למילה ארגון משמעויות רבות. כאן מיוחסת המילה לסדר ועבודה מאורגנת.
לעבודה מאורגנת נכונה, בהפיכת רעיון למעשה, ארבעה מרכיבים:
1. מוכוונות לפעולה
2. יכולת תעדוף
3. ביצוע מתמיד
4. קשב ותשומת לב תמידית
פירוט:
1. מוכוונות לפעולה:
בכל מחשבה חייבת להיות מוכוונות לפעולה. המשמעות היא שאפילו כאשר נמצאים בסיעור מוחות ישנו יעד להגיע לפעולה; כל פגישה תסתיים בהחלטות לפעולה; וכדו'.
הסיבה לכך היא שעשייה מוכוונת פעולה מניעה אותנו (ואת הרעיונות) קדימה.
ראשית, לכל דבר שיש לקדם, מתייחסים כאל פרוייקט.
להלן מספר טיפים המסייעים לניהול פרוייקט מוכוון פעולה:
· מתן אחריות למישהו ברמה האישית לכל משימה.
· מיעוט השקעה בסיכומי פגישות; ממילא אף פעם כמעט לא קוראים את המידע אחר כך.
· השקעה גם בעיצוב. צבע וצורה ואסטטיות מסייעים לפרודוקטיביות.
· ארגון התכנים ותיוגם לפי פרוייקטים, ולא לפי המקום בו מבוצעים. התכנים מתחלקים לשלושה סוגי מרכיבים:
o משימות שיש לקדם.
o מידע מלווה, בין אם מסמכים למיניהם ובין אם הפניות לאתרים ומקורות נוספים. מידע זה, שלא משקיעים בכתיבתו, אלא בעיקר באיסופו, כדאי לנהל, ולו בלבד כדי לחסוך את האנרגיה הנדרשת מזכירת הדברים בראש.
o פריטים עתידיים- דברים שאין מה לעשות לגביהם עכשיו, אך אולי יהפכו למשימות בעתיד. יש לנהל גם פריטים אלו ולבחנם אחת לתקופה.
מובן שהמשימות לקידום הנן המרכיב החשוב ביותר להצלחת הפרוייקט.
· איסוף משימות בכל מקום ובכל שעה, לא רק בפגישות עבודה.
· ניהול המשימות (ושליחת מייל למישהו לבצע, ולקווות שיהיה טוב, לא נכלל כניהול).
ניהול נפרד של משימות ניהוליות; הקצאת זמן לניהול כלל המשימות.
עדיף לא לנהל את המשימות יחד עם מערכות התקשורת (מייל, טלפון) אלא בנפרד.
· טיפוח מודעות של מוכוונות פעולה בקרב כל הסובבים.
2. יכולת תעדוף:
מטרתו של התעדוף הבטחת השקעת האנרגיה/משאבים הן בפרוייקטים הדחופים, אך גם באלו החשובים לטווח הרחוק. טיפים לניהול התעדוף:
· ניהול שתי רשימות נפרדות לחשוב ולדחוף. מאפשר לחשוב להתקדם גם.
· ברשימה החשובה- לא יותר מחמישה פרוייקטים.
· לא להשקיע יותר מידי זמן בדאגה עצמה (הקשורה לדחוף). לא מקדם.
3. ביצוע מתמיד:
הדרך הקלה ביותר להימנע מקידום רעיון, הנה לבוא עם רעיון חדש. רעיונות יוצרים אדרנלין שחסר במהלך חיי הפרוייקט המתארך, אך הורגים את הפרוייקט הנוכחי בעודו באיבו.
טיפים לשלב הביצוע:
· לא לחכות לפעולה עד שנהיה משוכנעים לחלוטין. עדיף לפעול, גם אם יש אי ודאות תחומה.
· יש שלבים בהם רעיונות נוספים / בקשות לשינויים בתוך הפרוייקט מונעים את השקתו. זה השלב להרוג את הרעיונות, גם אם הנם טובים ולפעול לסיום המימוש.
· לוודא שכל פגישה מסתיימת בהחלטות לפעולה.
· לסיים פגישות ברגע שניתן להגיע להחלטות, ולא למלא את הזמן המלא כפי שנקבע בזימון.
· ניצול אילוצי זמן ותקציב ככלי מסייע להבאת פרוייקט לסיומו.
והכי פשוט, אך כנראה הכי קשה ליישום:
· התמדה. המשך מעקב, גם כשמעייף והסוף נראה רחוק מתמיד.
חגיגה של הצלחות, מקלה על ההתמדה, ולכן אסור לשכוח להשקיע זמן גם לזה.
4. קשב ותשומת לב תמידית:
הדרך ליצירת תשומת לב תמידית ומשאבי זמן חשיבתיים, הנה גם ביצירת ותחזוקת התשוקה.
מעבר ליתרון הישיר בהשקעת משאבים חיוביים, התשוקה לעבודה גם מקלה לסבול את הקשיים והתסכולים ובהחלט ישנם ותמיד יהיו כאלה.
מספר טיפים לשימור הקשב לפעילות:
· יצירת רוטינה ולוח זמנים קבועים של שעות פעילות; ניהול הזמן.
· תכנון סביבת העבודה- מקום קטן וסגור לביצוע משימות ממוקדות, מקום פתוח לסיעורי מוחות.
כפי שאמרנו בהקדמה. לכאורה, דברים שאנו מכירים, אך ללא ספק שונים מתכונות הנדרשות ליצירתיות, ולכן קל כל כך להתעלם מהן במסע בו מנסים להפוך רעיון למציאות.
חזרה