מי מאיתנו לא אוהב עוגות ועוגיות או בכלל דברי מאפה טריים שהניחוחות שלהם, מרגע שיצאו מהתנור, רק מצמצמים את משך הזמן עד הביס הראשון.... אז נכון שזה נחמד וכיף לפנטז, אך היום לא נדבר על אפייה בתבניות, אלא על ניהול ידע בעזרת תבניות תוכן.
מה זאת תבנית? למה צריך תבניות לניהול תוכן? כיצד זה תורם? האם זה באמת מקל על חיינו? אילו תבניות פופולאריות כיום בניהול ידע?
על כל השאלות אילו, אנסה לענות במאמר זה.
כאשר אנו ניגשים למקור מידע אינפורמטיבי מכל סוג שהוא, ברוב המקרים אנו מגיעים עם שאלה (או מספר שאלות) ומחפשים תשובה נקודתית. בחלק מהמקרים הנושא פשוט ולאחר סריקה קצרה של הטקסט (תוכן) אנו מצליחים לאתר את האזור שיענה על שאלותינו. אך קיימים מקרים בהם הטקסט עמוס, ארוך, מייגע ולא מסודר ועל מנת למצוא תשובה לשאלה פשוטה, אנו מוצאים את עצמנו קוראים אותו מתחילתו ועד סופו ואם המזל לא "מאיר פנים", אז התשובה גם נמצאת בשורות האחרונות (חוק מרפי).
שאלות לקוראים (אין צורך להחזיר תשובות ):
1. כאשר אתם פותחים עיתון (רגיל או סופ"ש), האם אתם יודעים בדיוק היכן בדיוק למצוא את מדור הספורט/ המתכון השבועי/ מדור הרכילות? כמה זמן זה לקח?
2. בקריאת כתבה באינטרנט- כמה שניות "בזבזתם" במציאת אזור הטוקבקים?
3. בבחינת מוצר חדש בסופר, אחרי שהבנתם כמה הוא עולה (וחשכו עיניכם) ואתם רוצים לבחון את המרכיבים שלו ולפחות להתנחם בעובדה שהוא "בריא" יותר, היכן אתם מחפשים את המידע?
האם מוכרים לכם המצבים הנ"ל (מקווה מאוד שכן)?
כאשר חקוקה אצלנו תבנית מסוימת של מידע, אנו ניגשים אליה בצורה ידידותית יותר והיא מאפשרת לנו למצוא את המידע הנדרש בצורה נוחה ומהירה יותר ואין ספק שהיא מקלה על חיינו.
אז נכון שלא מעט אנו טוענים כי להישאר באותה תבנית כל החיים, לא יקדם אותנו לשום מקום וצריך "לפרוץ גבולות" וכדומה, אך ישנם מקרים (לא מעטים) כי תבניות מקדמות אותנו ותורמות להתנהלות היומיומית שלנו.
בניהול ידע אינפורמטיבי, השימוש בתבניות תוכן מאפשר למשתמש זמינות, יכולת התמצאות ונגישות גבוהה, המקצרת את משך הזמן אותו הוא משקיע בחיפוש המידע ותורמת ליעילות ואפקטיביות גבוהה בפעולותיו.
אז איך בדיוק תבניות מייעלות את עבודתנו ?
דוגמאות:
- נציג שירות- אחת הדוגמאות הקלאסיות לעובד שנמצא תחת לחץ של זמן ומוצף בעשרות שאלות במהלך המשמרת ועל כולם הוא צריך לענות באופן מדויק ומקצועי. הנציג עובד מול מערכת ניהול ידע פנימית, בה הוא עורך חיפוש למציאת תשובות בהתאם לשאלות שנשאל ע"י הלקוח. תארו לעצמכם כי בכל שיחה היה עליו לשבת ולקרוא טקסט שלם וארוך עד למציאת התשובה?! (לא בטוח שהלקוח היה נשאר זמן רב כל כך על הקו).
אך במידה ונציג היה יודע כי הוא נכנס לפריט מידע, בו הוא כבר מכיר את התבנית, תוך מספר שניות של רפרוף הוא היה מוצא את האזור עם התשובה שחיפש (לדוגמא: מחירים, שעות פעילות וכדומה). אין צורך להסביר את ההשלכות של שירות מהיר ואיכותי ללקוח.
