שלושת העידנים של ניהול ידע
למן הרגע שרעיון ניהול ידע הפך למושג מוכר ,הוא עבר שלושה עידנים שונים של התפתחות. כל עידן הביא עימו התפתחות בתפיסת הארגון כיצד ליישם וכיצד להשתמש בניהול ידע בתוך הארגון. בכתבה זו נסקור את שלושת העידנים של ניהול ידע וכן את התהליך שעבר ניהול הידע בהיבטיו השונים.
עידן ראשון: מינוף הידע לידע מפורש:
ניהול ידע בעידן זה התרכז בעיקר סביב תהליכים שנועדו לשמר את הידע הארגוני. בעידן זה עסקו בעיקר בתיעוד הידע על גבי מסמכים ובהקמתם של מאגרי מידע הנגישים לעובדים. המאמצים העיקריים שנעשו היו במציאת הידע הרווחי ביותר בתוך ומחוץ לארגון בכדי לשמרו לשימוש עתידי. הרעיון הרווח היה כי ניהול ידע עוסק ביצירת מאגרי מידע מרובי מסמכים.
בתחילת שנות ה-2000 החלו לצוץ המגבלות שבגישה הנ"ל:
- ארגונים מצאו קושי בעידוד אנשים לתעד את המידע שברשותם, ואף יותר מכך, לגרום לאחרים להשתמש במידע זה. משתמשים רבים סירבו להשתמש בידע שנוצר במאמץ כספי ואנושי רב.
- ארגונים החלו להבין שבפועל התיעוד התרכז ברובו בשימור ידע גלוי , כגון זה המצוי על גבי מסמכי הארגון ואילו הידע הסמוי, זה הנמצא ברבדים פחות מוחשיים כגון התחושה, ההרגשה והחוויה, לא זכה להעלאה לשטח ולתיעוד.
- עובדים לא יכלו לתעד את הידע הסמוי, לא רק בשל חוסר רצון אלא בשל חוסר מודעות לידע שבו הם מחזיקים.
עידן שני: מינוף הידע המעשי:
בתקופה זו, לאחר זיהוי נקודות התורפה של העידן הקודם, החלו להכיר בעובדות הבאות:
1. רוב הידע נמצא אצל העובדים, ואילו רק אחוז קטן ניתן למצוא במסמכים. כך שלמעשה, למרות שהכירו בכך שיש צורך בידע גלוי , מירב תשומת הלב עברה לתיעוד של הידע הסמוי המצוי בקרב העובדים.
2. רוב הידע בארגון הוא דינאמי ומשתנה במהירות, לפיכך מה שמתועד, במהרה הופך ללא מעודכן.
3. ידע הוא בעיקרו תוצר של תהליך חברתי, הוא נוצר בקרב קבוצת אנשים אשר עוסקים יחדיו בביצוע משימה או פרויקט משותפים.
ואכן בהתאם ,בתקופה זו, החלו לצוץ פעילויות התומכות בהיווצרות הידע בתהליך קבוצתי דינאמי, כגון קהילות מומחים, אשר אפשרו לעובד ליצור, לקבל וליישם ידע ב"זמן אמת" ואי לכך להשאיר את הידע שנוצר עדכני ורלוונטי. שיטת ה-Q&A שניתנת ליישום בכל סיטואציה של מפגש קבוצתי, הפכה לאחד מן הכלים השכיחים לקבלת תשובות מהירות מעובדים אחרים בהתאם לשאלות הדחופות ביותר .הפופולאריות של ההנחות הראשוניות של תקופה זו, הביאו לכך שעד שנת 2005 מרב החברות החלו ליישם תהליכי היווצרות ידע קבוצתיים כדוגמת קהילת המומחים. כמו כן החלו לעודד קיומן של קבוצות שתפקידן ללמוד את הטעויות שנעשו לאחר יישום הידע בשטח (After Action Reviews), היתה זו שיטת עבודה שנועדה לקדם למידה המשכית בקבוצה, בשאיפה לשכלל ולשפר את הידע באופן תמידי. לצד אלו, מפות המומחים עזרו לעובד לזהות היכן נמצא האדם בעל תחומי המומחיות להם נדרש בארגון, אפליקציה שתמכה בתחלופת מידע וידע בין יחידות הארגון השונות.
עם זאת , לאחר כל אלו, עדיין נתגלו מגבלות מסוימות:
1. נעשה די ברור כי ידע מועבר בעיקר בין עמיתים והיה מוגבל בעיקר לעובדים אחרים עימם בא העובד במגע תמידי.
2. ניהול ידע עסק בעיקר בידע הקיים ובניסיון לייצר מידע אשר מהווה את התוצר הטוב ביותר שהופק בקרב קהילות המומחים,
עם זאת השיטה לא עודדה היווצרות של ידע חדש או של רעיונות מקוריים.
עידן שלישי: מינוף הידע הקולקטיבי:
חברות אשר עוסקות בפיתוח ידע קולקטיבי מחפשות דרכים חדשות בהן יהיה מעורב כל הארגון , באופן קולקטיבי ,בשיתוף של ידע בנושאים אסטרטגיים. ארגונים אלו פועלים ליישם תהליכים משתפי ידע, אם בקבוצות קטנות ואם בגדולות , כגון קפה ידע, חקירות העוקבות אחר רכיבים שהביאו להצלחה, וכן כנסי חיפוש. זאת בכדי לנסות ולהביא יחדיו את כל רמות הארגון לשיתוף פעולה. אף פעולות, כגון: ישיבות הנהלה וצוות, או ישיבות פרויקטוריאליות הפכו להזדמנות לקיום דו-שיח על בעיות אסטרטגיות המקשות על תהליכי עבודה ארגוניים. הרעיון החדש המהדהד מתחת לכל אלו הוא כי לא ניתן להמשיך ולצפות שיהיו בידי המנהל כל התשובות , במקום זאת עוסק המנהל בעיקר בקיום פגישות וכנסים שמטרתם המשותפת היא מציאת תשובות מתוך עבודה קבוצתית. ישנם ארגונים המעדיפים שימוש באפליקציות החברתיות, כגון פייסבוק, טוויטר וכן אפליקציות ווב 2.0 : בלוגים וויקי, אשר מגדילים את השקיפות של תהליכים פנים ארגוניים ומעלים לפני השטח מגוון רחב יותר של דעות והשקפות.
לסיכום:
במהלך ההתפתחות של ניהול הידע ניתן לראות כיצד כל עידן הביא עימו צמיחה של יישום המושג בארגון מתוך הבנות קודמות של חסמים קיימים.
כל עידן הביא עימו הבנה גדולה יותר על:
- היכן ממוקם הידע בתוך הארגון.
- מדוע ידע הוא כה חשוב להצלחת הארגון.
ניתן לצפות, כי תפיסות אלו ימשיכו להשתכלל ולהתפתח בעידנים שעתידים לבוא.
מקור:
http://stephenslighthouse.com/2010/08/23/the-three-eras-of-knowledge-management-summary/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=the-three-eras-of-knowledge-management-summary