מערכות תומכות החלטה לא חייבות להיות נחלתם הבלעדית של ארגונים גדולים. ארגונים קטנים/ בינוניים יכולים לנצל את היתרונות הרבים בתחום זה ובכך להשיג יתרונות על מתחריהם בשוק. בחירה נבונה של מערכת BI לארגון קטן/ בינוני יכולה לתרום להבנה וניתוח נתונים מתוך שלל מערכותיו ולסייע בקבלת החלטות מושכלות. תחום ה-BI יכול לספק לארגון ראייה פנימית בשיפור תיפקדו וראייה חיצונית בבחינת השוק. אם כך נשאלת השאלה כיצד בוחרים מערכת תומכת החלטה מועילה ופרקטית בהסתמך על אילוצי משאבים המאפיינים ארגון קטן/ בינוני?
בחירת חליפה מתאימה
שוק מערכות תומכות ההחלטה כולל מספר רב של פתרונות טכנולוגיים, ספקים ויועצים.
ישנם תוכנות נפוצות המיועדות לארגונים גדולים ומספקות מגוון רחב של כלים ואופציות מתוחכמות אשר תעמיס על ארגון קטן/ בינוני עלויות ומשאבים גבוהים מידי. תהליך ההטמעה במערכות אלו ארוך מידי וסיבוכיות הנתונים גדולה מידי.
מסיבות אלא חייב הארגון לזכור את המטרה שלו שאינה ביצוע כמות ניתוח נתונים גדולה אלא הפקת מסקנות תומכות החלטה מועילות בהתחשב במשאביו.
השוק מציע מגוון רחב של פתרונות BI לארגונים קטנים/ בינוניים בעליות שונות. טוב נעשה אם נבחר בפתרון שיספק לנו את הצרכים המהותיים של הארגון ביחס של עלות תועלת. להתחיל בקטן ולהתפתח היא בדרך כלל אסטרטגיה הבריאה יותר. במאמץ קטן נוכל למצוא מערכת המבצעת אינטגרציית נתונים אפקטיבית מכלל ממסדי הנתונים של הארגון ללא טכנולוגיה יקרה ומסובכת. כמו כן הארגון צריך לדעת על אילו מסדי נתונים כדאי לבצע את הניתוח ואילו מסדי נתונים ניתן לוותר עקב איכות נתונים נמוכה או יחס עלות תועלת נמוך.
ארגון קטן/ בינוני צריך לבצע חשיבה מעמיקה לגבי הצרכים הטכנולוגיים האמיתיים שלו:
§ אילו כלי BI הארגון באמת צריך?
§ האם המערכת שנבחנת מציעה הרבה מעבר לנדרש?
§ מהי רמת הסיבוכיות במערכת?
§ מהם הנתונים האיכותיים ביותר שאותם נרצה לנתח?
עודף מידע לגבי נתונים
בארגונים גדולים, מערכות ה-BI מספקות מידע רב ומתוחכם לגבי מאפייני הנתונים במערכות כגון: תאריכים וזמני אירועים, סמלים, הערות ועוד. להפקת מידע זה מחיר יקר של עליות גבוהות של טכנולוגיה ועלויות גבוהות לתהליך ניתוח המידע. המחיר שארגון קטן/ בינוני יכול לשלם על עודף מידע זה כולל עלויות גבוהות ושימושיות נמוכה. החכמה היא לאפיין מערכת מאוזנת בין הצרכים המהותיים של הארגון ויכולתו להפיק מסקנות מועילות כך שלא יתבזבזו משאבים יקרים על עודף מידע.
