זרימת מידע בארגונים נחשבת בסיסית ושוטפת, והיא מתבצעת בערוצים שונים ורבים, בערוצים פורמאליים (לדוגמה: מנהלת מידע ופורטל ארגוני) ולא פורמאליים (לדוגמה: שיחות מסדרון). עם זאת, זרימת המידע בכלל ולמנהלת המידע בפרט נתקלת בקשיים.
במאמר זה נפרט את הקשיים העיקריים בזרימת מידע מסודרת למנהלת המידע וכיצד ניתן להתמודד עימם.
הקשיים העיקריים בזרימת המידע למנהלת המידע הינם:
· ארגוניים
לדוגמה: ארגון גדול מסועף במבנה ומפוזר גיאוגרפית עשוי לגרום ל:
o "יד ימין לא יודעת מה יד שמאל עושה" ולכפל תפקידים. צוות מנהלת המידע יכול לקבל את אותו מידע מכמה גורמים שונים והצוות צריך לתאם ולתווך בין אותם הגורמים.
o מזרימי מידע רבים מתפקידים שונים (מנהלי מוצר, מנהלי פרויקטים, מנהלי צוותים וכו'). הכמות והשונות בתפקידים משפיעה על אופי ומורכבות הזרמת המידע.
· טכניים
לדוגמה: המידע למנהלת המידע נשלח במייל והוא נבלע בשאר המיילים המתקבלים אצל צוות מנהלת המידע. גם אם קיים מייל ברמת צוות, מזרימי המידע עשויים לשלוח מיילים למייל האישי של אחד מאנשי הצוות מטעמי נוחות, הרגל וכו'.
· אנושיים
לדוגמה: בלחץ הזמן ו/ או חוסר מודעות לא תמיד יודעים למי בדיוק להעביר את המידע, מתי להעביר ואיך (האם קיים פורמט?).
בנוסף, עובדים מתחלפים ובביצוע חפיפה לתפקיד החדש, התפקיד של מזרים המידע לא מוזכר / לא מוסברת חשיבותו ומה מצפים ממנו, ואם כן מוזכר, כל אחד מממש אותו אחרת.
זכרו, ברוב המקרים תפקיד מזרים מידע הוא לא העיקרי, הוא מתווסף לתפקיד הרשמי.
ניתן להתמודד עם קשיים אלה באמצעות גיבוש תהליך עבודה אחד מול כל מזרימי המידע ולדאוג שלא יתמסמס ביום יום. שימוש בתהליך העבודה לא רק יעשה סדר בזרימת המידע, יתעד את המידע המתקבל, ייעל את העבודה ויקצר זמנים בעדכון המידע, אלא גם ימצב גבוה יותר את צוות מנהלת המידע בחברה.
להלן מספר טיפים להבניית תהליך עבודה בין מנהלת המידע לבין מזרימי המידע:
· מפו את כל מזרימי המידע הקיימים, נסו לזהות אם קיימות כפילויות, האם ניתן לצמצם אותם, ערכו רשימה עדכנית מסודרת הכוללת את שם המזרים ואת הנושאים להם אחראי. את הרשימה תשמרו במקום משותף ונגיש לכל צוות מנהלת המידע.
· בדקו לאילו תהליכים/ נהלים לא קיים גורם אחראי (אבא) ואתרו/ מנו אותו בהתאם.
· החליטו על פלטפורמה אחת להזרמת המידע (לדוגמה: מייל/ מערכת ייעודית), והתעקשו לקבל את המידע רק דרכה.
במקרים דחופים ובלחץ הזמן מומלץ לגלות גמישות, אך דאגו לאחר מכן לקבל את המידע כפי שהחלטתם.
· הגדירו זמן טיפול (SLA) לכל הבקשות המתקבלות. הגדירו זמן ריאלי, שמצד אחד יתמוך ביכולות צוות מנהלת המידע (כמות עורכי/ מומחי התוכן) ומצד שני ייתן מענה לנציגים בשטח.
· צרו טפסים ייעודיים לשימוש מזרימי המידע מול מנהלת המידע. הטפסים יכללו תבניות זהות, עד כמה שניתן, לתבניות במנהלת המידע.
לאחר יצירתם הפיצו אותם לכל מזרימי המידע ודרשו מהם לקבל את המידע רק בטפסים אלה.
היתרונות:
o מזרים המידע מתכוונן לכתיבת העיקר בצורה מסודרת, בהתאם לתבניות במנהלת המידע.
בשוטף, עם כל העומס בעבודה הנטייה היא להעביר את המידע הקיים כמו שהוא, לא מעובד ומסודר (לדוגמה: סיכומי פגישות ומייל עמוס בתכתובת).
o צוות מנהלת המידע יכול לעדכן מהר יותר את המידע.
· בצעו סיעור מוחות בצוות כיצד ניתן לרתום את מזרים המידע לעדכון מידע שוטף ו"איכותי" (העברת כל המידע ובצורה ברורה) וכיצד ניתן לחזק את הקשרים עימו.
לאחר גיבוש תהליך העבודה, הפיצו אותו לכל הגורמים הרלוונטיים, מנהלים ומזרימי המידע. הקפידו ביום יום לפעול לפיו ובצעו לו התאמות בהתאם לדינאמיות בארגון.
זכרו, צוות מנהלת המידע עובד מול גורמים שונים ורבים, ולכן יכול לשמש דוגמה טובה עבורם לזרימת מידע תקינה ומסודרת בארגון. אותם גורמים עד מהרה יושפעו ממנה, יחקו אותה ויפיצו אותה הלאה.