת האבטחה
הנדרשת, היקף השימוש העתידי שיעשה בוויקי , היקף השימוש במידע שיבנה בוויקי –
למשל, האם מדובר במילון מונחים, בפרויקט הבו המידע נבנה הדרגתית תוך כדי העבודה
ועוד.
3. סביבת היישום הראשונית של הוויקי- האם יש ליישם ה"וויקי" בצורה הדרגתית ולהתחיל
מפיילוט במחלקה ואז להפיץ לכלל הארגון הוא לקבוע מראש ש"הוויקי" ייושם לאורך כלל
מחלקות הארגון.
הצעה ליישום וויקי- מאגר מסמכים משותפים המחליף/תומך בשרת הארגוני
כיום ארגונים רבים עושים שימוש בשרת הארגוני כמקום לאחסון מסמכים כגון נהלים, טפסים ועוד.
שימוש בשרת ארגוני מביא עימו לבעיות רבות:
1- לא ניתן לדעת מי יצר את הקובץ
2- מלבד תאריך אחרון לשינוי (modified) אין דרך לעקוב אחר התפתחות השינויים שחלו במסמך
3- אין אפשרות לראות גרסאות קודמות של המסך
4- הקבצים מאורגנים לרוב ע"פ שמם ולעיתים זוהי אינדיקציה מועטה מדי בכדי ללמוד מה מכיל
המסמך.
5- ניתן בקלות למחוק מסמך ואף גורם לא ידע כי המסמך נמחק
6- במידה ויש צורך במתן הערות או רצון לעבוד בקבוצה על המסמך- לעיתים יש צורך להוריד את
המסך למחשב האישי, להטמיע שינויים, לשמור, לשלוח למתקפים ואף להדפיס בכדי לעבוד על
השינויים יחדיו.
בצורה זו אין מעקב אחר גרסאות והתפתחות של מסמכים ונוצר מאגר מסמכים מסועף וקשה לניווט.
בוויקי-
1. אין צורך לשמור עשר גרסאות של אותו המסמך בכל פעם שהוא מתעדכן ויצירת רשימה
ארוכה של אותו המסמך בשם שונה.
2. כל שינוי מתועד ומכיל פרטים על המבצע, מהות השינוי ותאריך וכן מתקבלת התראה על
כל שינוי שנעשה.
3. החיפוש מתבצע לא רק על פי שם הממסך אלא על כל הטקסט.
4. ישנה אפשרות להוספת הערות – המאפשר קיום דיון על השינויים—אין עוד צורך במיילים
הלוך ושוב בין העובדים.
5. בכדי למחוק קבצים יש צורך באישור.
לצד היתרונות בשימוש בוויקי יש בו מספר חסרונות שיש להביא בחשבון-
1- אבטחת מידע- אפשרויות אבטחת המידע בוויקי מצומצמות יחסית לאפשרויות אבטחת
מידע בתוכנות אחרות. עם זאת מדיניות פרסום וכתיבה ברורות, פרסום נהלי אבטחת מידע
וקיום רגולציה שוטפת על הנכתב יכול לעזור באכיפת עניין זה.
2- היכרות שונה עם ה"וויקי"- ייתכן כי לא כל עובדי החברה מכירים את אופן התפעול והעבודה
המאפיין את ה"וויקי", או מכירים במידה שונה, לפיכך ייתכן ויצטרכו לתהליך למידה.
חשוב לאבחן את רמות הידע של העובד ולנהל פתרון לימודי מתאים בכדי לוודא הצלחה
של יישום ה"וויקי" בארגון.
3- נזילות השימוש בתיוג- הבעיה כאן היא כל אדם מתייג אחרת ומשתמש במילים אחרות בכדי
לתייג, הדבר יכול להקשות על מציאת מידע ב"וויקי". ניתן להתגבר על סוגיה זו ע"י הצעת מילון
מונחים מוגדר של תיוגים.
4- יכולת עריכה מוגבלת.
5- העדר אפשרות לביצוע חיפוש במסמכים נלווים המקושרים לוויקי.
לסיכום, לוויקי ככלי לשיתוף מידע בארגון יש יתרונות רבים, קלות הלימוד והתפעול הופכים אותו לכלי אינטואיטיבי למדי עבור העובד ,עם זאת, יש לקחת בחשבון את כלל הצרכים הארגוניים ואת חשיבות עניין אבטחה ונדידת המידע על פני הארגון. כן יש לזכור כי יש לבצע הכנה טרם יישום ה"וויקי" בארגון ולבחון את מידת הרצון לשיתוף במידע בכדי למצוא את המכשולים בדרך לשיתוף.
מקורות:
http://www.schaffert.eu/wp-content/uploads/schaffert06_ikewiki.pdf
http://lpis.csd.auth.gr/mtpx/km/material/JKM-13-4b.pdf