ידידותיות המערכת
אנו מוציאים מקרים רבים בהם עלות הטכנולוגיה הופכת לשולית ביחס לעלות ולמשאבים שיאלץ הארגון להשקיע בליווי ותמיכה במערכת. אנו רוצים מערכת אינטואיטיבית שתספק עצמאות לארגון ולא תכריח אותו בתלות גבוהה בספק ותומכי המערכת. ברכישת המערכת יש לבחון את פשטות השימוש בה ולהתאימה לאוריינטציית המחשוב של המשתמשים. כדאי לבחון את מגוון הכלים וצורתם שלא יעיקו על משתמשים ולא יהיו קשים מידי לתפעול. נוכל לעשות זאת ע"י בחינת התנסות עובדים שונים בעבודה עם המערכות שנבחן וקבלת משוב אודות יכולתם להתמודד עימה. בכך נשפר את הסיכויים לקבל מערכת פרקטית וטובה במקום עוד "פיל לבן" בארגון. כלים רבים מידי של המערכת יובילו לבילבול וריחוף לעומת מספר כלים נמוך שיוביל לתסכול ותוצאות נמוכות.
ישנם בשוק חברות נישה המתמחות בפתרונות BI לארגונים קטנים או בינוניים הפשוטים להתקנה ומספקים כלים פשוטים ונוחים לתפעול. בחירה של חברה כזו יכולה להוות פתרון מהיר נוח ופרקטי לארגון.
מודלים לרכישה ותפעול מערכות BI
באופן טבעי, המערכות הארגוניות מתפתחות בקצב מהיר (במיוחד בשנים הראשונות) והופכות יותר ויותר מתוחכמות עם התפתחות הארגון. כדאי לקחת את הנושא הזה בחשבון ולבחור מודל תשלום המתאים למשאבי הארגון העכשוויים והעתידיים.
ישנם מודולים שונים לרכישת מערכות BI המשפיעים בצורה מהותית על השורה התחתונה. יש לשקול את מודל התשלום בתלות במשתנים כגון: שדרוגי תוכנה, תמיכה והתאמות קלות לצרכי הארגון, עלות הוספת משתמשים למערכת, כמות הפעולות על השרת וכל תוספת לתשלום המופיע בחוזה מול המספק ומנפחת את המחיר הכולל באופן מהותי.
במאמץ קטן ניתן למצוא חברת תוכנה המציע פתרונות BI לארגונים קטנים/ בינוניים בתשלום שנתי קבוע ונוח. פתרון זה תבטיח לארגון אי חריגה מהמסגרת התקציבית שהוגדרה מראש לתפעול המערכת.
בחירה נכונה של חברת התוכנה
בחירת מערכת BI וספק התוכנה הינם בחירות מהותיות להצלחת הפרויקט. מעבר לבחינת התאמת המערכת לצרכי הארגון מבחינה טכנולוגית, תקציבית, פשטות ההפעלה ופשטות תהליך ההטמעה בארגון, הארגון צריך לבדוק את התאמת הספק לצרכיו. השיקולים הפחות מומלצים לבחינת הספק הם שיקולי פופולאריות, נוכחות בשוק ורשימת הלקוחות שלו. השיקולים החשובים יותר לבחינה הינם אמינות הספק, מאפייני השירות, יכולותיו המקצועיות ואיתנותו. ייתכן וספק ה-BI הגדול יציע פתרון יקר שלא בהכרח יספק לארגון הקטן/ בינוני את התמורה המקסימאלית במחיר המשתלם. לעומתו, ספק אשר מכוון את עצמו לפתרונות BI עבור ארגונים קטנים/ בינוניים והם "הלחם והחמאה" שלו, יכול להתאים בצורה טובה הרבה יותר.
סיכום
ארגונים קטנים/ בינוניים יכולים ליהנות מיתרונות רבים המציע תחום הבינה העסקית. במאמץ לא רב, יכול הארגון לאמץ לעצמו מערכת BI התפורה למידותיו ובהתאם למשאביו. ארגון שיעשה כן יתרום רבות ליכולותיו להבין לעומק תהליכים כוללים בעזרת ניתוח נתונים אשר נמצאים בידיו ולקבל החלטות מושכלות הרבה יותר.