- עורכי תוכן- תבנית מייעלת את העבודה, אך לא רק של מחפש/ מקבל הידע, אלא גם של מזין הידע במערכת. כאשר עורכי תוכן מעוניינים לעלות פריט מידע חדש למערכת וכמובן שהם מנסים תמיד לחשוב על מקבל הידע ולהקל על החיפוש שלו, הכנסת המידע ע"פ תבנית ידועה וקבועה מראש, מאפשרת להם לבצע זאת במהירות (שיבוץ מידע באזורים קבועים וידועים מראש) והן להתאים את התוכן בצורה נוחה, לשימוש של מקבל הידע ולכוון אותו למידע הרלוונטי והנחוץ בהתאם.
אילו סוגי תבניות פופולאריות בעולם ניהול הידע ?
- טקסט- תבנית המכילה גלילה של טקסט ארוך, המחולק למקטעים/תתי כותרת שמרמזות על התוכן ששוכן תחתן (ניתן לדמות זאת לצורה של פסקאות), דבר המאפשר לעין לאתר כותרת המרמזת על נושא המכוון לתשובה שאנו מחפשים. בראש עמוד הטקסט, ניתן להוסיף קישורים פנימיים, לתתי הכותרות ולאפשר לקורא לבצע סינון ענייני, במקום רפרוף מעלה ומטה על כל המלל
- לשוניות- תבנית המציגה מספר לשוניות המסודרות מימין לשמאל (בהתאם לשפה), בעלות שם/כותרת המרמזת על התוכן שחבוי תחת כל לשונית, דבר המאפשר לקורא (בניגוד ל"תבנית טקסט") לבצע סריקה של העין מצד לצד ולא מלמעלה למטה, למציאת הנושא הרצוי. (תבנית זאת נקראת גם תבנית חוצצים או טאבים)
- פלוסים- תבנית בה מוצגים מספר פלוסים (סגורים), בהם רשום נושא המרמז על התוכן המוסתר בתוכם ומאפשר לקורא לבצע סינון מהיר בעין לנושא אותו הוא מחפש, לפתוח את הפלוס הרצוי ולסרוק את התוכן הפנימי והממוקד
- תסריטי שיחה- בתבנית זו מוצגות בפני הקורא מספר אפשרויות/מצבים שונים, שבעת בחירה באפשרות הרצויה, מתקבלת התשובה או המשכיות לשלב הבא, בהתאם לבחירה (צומת החלטה). פתרון זה הינו סוג של תבנית ייחודית, שנותנת מענה למצבים ספציפיים וממוקדים, אך מוגבלת בהיקף האפשרויות שתכיל בתוכה. תרשים זרימה
שימו לב! חשוב מאוד לבצע חשיבה נכונה ושקולה, בטרם קביעה ובחירה של איזו תבנית נשבץ בכל סיטואציה, על מנת להפוך את הטקסט ליעיל (על התאמת תבניות, נרחיב במאמר אחר...)
לסיכום, היצמדות לתבניות תוכן בניהול ידע מאפשרת לקורא/ מחפש הידע, יכולת התמצאות ומציאת אינפורמציה במהירות ובקלות, מה שמייעל את אופן העבודה שלו (הן בעבודה המקצועית והן בחיים הפרטיים). בנוסף, מזין התוכן, יכול להוסיף בקלות ובמהירות פרטי תוכן חדשים שיהיו אפקטיביים לקורא. תבניות אומנם אפשר לגוון ולשנות, אך במידה והן מעודכנות בצורה אחידה וגורפת (ולאחר שהתרגלנו אליהן מחדש) צורת העבודה שלנו תמשיך להיות אפקטיבית ומהירה יותר.
זכרו: בעולם ניהול הידע, כאשר אנו מוצפים בהרבה מאוד מידע מידי דקה/ שעה/ יום, מעט זה לפעמים הרבה. כלים לחסכון בזמן, למיקוד וסינון ענייני ומקצועי, חשובים ויקרים ביותר ואילו תבניות התוכן, נכללות בארסנל זה.