רוב הארגונים סובלים היום מהיצף מידע. הדבר בא לידי ביטוי באופנים רבים, אולם אין ספק שבעיית המייל מורגשת יותר. כל מנהל וכל עובד ידע חשים אותם, איש איש על בשרו.
בין פגישה לפגישה, מציצים ומנסים להתגבר. מטפלים בשלושה מיילים, זורקים חמישה ומתעלמים מעוד שניים, אולם עד פסק הזמן הבא, הכמות רק גדלה. כך מתנהלים דרך היום, כאשר ביום ממוצע עובדים מקבלים בין חמישים למאה מיילים. גם אם בסוף היום, מנסים להתגבר, עדיין ביום המחרת כשמגיעים בבוקר, מעטים המגיעים לשולחן שכמעט נקי.
בין לבין, לא ברור עד כמה נכון ואפקטיבי אנחנו מטפלים בדואר הנכנס. עם כמות כזו, התחושה היא שצריך לנקות ולצמצם באופן תמידי, ופחות הרגשה של "הנה הגיע מידע חדש לשולחני, אולי חשוב שאהיה מודע לו, אולי חשוב שאלמד גם אני ממה שמשתפים אותי בו".
השורה התחתונה- המייל, שהחל כבשורה נפלאה, הפך, במידה מסוימת, למעיק ברמה היומיומית. אנחנו לא יכולים בלעדיו, אך לא באמת נהנים מספיק ונכון מהמידע הזורם דרכו.
אז איך משנים?
קודם כל אפשר לשנות. ניתן לשנות את ניהול המיילים ולחיות במצב בו המילים הופכים להיות פחות עול.
ניתן לעשות את השינוי ברמה האישית, אך השיפור האמיתי יתחולל ככל שהקבוצה בה חל השינוי גדולה יותר; אם השינוי יהיה צוותי- הרווח גדול משינוי של הפרט; אם השינוי יחידתי- הרווח גדול משינוי ברמת הצוות; ואם השינוי ארגוני- אז השיפור שניתן להשיג משמעותי ביותר.
השינוי עצמו מתחולל בשני מישורים:
המישור הראשון- תהליכי, תוכני, מחשובי. והמישור השני- שהינו משמעותי ביותר להצלחה, הינו השינוי התרבותי.
במישור הראשון, מבצעים הטיפול מתחלק לשלושה נושאים:
מיילים יוצאים: הקטנת כמות המיילים היוצאים; הקטנת היקף הנמענים בכל מייל.
מיילים נכנסים: הקטנת כמות המיילים הנכנסים (כן, אפשר חלקית לשלוט גם בזה); הקטנת כמות המיילים הנכנסים בהם יש לטפל; ושיפור התעדוף בטיפול במיילים אלו.
שמירת מיילים: הגדרת כללים לשמירת מיילים באופן המקטין את זמן השמירה מחד, וזמן חיפוש המידע בהמשך, מאידך.
כמו כל פתרון ניהול ידע, פתרון זה משולב היבטים תהליכיים, תוכניים ומחשוביים (ואגב, ההיבט המחשובי קיים בכל תוכנת מייל סטנדרטית- לא מתחייבת רכישת תוכנה חדשה).
המישור השני בו נדרש שינוי הינו מישור תרבותי. לכאורה, יכולה לעלות שאלה, מדוע מופרד מישור זה, ולמה מלכתחילה לא מדברים על פתרון שהינו תהליכי, תרבותי, תוכני ומחשובי, כמו בפתרונות ניהול ידע אחרים?
תיאורטית, השאלה מוצדקת. ניתן היה לאגוד את כלל ההיבטים בפתרון ולא להפריד את התרבות. אלא, שברמה המעשית, השינוי התרבותי הנדרש גדול. בניגוד לפתרונות ניהול ידע רבים, בהם ניתן לנהל את השינוי התפיסתי-תרבותי דרך שינוי התהליכים, התכנים והמחשוב, הרי שכאן נדרשת השקעה נפרדת, העומדת בפני עצמה, ודורשת זמן ומאמץ. אנשים צריכים להתרגל לשלוח פחות; אנשים צריכים להתרגל לצרוך פחות; אנשים צריכים להתרגל לשמור פחות ובפחות מקומות.
מניסיון, שינוי כזה אינו פשוט. תהליכי שינוי כאלו שבוצעו בארגונים, מזכירים, עד כמה שהדבר נשמע אולי אפילו מוגזם, תהליכי גמילה. התהליך הדרגתי; אנשים צריכים לדבר על זה; קל יותר לעבור את התהליך בקבוצה (גם ברמה התרבותית, לא רק ברמה המעשית), ועם זאת, על כל אחד להשתנות בפני עצמו. והקצב שבו כל אחד משתנה, מתי הוא באמת "קופץ למים", לא אחיד.
אך מה שהכי חשוב, שהניסיון מלמד שאפשר להצליח.
וכדאי להצליח כי זמן הוא משאב שתמיד בחסר, ומיילים באמת יכולים להיות דבר טוב, ולא עוד משהו שחונק אותנו ואוכל לנו את הזמן שאין לנו.
אפשר לקבל מיילים כשמגיעים בבוקר למשרד, ועדיין לחייך. מומלץ.