לפני כחודש פרסמתי כתבה שעסקה בהגדרת ניהול ידע באופן שונה משאר ההגדרות שמוציאים בדרך כלל במקורות השונים. בכתבה זו אמשיך את המסע שלי שנקרא "ניהול ידע בחיינו" ואדון במרכיביו הנוספים של התחום וכיצד הם באים לידי ביטוי בחיי היום יום שלנו, בלי שאנו מודעים לכך.
להזכירכם בכתבה הקודמת התמקדתי והדגמתי את מרכיב ההנגשה והתיעוד באמצעות הדוגמאות מחיי היום יום, הפעם אתייחס לשיתוף, פיתוח ידע חדש ושימור ידע של אתמול.
שיתוף ידע:
בימינו אנו עדים לשיתוף ויצירת ידע חדש בקצב מסחרר כמעט בכל מקום, לעיתים אנו מתקשים להפנים ולעקוב אחר התהליך, במיוחד כאשר מדובר ברשתות חברתיות. לדוגמה, לאחר פרסום תמונה/סטאטוס, נקבל אין ספור תגובות/תשובות, רעיונות וטיפים, וזאת בגלל הצורך ורצון לשתף.
בד"כ אנשים שהינם בעלי ידע או מידע נדרש, שמחים לתרום ולשתף ברשת במטרה לעזור, להתבלט או להרגיש כוח/השפעה.
בעקבות הדוגמה הנ"ל, מתבקשת ההשוואה בין רמת ההיענות לשתף ברשת לבין רמת ההיענות לשיתוף באמצעות כלים ייעודים לכך בארגון.
במרבית המקרים נזהה פערים בין שתי הזירות, בד"כ רמת ההיענות לשיתוף מצד עובדי הארגון נמוכה יותר מאשר הרצון לשתף ברשתות חברתיות, מניסיוני הסיבות העיקריות לכך הן חוסר זמן, עומס עבודה ותרבות ארגונית שאינה מעודדת זאת מספיק.
יצירת ידע חדש:
כפי שציינתי לעיל, ניתן לראות יצירת ידע חדש כמעט בכל מקום, אחת הדוגמאות הבולטות לכך הינה המפגשים והשיחות בינינו לבין חברינו. במהלך השיחות אנו משתפים ובכך נחשפים לידע חדש במגוון רחב של נושאים, מתווכחים ומפתחים תובנות חדשות ובכך יוצרים עבורנו ידע שלא היה ברשותנו קודם לכן.
אם נעשה אנאלוגיה בין הדוגמה הנ"ל לבין תחום ניהול הידע בארגון נוכל להצביע על תהליכים די דומים, כגון קבוצות מיקוד, צוותים גלובאליים וסיעור מוחות, שמטרתם העיקרית הינה פיתוח ידע חדש. ההבדל בין שני המצבים הוא שהפיתוח בארגון מתבצע באמצעות תהליך ומתודולוגיה מוסדרים ומכווני מטרה, לעומת זאת במקרה של מפגש חברים, התהליך מתרחש בלי שמודעים לכך וזה למעשה היופי של ניהול הידע בחיינו.
שימור ידע של אתמול:
לשימור ידע ישנן דוגמאות רבות בחיי היום-יום שלנו, להלן דוגמה אישית לשימור ידע של אתמול:
לכולנו יצא ולא פעם אחת לעבור תהליך בירוקראטי כזה או אחר באחד מהמוסדות בארץ, תהליך הכולל שלבים, טיפים, קיצורי דרך, אנשי קשר רלוונטיים וכ"ו.
במקרים כאלה אני נוהגת לשמר את התהליך ואת הניואנסים הרלוונטיים לו בכדי להקל על עצמי או חבריי במידה ונצטרך לעבור תהליך זה בעתיד.
ארגונים רבים זיהו את פוטנציאל שימור הידע כאשר נאלצו להתמודד עם פרישתו של אחד מעובדי המפתח בארגון, בכדי לא לאבד את הידע הגלוי והסמוי יחד איתו. מומלץ מאוד לא לחכות עד לפרישתו של העובד אלא לשמר בעודו עובד מן המניין על מנת לאפשר גישה בזמן אמת לידע שברשות העובד, ומאידך, חומר מוכן למחליפו של העובד בעתיד.
תהליך השימור, במידה ונעשה באופן קבוע ובצורה נכונה, עשוי לחסוך משאבים רבים ולהקל בצורה משמעותית על הנפשות הפועלות בארגון.
לסיכום אציין 4 מרכיבים של ניהול ידע שדנו בהם בשתי הכתבות: הנגשה, שיתוף ידע, פיתוח יד חדש ושימור ידע.
כפי שראיתם, ניתן למצוא המחשות ודוגמאות לארבעתם כמעט בכל פינה בחיי היום- יום שלנו, מה שמבדיל והופך את תחום ניהול הידע למקצוע, הינה המעטפת שעוטפת את ארבעת המרכיבים הנ"ל שהיא ההליך המתודולוגי הסדור ומוכוון מטרה.
קריאה נוספת:
1. ניהול ידע בחיינו- חלק 1
http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1932&P=59
2. שימור ידע פורשים- טיפול בהתנגדויות
http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1577&P=59