לפני כעשור, עלו טענות שונות ומשונות לגבי ניהול ידע. היו שטענו כי מדובר בתחום אזוטרי ולא חשוב במיוחד, היו שהתייחסו אליו כאל "אופנה חולפת" שתתפוגג עם הזמן, והיו אף מרחיקי לכת שאמרו שניהול ידע הוא המצאה של חברות הייעוץ. השנים חלפו, וניהול הידע לא רק שלא נעלם ב"ברירה הטבעית" של האבולוציה הארגונית, אלא התפתח לכדי תחום עצמאי ומשגשג, שמגלגל מחזור של כ- 72 ביליון דולר בשנה - וזה רק בארה"ב. לו ניהול ידע אכן היה "פיל לבן", לא היינו עדים לנתונים כאלה. אנחנו חיים בעולם של מידע, והך טבעי שגם נשאף לארגן ולנהל אותו. אם ידע הוא כוח, אז כוחנו יתבטא ביכולת שלנו לנהל אותו.
מדוע אנו צריכים ניהול ידע? אחת הטענות היא שניהול ידע מייעל תהליכים בארגון. מחקר שנערך באוניברסיטת הרווארד בדק האם ניהול ידע אכן משפר ביצועים. המחקר ניתח פעילות בחברת תוכנה, ובדק פרמטרים כגון: תדירות שימוש בבסיס הנתונים הפנימי של החברה, גודל הקבוצה, מידת ניסיון, סוגי פרויקטים ומורכבות פרויקטים. אחת המסקנות שעלתה מן המחקר הייתה שניהול ידע יכול להיות יעיל, אך לאו דווקא מבטיח תוצאות טובות יותר. במחקר, מידת הפרודוקטיביות של העובדים עלתה אומנם, והתבטאה הן בחסכון זמן עבודה והן בחסכון כספי, אך יחד עם זאת, איכות העבודה (שנמדדה על ידי טיב הקוד שנכתב) נותרה בעינה.
מאידך, בצוותים שהיו רחוקים זה מזה מבחינה גיאוגרפית קרה בדיוק ההיפך: הם הפכו פחות יעילים, אך כתיבת הקוד שלהם השתפרה. החוקרים הסיקו שהירידה בביצועים נבעה מן ההכרח ללמוד את המערכת לבד (שפגע ביעילות), אך מרגע שלמדו, ניהול הידע היה "הדבק" שהחזיק את הצוות, והוביל לתוצאות איכותיות יותר מבחינת טיב הקוד שנכתב. נשאלת השאלה מה לגבי מצב בו ניהול ידע שיפר הן את היעילות, והן את טיב העבודה? החוקרים מצאו שכאשר הצוותים קיבלו משימות אשר השתנו באופן תדיר, ניהול הידע השפיע באופן משמעותי והפך את הצוות ליעיל יותר, שסיפק עבודה איכותית יותר. מכאן, שניהול ידע יכול לסייע או ביעילות, או בשיפור תוצאות, או בשניהם – תלוי מי המשתמש במערכות ניהול הידע ומהם הצרכים שלו.
אז מתי ניהול ידע עשוי להפוך ל"פיל לבן"? כאשר מערכת ניהול הידע הקיימת בארגון אינה עונה על צרכי המשתמש. כשם שלא נכון יהיה לומר על מכונית שהיא מסוכנת, מבלי לבחון את כישורי הנהג, כך לא ניתן לומר שניהול ידע יעיל או לא, מבלי לבחון את מי שהידע אמור לשרת אותו. מכאן, שעל מנת שניהול הידע יהיה אפקטיבי, עלינו להכיר את קהל היעד, ולהציב מטרות בהתאם לצרכיו.
בעת הצבת מטרות רצוי להגדיר בצורה ברורה וניתנת למדידה מהי תוצאה מוצלחת של ניהול ידע. האם היא מתבטאת בכמות של מידע מתועד? איכותו? בכמות משתמשים? במדידת ביצועים? כמו כן, מכיוון שניהול ידע הוא תהליך דינאמי, עלינו לעצור מידי פעם ולבחון האם שיטות ניהול הידע בהן אנו נוקטים אכן עדיין משרתות את המטרות שהצבנו. כשם שמטרת ניהול הידע בארגון עשויה להשתנות בין קהלי יעד שונים, כך היא עשויה להשתנות מתקופה לתקופה ולכן לא מספיק לדעת ששיטת ניהול הידע בארגון יעילה, רצוי לוודא מידי פעם שהיא גם רלוונטית.
ניהול הידע בארגונכם יהיה יעיל, אם אכן יהיה מי שינהל את הידע, ואם הידע ינוהל כראוי, בהתאם לצרכי המשתמשים והארגון. היו ערניים, ובדקו מידי פעם שהשיטות בהן ארגונכם נוקט אכן רלוונטיות ונותנת ערך מוסף. זכרו, ידע שאין משתמשים בו, הוא כאבן שאין לה הופכין - אם שיטות ניהול הידע בארגון לא יהיו רלוונטיות, לא יהיה שימוש יעיל במידע. לכן, אם אינכם רוצים שניהול הידע בארגונכם יהפוך ל"פיל לבן", דאגו לשמור על צבעוניות וגיוון בשיטות ניהול הידע.
מקורות
http://www.managers.org.uk/practical-support/management-community/blogs/knowledge-management-essential-or-white-elephant