נתחיל בקצת רקע:
ב-30 לנובמבר 2011, פרסם לראשונה מכון התקנים הישראלי את תקן ניהול הידע (ת"י 25006).
התקן נכתב על ידי מכון התקנים הישראלי, בהפעלת ועדת מומחים רחבה שכונסה למטרה זו, ועל פי כללי יצירת התקנים של מכון התקנים הישראלי.
מטרות התקן הינן להגדיר דרישות למערכת ניהול ידע בארגון המעוניין למנף את יכולותיו העסקיות באמצעות מינוף ההון האינטלקטואלי שלו ולהגדיר את הדרישות ואת הפעולות הנדרשות עבור ארגון הפועל להסמכה ולהתעדה - לקבלת תו תקן בתחום ניהול הידע.
התקן קובע את הסטנדרט ואת הרף (הגבוה) אליו ארגונים שואפים להגיע, ומפרט את מגוון הכלים והפתרונות המסייעים להשגת הסטנדרט
התקן מתאר את הדרישות ואת הכללים ליישום ניהול ידע בארגונים, ומפרט את מגוון ההגדרות, התהליכים, הכלים, הפתרונות והאמצעים למימוש, לתיעוד ולמדידה של ניהול הידע בארגון.
כיאה לחברה שניהול ידע הוא הינו החלק המרכזי בדי.אנ.אי שלה, לא התלבטנו, והחלטנו שחובה עלינו לשמש דוגמה ללקוחותינו, ואפילו חשוב יותר, לבדוק ולהעריך את ניהול הידע שלנו בחברה.
כחברה שמטיפה לנושא כדרך חיים אנו מקיימים מגוון רחב של פעילויות לניהול ידע אך מעולם לא התבקשנו להציג אותן והן לא עמדו תחת ביקורת חיצונית.
התקבלה החלטה – אנו ניגשים לתהליך התעדה של תקן ניהול הידע!
הפעילות הראשונה שביצענו הייתה בדיקת הבשלות שלנו אל מול הדרישות בתקן.
בחנו את עצמינו אל מול כל אחד מההיבטים אותם דורש התקן:
• אחריות הנהלה – דרישות מהנהלת הארגון המעוניין ליישם מערכת ניהול ידע
• ניהול משאבים – משאבי אנוש ותשתית טכנולוגית נדרשים
• תרבות– הגדרה של תרבות ניהול ידע רצויה, אבחון תרבות קיימת וכתיבת תוכנית לקידום
תרבות ניהול הידע בארגון
• פתרונות לניהול ידע – פתרונות ניהול הידע הקיימים ואת שטחות הפתרונות
• מימוש ניהול הידע בארגון – קווים מנחים לייזום, למימוש ולהטמעה של פתרונות ניהול
הידע על פי הגישה התהליכית
• תיעוד – מטרות התיעוד ומפרט את התכנים אותם יש לתעד
• מדידה והערכה – מטרות המדידה וההערכה ותחומיה
• הפקת לקחים – הפקת לקחים מפעילות ניהול הידע בארגון
כצפוי מחברה שניהול ידע הוא עיסוקה, רמת הבשלות שלנו היתה מספקת ויצאנו לדרך.
בהתאם לדרישות התקן,ביצענו תהליך מוסדר, בעל שלבים מוגדרים ועוקבים לאורך זמן, לצורך מימוש פעילויות של ניהול ידע בארגון. התקן מעודד את אימוץ הגישה התהליכית כבסיס לפעילות איכותית ואפקטיבית של מערכת ניהול הידע בארגון לאורך זמן.
השלבים בגישה זאת הינם: קביעת מדיניות >> אבחון ואיתור פערים >> תכנון ומימוש >> מדידה והערכה >> הפקת לקחים. ולפי מודל זה פעלנו.
קביעת מדיניות: הגדרנו את החזון שלנו. הן מבחינת מטרות מערכת ניהול הידע והן מבחינת תרבות ניהול הידע. הוגדרה מדיניות ברורה לגבי כל אחד ממרכיבי ניהול הידע: אחסון, שימור, שיתוף, הנגשה ופיתוח הידע. דאגנו שכל אחד מהמרכיבים יהלום את ערכי החברה.
אבחון ואיתור פערים: ביצענו שני תהליכי אבחון ומיפוי צרכים. אבחון אחד על מצב תרבות ניהול הידע שלנו ביחס לחזון התרבותי שהגדרנו ואחד לגבי איכות ניהול הידע.
כשהתחלנו את מיפוי הצרכים לא ציפינו שנמצא כלום. דרך השנים הגדרנו צרכים והתאמנו מענים לכל צורך שעלה. ובכל זאת, התקן מחייב אותך לשיפור מתמיד. המיפוי תמיד מתייחס לא למה שכבר נעשה אלא למה שנכון וכדאי להוסיף על גבי הקיים. לכן הוא תמיד מוצא עוד כיווני פעולה.
ממצאי האבחונים הוצגו בסקר הנהלה ואשרו.
תכנון ומימוש: החלטנו על נושאים אותם אנו מעוניינים לקדם. התחלנו לגבש תוכנית עבודה מסודרת לקידום כל אחד מהנושאים תוך התייחסות ללוחות זמנים ותוצאות רצויות. בחרנו 3 נושאים מרכזיים שהוכרזו כפרויקטים לשנת 2013.
מדידה והערכה: הגדרנו מדדים, הן כמותיים והן איכותיים ויעדים לפרויקטים.
הפקת לקחים: החלטנו באילו שלבים אנו מעוניינים לעצור ולבצע למידה ע"י הפקת לקחים. הגדרנו נקודות ספציפיות בגל אחד מהפרויקטים והכנסנו את פעילות הפקת הלקחים לתכניות העבודה שלנו.
את כל הפעילות הנ"ל התחלנו ביוני האחרון. כשמול עיננו שני יעדים מרכזיים: הראשון, לעבור את המבדקים ולהיות בין הארגונים הראשונים שמוסמכים. היעד השני, והחשוב יותר, "להשתמש" בתקן ובדרישותיו כדי למנף את פעילויות ניהול הידע שלנו. והן אכן מונפו.
בתחילת דצמבר הגיע היום הגדול. סוקר מטעם מכון התקנים הגיע אלינו והתבקשנו להוכיח עמידה בכל סעיפי התקן. יום המבדק עבר כהצלחה ובסיומו קיבלנו את הבשורה שלה חיכינו – עברנו!
אמנם זה נשמע טריוויאלי לחלקכם, שחברה שעיסוקה הוא ניהול ידע תצליח להעמיד מערכת ניהול ידע איכותית, אבל זה לא היה פשוט. כל עובדי החברה היו מעורבים ונתנו כתף. כולם רצו להצליח במבדק הזה, להוכיח שלא רק שהסנדלר לא הולך יחף, אלא שיש לו את הנעליים המפוארות ביותר.
לסיכום, נשאר לנו רק להמליץ לכל הארגונים לצאת למסע הזה. מסע שבסיומו הארגון שלכם יקבל את תו התקן הישראלי לניהול ידע, אבל בנוסף, או אפילו בעיקר, מסע שבסיומו מערכת ניהול הידע שלכם תגיע למקומות חדשים.
בהצלחה!